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Quelles sont les prestations en nature ?

Avant de parler des différentes prestations en nature, il faut répondre à une question fondamentale : qu'est-ce qu'un revenu en nature ?

Les prestations en nature sont des compensations non monétaires que les employeurs offrent à leurs employés en complément de leur salaire. Ceux-ci peuvent être très variés, parmi les plus courants on trouve une voiture de société, un logement, des chèques-repas ou un téléphone portable. Quels que soient les avantages, ils sont réglementés par la législation du travail, soumis aux cotisations de sécurité sociale et imposables.

Les prestations en nature sont une option intéressante pour les employés comme pour les entreprises. Pour les employés, elles représentent des avantages supplémentaires sans impliquer nécessairement des impôts plus élevés par rapport à une augmentation de salaire équivalente. Pour les entreprises, elles sont intéressantes car elles contribuent à attirer et à retenir les talents, à accroître la satisfaction au travail et à positionner l'organisation comme un employeur compétitif.

Cependant, bien qu'ils constituent une option intéressante pour les deux parties, étant donné que les avantages en nature sont strictement réglementés, il est important de suivre les directives de ces réglementations. Voici quelques-uns des points les plus pertinents de ces réglementations :

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Principaux prestations en nature au Luxembourg

Nous allons maintenant examiner les principales prestations en nature au Luxembourg et certains détails importants concernant chacune d'entre elles, mais avant cela, passons en revue les statistiques relatives aux principaux types d'avantages en nature au Luxembourg.

Les dernières données du STATEC à ce sujet proviennent d'un <a href="https://statistiques.public.lu/fr/publications/series/regards/2019/regards-06-19.html">rapport publié en 2019</a> et basé sur la situation du pays en 2018. Il révèle qu'au Luxembourg, 26 % des salariés bénéficient d'avantages en nature, bien que le poids de ce type de rémunération soit assez marginal, ne représentant que 1,4 % de la rémunération totale. Selon cette étude, les trois prestations les plus courantes étaient les chèques-repas ou les repas gratuits (18 %), la mise à disposition d'une voiture de fonction à usage privé (8 %) et le paiement des frais de transport ou de stationnement (5 %).

Par ailleurs, comme on pouvait s'y attendre, il existe des inégalités importantes entre les différents types de professions. En 2018, la proportion de cadres ayant reçu une partie de leur rémunération en nature était de 48 %, celle des employés dans les professions intellectuelles supérieures était de 40 %, celle des techniciens et employés dans les professions intermédiaires était de 33 %, celle du personnel administratif était de 26 % et, enfin, celle des ouvriers n'était que de 12 %.

Repas 🍽️

Une des prestations les plus courantes, comme le reflètent les données du STATEC, est la possibilité offerte par les entreprises aux salariés de manger au restaurant d'entreprise ou de disposer de chèques-repas utilisables dans des établissements de restauration hors de l'entreprise ou dans des magasins pour acheter de la nourriture. 

Ces chèques-restaurant offrent des avantages tant pour les entreprises que pour les employés. Les employés bénéficient d'une augmentation de leur pouvoir d'achat accompagnée d'avantages fiscaux, tandis que les entreprises ont la possibilité d'offrir cet avantage tout en bénéficiant d'exonérations sur la part patronale des cotisations sociales.

Le fonctionnement des chèques-restaurant repose sur un système de cofinancement : une partie de la valeur du chèque est toujours payée par l'employé et le reste est pris en charge par l'employeur, sachant que, selon la loi, la part à payer par l'employé pour chaque chèque est d'au moins 2,80 euros. Le montant total du chèque est déterminé par l'entreprise, mais seule la partie versée par l'entreprise est exonérée d'impôts et de cotisations sociales, jusqu'à un maximum de 15 euros par chèque. Au-delà de ce montant, la différence est considérée comme une prestation en nature imposable.

Si l'employeur accorde à l'employé un paquet de 18 chèques-repas par mois d'une valeur nominale de 18 euros par chèque, l'employé reçoit une valeur nominale de 324 euros. Toutefois, l'employé devra participer à hauteur de 2,8 euros par chèque, soit 50,4 euros, et devra payer des impôts sur les 3 euros de chaque chèque qui dépassent la limite de 15 euros. Le résultat final sera donc le suivant :
🔹Valeur nominale reçue : 324 euros (18 euros * 18 chèques)
🔹Participation de l'employé : 50,40 euros (2,8 euros * 18 chèques)
🔹Participation non imposable de l'employeur : 219,60 euros ((15 - 2,8) * 18 chèques)
🔹Part excédentaire de l'employeur : 54 euros (3 euros * 18 chèques)
🔹Bénéfice non imposable : 219,6 euros ((15 euros – 2,8 euros) * 18 chèques)
🔹Bénéfice imposable : 54 euros (3 euros * 18 chèques)

Voiture de société 🚘

La mise à disposition d'un véhicule pour les besoins professionnels et privés du salarié est une prestation en nature plutôt intéressante et est généralement offerte aux cadres et à certains salariés exerçant des professions intellectuelles supérieures ou aux commerciaux, ces derniers devant se rendre assez fréquemment chez leurs clients.

À cet égard, il est important de souligner que pour que le véhicule constitue un avantage en nature, il doit être disponible pour un usage privé, car une voiture de société qui n'est utilisée que pour les déplacements professionnels ne constitue pas une prestation en nature. Il est également important de considérer que l'utilisation de la voiture de société pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail donne lieu à la notion de la prestation en nature.

Les salariés qui disposent d'une voiture de société pour leurs besoins personnels devront payer des impôts et des cotisations sociales pour cette prestation. Pour calculer les impôts, il faut multiplier la valeur neuve du véhicule, TVA incluse, par un certain pourcentage. Jusqu'en 2024, ce pourcentage variait en fonction du type de moteur et du taux d'émission de CO2 du véhicule, mais à partir de 2025, il ne dépend que du fait qu'il s'agisse d'un véhicule thermique, auquel cas il est de 2 %, ou d'un véhicule électrique, auquel cas il est de 0,5 % pour les véhicules électriques de moins de 18 kWh/100 km et de 0,6 % pour les autres.

Si un employeur met à la disposition d'un salarié un véhicule électrique d'une consommation inférieure à 18kwh/100km et d'une valeur à neuf de 30 000 euros, le salarié devra s'acquitter de 150 euros par mois de taxes (30 000 · 0,005).

Places de parking professionnelles 🅿️

Les places de parking au Luxembourg sont de plus en plus chères, c'est pourquoi avoir une place de parking est une prestation d’emploi considérable. Ces places de parking sont généralement réservées aux cadres et dans certains cas sont étendues à d'autres employés, comme ceux travaillant dans les centres commerciaux.

Selon la Confédération syndicale indépendante du Luxembourg (OGBL), les travailleurs de la plupart des centres commerciaux au Luxembourg bénéficient d'un parking gratuit, bien que ce ne soit pas toujours le cas, comme les employés du centre commercial de la Cloche d'Or qui n'en bénéficient pas ou ceux du centre commercial de Kirchberg qui doivent payer 176 euros par mois à partir de 2022 après 26 ans de gratuité.

Logement 🏠

Les prix de l'immobilier atteignent des niveaux extrêmes au Luxembourg, cette prestation est sans aucun doute l'un des plus attractifs. L'évaluation de cet avantage dépend du fait que le logement soit loué ou détenu par l'employeur selon le schéma suivant :

En outre, la quote-part patronale des charges locatives, telles que le chauffage, l'eau et l'électricité, doit être ajoutée à l'avantage en nature à hauteur de son montant réel et, si le logement est meublé, la valeur mensuelle de l'avantage doit être majorée de 10 %.

Frais de scolarité des enfants des salariés 🎓

Certaines entreprises proposent aux salariés expatriés des forfaits d'expatriation qui incluent la prise en charge de tout ou partie des frais de scolarité des enfants du salarié. Pour le calcul des impôts et des cotisations sociales, la valeur de la prestation en nature accordée est calculée sur le montant des frais déboursés par l'employeur.

Participation aux bénéfices et plans d'intéressement de l'entreprise 💰

Une incitation courante est constituée par les plans d'intéressement qui permettent aux salariés de bénéficier directement des performances de l'entreprise par l'attribution d'actions de l'entreprise ou de stock-options (options d'achat d'actions à terme).

Ces actions sont imposées au moment de leur cession en prenant comme base la valeur de marché diminuée du prix éventuellement payé pour leur acquisition et diminuée d'une décote sur ce prix de marché si une période de blocage est prévue dans le plan d'intéressement.

Oui, les prestations en nature sont généralement imposables au Luxembourg. Ces formes de rémunération non monétaires sont considérées comme faisant partie du revenu imposable du salarié et leur valeur doit être déclarée à des fins fiscales. L'imposition dépend du type d'avantage et de son évaluation, qui est généralement basée sur la valeur du marché ou sur des règles spécifiques établies par les autorités fiscales luxembourgeoises.

Oui, en vertu de la législation luxembourgeoise, les prestations en nature peuvent être incluses dans le salaire social minimum, à condition qu'elles soient convenues contractuellement et clairement définies. La rémunération totale, c'est-à-dire le salaire en espèces plus la valeur des prestations en nature, doit être égale ou supérieure au salaire minimum légal. Toutefois, les employeurs doivent s'assurer que la composante monétaire seule est suffisante pour couvrir les frais de subsistance de l'employé, car un recours excessif aux avantages en nature pourrait soulever des problèmes juridiques ou d'équité.

Les prestations en nature offrent aux employés des avantages significatifs, tels que des économies sur des services ou des produits essentiels comme le transport, le logement ou les repas, qui pourraient autrement grever leur budget. Ils améliorent également l'ensemble des avantages sociaux, en offrant des avantages qui améliorent la qualité de vie de l'employé. Dans certains cas, les prestations en nature peuvent bénéficier d'un traitement fiscal favorable, ce qui les rend encore plus attrayants.

Fiscalité, sécurité sociale, voiture de société, chèques-repas, logement.

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What are the benefits in kind?

Before talking about the different benefits in kind, we need to answer a fundamental question: what is in-kind income? Well, let's get to it.

Benefits in kind are non-monetary compensation that employers offer their employees as a supplement to their salary. These can be very varied, among the most common are a company car, accommodation, meal vouchers or a mobile phone. In any case, whatever the benefits, they are regulated by labor legislation, they are subject to social security contributions and have an associated taxation.

Benefits in kind are an interesting option for both employees and companies. For employees, benefits in kind represent additional advantages without necessarily implying higher taxes compared to an equivalent salary increase. For companies, they are interesting as they help attract and retain talent, increase job satisfaction and position the organization as a competitive employer.

However, although they are an interesting option for both parties, given that benefits in kind are strictly regulated, it is important to follow the guidelines of these regulations. Some of the most relevant points of these are the following:

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Main benefits in kind in Luxembourg

Moving on, we will look at the main benefits in Luxembourg and some important details about each of them, but before that, let's review what the statistics say about the main types of benefits in kind in Luxembourg.

The latest STATEC data on this subject comes from a <a href="https://statistiques.public.lu/fr/publications/series/regards/2019/regards-06-19.html">report published in 2019</a> based on the situation in the country in 2018 and reveals that in Luxembourg 26% of employees enjoy benefits in kind, although the weight of this type of remuneration is quite marginal, representing only 1.4% of total remuneration. According to this study, the three most common benefits were luncheon vouchers or free meals (18%), a company car for private use (8%) and payment of transportation or parking expenses (5%).

Furthermore, as expected, there are significant inequalities between the different types of professions. In 2018, the proportion of managers who received part of their remuneration in kind was 48%, that of employees in higher intellectual professions was 40%, that of technicians and employees in intermediate professions was 33%, that of administrative staff was 26% and, finally, that of manual workers was only 12%.

Meals 🍽️

One of the most common benefits, as reflected in STATEC data, is the possibility offered by companies to employees to eat in the company restaurant or to have restaurant vouchers that can be used in catering establishments outside the company or in shops to buy food. 

These restaurant vouchers offer advantages for both companies and employees. Employees gain increased purchasing power accompanied by tax benefits, while companies can offer this advantage while benefiting from exemptions on the employer's share of social security contributions.

Meal vouchers work on a co-financing system: part of the value of the voucher is always paid by the employee and the rest is paid by the employer, taking into account that, by law, the part that the employee must pay for each voucher is at least 2.80 euros. The total amount of the voucher is determined by the company, although only the portion contributed by the company is exempt from taxes and social security contributions, up to a maximum of 15 euros per voucher. Above this amount, the difference is considered a taxable benefit in kind.

If the employer grants the employee a package of 18 meal vouchers in a month with a nominal value of 18 euros per voucher, the employee receives a total nominal value of 324 euros. However, the employee must contribute 2.8 euros for each voucher, that is 50.4 euros, and must pay tax on the 3 euros of each voucher that exceeds the 15-euro limit. Therefore, the final result will be as follows:
🔹Nominal value received: 324 euros (18 euros * 18 checks)
🔹Employee contribution: 50.40 euros (2.8 euros * 18 checks)
🔹Non-taxable employer contribution: 219.60 euros ((15 - 2.8) * 18 checks)
🔹Employer's excess share: 54 euros (3 euros * 18 checks)
🔹Non-taxable profit: 219.6 euros ((15 euros – 2.8 euros contribution) * 18 checks)
🔹Taxable profit: 54 euros (3 euros * 18 checks)

Company car 🚘

The provision of a vehicle for the employee's professional and private needs is a rather attractive benefit in kind and is generally offered to managers and some employees with higher intellectual professions or to sales representatives, as the latter have to travel to their clients' premises quite frequently.

In this regard, it is important to underline the fact that for the vehicle to constitute a benefit in kind, it must be available for private use, as a company car that is only used for business trips does not constitute a benefit in kind. It is also important to consider that the use of the company car for commuting between home and work gives rise to the concept of a benefit in kind.

Employees who have a company car for their personal needs will have to pay taxes and social security contributions for this benefit. To calculate the taxes, it is necessary to multiply the VAT-included new value of the vehicle by a certain percentage. Until 2024, this percentage varied according to the type of engine and the CO2 emissions rate of the vehicle, but from 2025 it only depends on whether it is a thermal vehicle, in which case it is 2%, or if it is electric, in which case it is 0.5% for electric vehicles of less than 18kWh/100 km and 0.6% for the rest. 

If an employer gives an employee an electric vehicle with a consumption of less than 18kWh/100 km and a new value of 30,000 euros, the employee will have to pay 150 euros per month in taxes (30,000 · 0.005).

Professional parking spaces 🅿️

Parking spaces in Luxembourg are increasingly expensive, so having a parking space is a considerable advantage. These parking spaces are generally reserved for managers and in some cases are extended to other employees, such as those working in shopping centers.

According to the Confédération syndicale indépendante du Luxembourg (OGBL) workers at most shopping centers in Luxembourg enjoy free parking, although this is not always the case, such as the employees of the Cloche d'Or shopping center who do not have it or those of the Kirchberg Shopping Center who must pay 176 euros per month from 2022 onwards after 26 years of having it for free.

Accommodation 🏠

With housing prices reaching stratospheric levels in Luxembourg, this benefit is undoubtedly one of the most attractive. The evaluation of this benefit depends on whether the accommodation is rented or owned by the employer according to the following scheme:

In addition, the employer's share of the running costs of the accommodation, such as heating, water and electricity, must be added to the benefit at its actual amount and, if the accommodation is furnished, the monthly value of the benefit must be increased by 10%.

School fees for employees' children 🎓

Some companies offer expatriate employees expatriation packages that include the payment of all or part of the schooling expenses of the employee's children. For the calculation of taxes and social security contributions, the value of the benefit in kind granted is calculated on the amount of the expenses disbursed by the employer.

Company profit-sharing and incentive plans 💰

A common incentive is profit-sharing plans that allow employees to benefit directly from the company's performance through the allocation of company shares or stock options (forward stock purchase options).

These shares are taxed at the time of their transfer using as a basis the market value minus the price eventually paid for their acquisition and minus a discount on this market price if a blocking period is provided for in the profit-sharing plan.

Explore benefits in kind, what they are, the main ones and their features.

Benefits in kind in Luxembourg

Prestations en nature au Luxembourg

Qu'est-ce que le statut de travailleur indépendant au Luxembourg ? 

Être un travailleur indépendant veut dire être son propre patron. Cette définition est exacte dans le sens où vous ne travaillez pour aucune entreprise en particulier, et donc la forme juridique sous laquelle vous exercez votre activité est un peu différente. 

Au Luxembourg, il n'existe pas le statut spécial “d' entrepreneur indépendant” comme il en existe dans d'autres pays tels que la France, de sorte que le terme d'indépendant donne lieu à deux formes d'exercice : l'exercice en tant que personne physique ou l'exercice comme partie d'une société.

Dans le premier cas, étant donné qu'il n'y a pas d'entité juridique distincte, tous les bénéfices sont classés et imposés comme des revenus personnels, tandis que dans le second cas, les travailleurs indépendants doivent faire face à la fiscalité personnelle d'une part et à la fiscalité des entreprises d'autre part, car l'entreprise constitue une entité juridique distincte.

Dans les sections suivantes, nous examinerons les principes de base de la fiscalité des travailleurs indépendants qui décident d'exercer leur activité de l'une ou l'autre manière.

Fiscalité des travailleurs indépendants exerçant à titre individuel

Il n'existe pas d'impôt pour les travailleurs indépendants au Luxembourg, ni d'impôt sur le travail indépendant ou de régime fiscal spécial pour cette catégorie de personnes. Au Luxembourg, les bénéfices des travailleurs indépendants sont classés et imposés comme des revenus personnels et la déclaration d'impôt à la même forme que celle des salariés. Cela facilite énormément la tâche des personnes qui souhaitent se mettre à leur compte, car il n'y a pas de changements majeurs, de procédures ou d'impôts supplémentaires pour les travailleurs indépendants.

Les travailleurs indépendants doivent remplir une déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques une fois par an et payer en conséquence. L'impôt est calculé sur la base de la classe d'impôt et du revenu brut imposable selon un système d'impôt progressif sur le revenu. Nous examinerons ci-dessous ces deux éléments en détail, ainsi que les informations relatives aux déductions fiscales et aux procédures de déclaration d'impôt.

Le système d'impôt progressif sur le revenu

Au Luxembourg, tous les revenus des travailleurs indépendants doivent être ajoutés aux autres revenus personnels tels que les revenus immobiliers ou les revenus du capital mobilier pour constituer une base imposable qui sera taxée selon le système progressif. Ce système établit des taux d'imposition différents et progressifs en fonction du niveau de revenu, comme indiqué dans le tableau suivant :

Pour utiliser ce tableau, il faut comprendre que l'impôt est calculé de manière progressive. Une erreur très courante est de penser qu'un revenu de, par exemple, 18 000 euros est imposé au taux de 11 % qui lui correspond dans le tableau. En réalité, ce pourcentage n'est pas appliqué à la totalité des 18 000, mais seulement à la gamme de revenus trouvés à ce niveau.

Un exemple permettra de mieux comprendre. Le tableau suivant montre comment l'impôt sera calculé pour un revenu imposable de 18 000 euros avec 7 % Surcharge du fonds pour l'emploi.

Catégories imposables

Le tableau ci-dessus sert de base au calcul des impôts auxquels sont soumis les travailleurs indépendants au Luxembourg, mais il ne constitue pas le seul élément à prendre en compte, car il faut également tenir compte de la situation personnelle. Sur cette base, chaque individu peut être classé dans l'une des trois catégories possibles selon le tableau suivant :

Ces catégories affectent le calcul de leurs impôts de la manière suivante :

Déductions fiscales

En outre, les travailleurs indépendants, comme toutes les autres personnes physiques du pays, ont droit à certaines déductions fiscales. Nous mentionnons ici en bref quelques-unes des plus pertinentes, mais il faut garder à l'esprit qu'il existe des conditions et des limites pour chaque cas.

Déclaration d’impôts

Pour déclarer ses revenus en tant que travailleur indépendant, il est nécessaire de remplir le formulaire 100 et de déclarer ses revenus de toutes provenances, qu'il s'agisse de revenus d'activité professionnelle ou d'autres revenus personnels. Selon votre situation, vous pouvez également être tenu ou vouloir déposer une déclaration commune avec votre conjoint.

Ce formulaire doit être déposé avant le 31 mars de l'année suivant l'année d'imposition, c'est-à-dire que pour l'année d'imposition N, la déclaration d'impôt doit être déposée avant le 31 mars de l'année N+1. Si une prolongation est nécessaire pour déposer la déclaration d'impôt, il est possible d'en faire la demande auprès du bureau des contributions compétent par courrier. Un dépôt tardif peut entraîner des impôts supplémentaires, des frais de paiement tardif ou une pénalité d'exécution imposée par le bureau des contributions.

Pour des raisons pratiques, bien que la déclaration puisse être effectuée en remplissant le formulaire sur papier et en l'envoyant au bureau des impôts compétent, la procédure la plus pratique consiste à le remplir en ligne via la <a href="https://www.services-publics.lu/login/TAMLoginServlet?TAM_OP=login&amp;USERNAME=unauthenticated&amp;ERROR_CODE=0x00000000&amp;ERROR_TEXT=HPDBA0521I%20%20%20Successful%20completion&amp;METHOD=GET&amp;URL=%2Ffpgun-iep%2Fjsp%2Factivate_service.action%3FserviceType%3DACD_F100_2022%26lang%3DEN&amp;REFERER=https%3A%2F%2Fguichet.public.lu%2F&amp;HOSTNAME=www.services-publics.lu&amp;AUTHNLEVEL=5&amp;FAILREASON=&amp;PROTOCOL=https">plateforme MyGuichet.lu</a>. Dans ce cas, vous devez d'abord créer un compte MyGuichet, puis suivre les instructions fournies sur la plateforme.

Dans tous les cas, chaque contribuable devrait recevoir en février une communication contenant les instructions appropriées et une invitation à remplir le formulaire de déclaration d'impôts par voie électronique ou à l'envoyer par la poste.

Impôts pour les travailleurs indépendants exerçant leur activité dans le cadre d'une société

Les travailleurs indépendants qui souhaitent exercer leur activité sous le statut d'entreprise doivent s'acquitter de leur impôt personnel d'une part et de l'impôt sur les sociétés d'autre part, l'entreprise constituant une entité juridique distincte. Les impôts personnels doivent être prélevés selon le régime mentionné ci-dessus, tandis que le revenu des sociétés est soumis à de multiples impôts, principalement l'impôt sur les sociétés, la taxe professionnelle et l'impôt sur la fortune nette.

Par ailleurs, il faut garder à l'esprit qu'il existe un impôt minimum sur la fortune structuré sur trois niveaux : 535 euros pour les bilans ≤ 350 000 euros, 1 605 euros pour les bilans compris entre 350 000 euros et 2 millions d'euros et 4 815 euros pour les bilans &amp;amp;amp;gt; 2 millions d'euros.

NOTE:

Autre point important à retenir : un travailleur indépendant sous la structure juridique d'une société ne peut pas simplement utiliser les revenus de la société pour couvrir ses dépenses personnelles. Pour obtenir une rémunération, un indépendant a deux options principales : recevoir un salaire (ce qui génère des charges sociales supplémentaires et de l'impôt sur le revenu des personnes physiques) ou distribuer des dividendes.

Les dividendes posent le problème de la double imposition : d'abord, les bénéfices de la société sont soumis à l'impôt sur les sociétés et à la taxe professionnelle, puis les dividendes distribués au propriétaire sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Au Luxembourg, un travailleur indépendant est une personne physique qui exerce une activité professionnelle indépendante ou dirige une petite entreprise sans être lié par un contrat de travail. Cela inclut les travailleurs indépendants, les consultants, les artisans et les professionnels tels que les médecins ou les avocats. Les travailleurs indépendants exercent leur activité de manière indépendante, assument l'entière responsabilité financière et sont imposés sur leurs revenus personnels. Ils peuvent travailler à titre individuel ou par l'intermédiaire d'une structure juridique telle qu'une SARL ou une SARL-S.

Oui, les travailleurs indépendants au Luxembourg sont tenus de s'immatriculer à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) si leur chiffre d'affaires annuel dépasse 50 000 euros (seuil mis à jour au 1er janvier 2025). Si leur chiffre d'affaires est inférieur à ce seuil, ils sont dispensés de l'immatriculation obligatoire à la TVA mais peuvent choisir de s'immatriculer volontairement. L'immatriculation à la TVA en tant qu'indépendant permet aux particuliers de récupérer la TVA sur leurs dépenses professionnelles et de se conformer aux exigences fiscales du Luxembourg. Une fois immatriculé, l'indépendant doit remplir des déclarations de TVA périodiques, en fonction de son chiffre d'affaires.

Les travailleurs indépendants au Luxembourg doivent remplir une déclaration d'impôts annuelle, indiquant les revenus de leur activité professionnelle, ainsi que les dépenses déductibles. Ils utilisent généralement le formulaire 100 (pour l'impôt sur le revenu des personnes physiques) et, s'ils sont immatriculés à la TVA, doivent également soumettre des déclarations de TVA périodiques. Les déclarations d'impôts peuvent être effectuées en ligne via MyGuichet.lu. Il est essentiel de respecter les délais, car les soumissions tardives peuvent entraîner des pénalités.

Ce guide résume la fiscalité à laquelle sont soumis les travailleurs indépendants au Luxembourg.

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What does it mean to be self-employed in Luxembourg?

Working as a self-employed person means being your own boss. This definition is accurate in the sense that you do not work for any particular company, however, it is a little less so in terms of the legal form under which you operate.

In this sense, in Luxembourg there is no special status of “independent entrepreneur” as there is in other countries such as France, so the term self-employed gives rise to two forms of operation: operating as an independent individual or operating under the cover of a company.

In the first case, given that there is no separate legal entity, all profits are classified and taxed as personal income, while in the second case the self-employed must deal with personal taxation on the one hand and company taxation on the other, as the company constitutes a separate legal entity.&nbsp;

In the following sections we will look at the basic principles of taxation for self-employed workers who decide to operate in one way or the other.

Taxes for self-employed people working as independent individuals

There is no freelancer's tax in Luxembourg, nor a self-employment tax or a special tax regime for this group of people. In Luxembourg, the profits of self-employed people working as independent individuals are classified and taxed as personal income and the tax return has the same form as the return for employees. This makes things much easier for people who want to start working independently as there are no major changes, procedures or extra taxes for the self-employed.

Self-employed workers must file a personal income tax return once a year and pay accordingly. The tax is calculated on the basis of the tax class and gross taxable income according to a progressive income tax system. Below we will examine both elements in detail along with information on tax deductions and the procedures for filing a tax return.

The progressive income tax system

In Luxembourg, all income from self-employed persons working independently must be added to other personal income such as income from real estate or income from movable capital to constitute a tax base that will be taxed according to the progressive system. This system establishes different and progressive tax rates according to the level of income as shown in the following table:

In order to use this table it is necessary to understand that the tax is calculated progressively. A very common mistake is to think that an income of, for example, 18,000 euros is taxed at the 11% corresponding to it in the table. In reality, this percentage is not applied to the totality of the 18,000, but only to the range of incomes found at this level.

This will be much clearer with an example. The following table shows how the tax would be calculated for a taxable income of 18,000 euros with&nbsp;Employment fund surcharge 7%:

Taxable classes

The above table serves as a basis for calculating the taxes to which the self-employed in Luxembourg are subject, however, it is not the only element to be taken into account, as it is also necessary to consider the personal situation. On this basis, each individual can fall into one of three possible categories according to the following table:

These categories will affect the calculation of their taxes in the following way:

Tax deductions

In addition to this, the self-employed, like all other individuals in the country, are entitled to certain tax deductions. Here we briefly mention some of the most relevant ones, but it must be borne in mind that there are conditions and limits for each case.

Tax return submission 

To declare income as a self-employed person, it is necessary to fill in Form 100 and declare income from all sources, including both income from professional activity and other personal income. Depending on your situation, you may also have to or want to file jointly with your partner.

This form must be submitted before March 31st of the year following the tax year, that is, for tax year N, the tax return must be submitted before March 31st of year N+1. If an extension is needed to file the tax return, it is possible to request it from the competent tax office by mail. Late filing can result in additional taxes, a late payment fee or an enforcement penalty imposed by the tax office.

For practical purposes, although the return can be made by filling in the form on paper and sending it to the competent tax office, the most practical procedure is to fill it in online via the <a href="https://www.services-publics.lu/login/TAMLoginServlet?TAM_OP=login&amp;USERNAME=unauthenticated&amp;ERROR_CODE=0x00000000&amp;ERROR_TEXT=HPDBA0521I%20%20%20Successful%20completion&amp;METHOD=GET&amp;URL=%2Ffpgun-iep%2Fjsp%2Factivate_service.action%3FserviceType%3DACD_F100_2022%26lang%3DEN&amp;REFERER=https%3A%2F%2Fguichet.public.lu%2F&amp;HOSTNAME=www.services-publics.lu&amp;AUTHNLEVEL=5&amp;FAILREASON=&amp;PROTOCOL=https">platform MyGuichet.lu</a>. In this case, you must first create a MyGuichet account and then follow the instructions provided on the platform.

In any case, every February each taxpayer should receive communication with the appropriate instructions and an invitation to complete the tax return form electronically or a paper form to be sent by post.

Taxes for self-employed people working under a company

Self-employed workers who wish to operate under a company must deal with their personal taxation on the one hand and the taxation of the company on the other, as the company constitutes a separate legal entity. Personal taxes must be levied according to the scheme mentioned above, while corporate income is subject to multiple taxes, mainly corporation tax, the municipal business tax and net wealth tax.

In addition, it should be borne in mind that there is a minimum wealth tax structured on three levels: 535 euros for balance sheets ≤ 350,000 euros, 1,605 euros for balance sheets between 350,000 euros and 2 million euros and 4,815 euros for balance sheets &amp;gt; 2 million euros.

Another important point to bear in mind is that a self-employed person working under the legal structure of a company cannot simply use the company's income to cover their personal expenses. In order to obtain remuneration, a self-employed person has two main options: to receive a salary (which generates additional social security costs and personal income tax) or to distribute dividends.

Dividends present the problem of double taxation: first, the company's profits are subject to corporation tax and municipal business tax, then the dividends distributed to the owner are subject to personal income tax.

This guide summarizes the taxation to which self-employed people are subject in Luxembourg.

Taxes for self-employed people in Luxembourg

Impôts pour les travailleurs indépendants au Luxembourg

Une succursale et ses caractéristiques au Luxembourg

Avant de commencer à expliquer le processus d'ouverture d'une succursale au Luxembourg ou même de passer en revue les avantages qui en découlent, il est essentiel de bien comprendre ce qu'est une succursale et, surtout, de bien saisir la différence avec une filiale. Clarifions alors ces concepts, car ces deux entités ont des caractéristiques, des exigences et des conséquences juridiques différentes.

Une succursale luxembourgeoise est une extension d'une société mère, qui opère au Luxembourg en suivant les instructions et sous la responsabilité juridique de la société mère. La société mère peut être située dans n'importe quel pays du monde et assume toutes les obligations juridiques et financières découlant des activités de la succursale.

Une filiale, en revanche, est une entité juridique indépendante de la société mère, qui est constituée au Luxembourg et possède sa propre personnalité juridique. Par conséquent, une filiale est soumise aux lois et réglementations locales et fonctionne comme une société indépendante.

Dans cette optique, examinons les principales caractéristiques d'une filiale pour mieux comprendre son fonctionnement :

Cependant, comme le Luxembourg dispose d'un vaste réseau de traités visant à éviter la double imposition, dans la plupart des cas, les bénéfices de la succursale luxembourgeoise peuvent éviter d'être imposés dans le pays d'origine de la société mère. Bien que ce soit le cas dans la plupart des situations, cela dépend de la convention fiscale applicable.

Avantages de l'établissement d'une succursale au Luxembourg

Établir une succursale au Luxembourg peut être une excellente stratégie pour les entreprises étrangères qui cherchent à se développer, cependant, comme toute décision commerciale, une succursale présente des avantages et des inconvénients qui méritent d'être analysés.

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Processus d'ouverture d'une succursale au Luxembourg

Le processus d'ouverture d'une succursale au Luxembourg est relativement simple, bien qu'il varie en fonction de l'emplacement de la société mère. Si la société mère est établie au Luxembourg, il suffit de notifier l'ouverture d'une succursale au ministère de l'Économie, alors que dans le cas contraire, la société mère doit également demander une autorisation d'établissement. Dans tous les cas, voici un guide étape par étape de la procédure.

Étape 1️⃣ - Préparer la documentation requise

Avant d'enregistrer la succursale au Luxembourg, la société mère doit rassembler divers documents juridiques et administratifs. Les principaux documents à présenter comprennent les statuts de la société mère, un certificat de constitution de la société mère, un procès-verbal du conseil d'administration ou un document officiel autorisant l'ouverture de la succursale, ainsi que des documents désignant le représentant de la succursale au Luxembourg. En outre, si la société doit demander une <a href="https://easybiz.lu/en/blog/how-to-obtain-a-business-permit-in-luxembourg">autorisation d'établissement</a>, elle doit préparer les documents mentionnés sur la <a href="https://guichet.public.lu/fr/entreprises/creation-developpement/autorisation-etablissement/autorisation-honorabilite/autorisation-etablissement.html">page du gouvernement relative à cette procédure</a>.

Étape 2️⃣ - Désignation d'un représentant légal

Un représentant légal doit être nommé pour agir en ton nom au Luxembourg.

Étape 3️⃣ - Demande d'autorisation d'établissement

Si la société mère est située en dehors du Luxembourg, une autorisation d'établissement doit être demandée au préalable afin d'ouvrir la succursale dans le pays. Cette demande doit être introduite par le représentant légal de la succursale au Luxembourg.

Étape 4️⃣ - Inscription de la succursale au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

La succursale doit être inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) du Luxembourg afin d'officialiser sa présence dans le pays.

Étape 5️⃣ - Demande d'un numéro d'identification fiscale (NIF)

Après s'être inscrite au RCS, la succursale doit s'inscrire auprès de l'administration fiscale luxembourgeoise pour obtenir un numéro d'identification fiscale (NIF). Ce numéro est indispensable pour se conformer aux obligations fiscales telles que le paiement de l'impôt sur les sociétés et la déclaration des revenus obtenus au Luxembourg.

Étape 6️⃣ - Déclaration de TVA, si valable

Si la succursale exerce des activités soumises à la TVA, elle doit s'enregistrer et obtenir un numéro de TVA afin de pouvoir présenter des déclarations de TVA mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

Une succursale n'est pas une entité juridique distincte de sa société mère, c'est une extension de la société étrangère qui fonctionne sous la responsabilité juridique et financière de sa société mère. En revanche, une filiale est une entité juridique entièrement indépendante établie en vertu du droit luxembourgeois (par exemple, en tant que SARL ou SA) et est financièrement et juridiquement autonome, ses responsabilités étant limitées à la filiale elle-même.

Non, les succursales au Luxembourg ne nécessitent pas de capital initial minimum spécifique, car elles ne sont pas des entités juridiques indépendantes. Cela les distingue des filiales, qui doivent se conformer à des exigences de capital en fonction de la structure juridique choisie (par exemple, la SARL exige 12 000 €).

Ça dépend. Si la société mère est située en dehors du Luxembourg, il est obligatoire d'obtenir une autorisation d'établissement. Cependant, si la société mère est déjà constituée au Luxembourg, la succursale n'a pas besoin de cette autorisation et ne nécessite qu'une inscription au RCS.

La définition, les avantages et le processus d'ouverture.

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A branch office and its characteristics in Luxembourg

Before starting to explain the process for opening a branch in Luxembourg or even reviewing the benefits of doing so, it is essential to be clear about what a branch is and, above all, to be clear about the difference with a subsidiary. Let us then clarify these concepts, as both entities have different characteristics, requirements and legal consequences.

A Luxembourg branch office is an extension of a parent company, which operates in Luxembourg following the instructions and under the legal responsibility of the parent company. The parent company can be located in any country in the world and assumes all legal and financial obligations arising from the activities of the branch.

A subsidiary, on the other hand, is a legal entity independent of the parent company, which is incorporated in Luxembourg and has its own legal personality. Therefore, a subsidiary is subject to local laws and regulations and operates as an independent company.

With this in mind, let's look at the main characteristics of a branch to better understand how it operates:

However, as Luxembourg has an extensive network of treaties to avoid double taxation, in most cases the profits of the Luxembourg branch can avoid being taxed in the parent company's country of origin. Although this is the case in most situations, it depends on the applicable tax treaty.

Benefits of establishing a branch in Luxembourg

To establish a branch in Luxembourg can be an excellent strategy for foreign companies looking to expand, however, like any business decision, a branch has benefits and disadvantages that are worth analyzing.

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Process for opening a branch office in Luxembourg

The process to open a branch in Luxembourg is relatively simple, although it varies depending on the location of the parent company. If the parent company is established in Luxembourg, it is only necessary to notify the Ministry of Economy of the opening of a branch, whereas in the opposite case, the parent company must also apply for an establishment permit. In any case, here is a step-by-step guide to the procedure.

Step 1️⃣ - Prepare the required documentation

Before registering the branch in Luxembourg, the parent company must compile various legal and administrative documents. The main documents to be submitted include the parent company's articles of association, a certificate of incorporation of the parent company, a board of directors' minutes or an official document authorizing the opening of the branch, as well as documentation appointing the branch representative in Luxembourg. In addition, if the company is required to apply for an <a href="https://easybiz.lu/en/blog/how-to-obtain-a-business-permit-in-luxembourg">authorization of establishment</a>, it must prepare the documents mentioned on the <a href="https://guichet.public.lu/fr/entreprises/creation-developpement/autorisation-etablissement/autorisation-honorabilite/autorisation-etablissement.html">government website related to this procedure.</a>

Step 2️⃣ - Appoint a legal representative

A legal representative must be appointed to act on your behalf in Luxembourg.

Step 3️⃣ - Apply for an establishment authorization

If the parent company is located outside Luxembourg, an establishment authorization must be requested beforehand in order to open the branch in the country. This request must be submitted by the legal representative of the branch in Luxembourg.

Step 4️⃣ - Register the branch with the Trade and Companies Register (RCS)

The branch must be registered with the Luxembourg Trade and Companies Register (RCS) to formalize its presence in the country.

Step 5️⃣ - Apply for a tax identification number (NIF)

After registering with the RCS, the branch must register with the Luxembourg Inland Revenue to obtain a tax identification number (NIF). This number is essential to comply with tax obligations such as the payment of corporation tax and the declaration of income obtained in Luxembourg.

Step 6️⃣ - VAT declaration, if applicable

If the branch will be carrying out activities subject to VAT, it must register and obtain a VAT number in order to be able to present monthly, quarterly or annual VAT returns.

The definition, the benefits and the opening process.

How to open a branch in Luxembourg?

Comment ouvrir une succursale au Luxembourg ?

Les franchises au Luxembourg

Comme dans d'autres parties du monde, le Luxembourg a également des franchises et le concept général est similaire à celui présent dans de nombreux autres pays, cependant, la définition juridique et la manière dont elles sont structurées et réglementées sont différentes. Commençons notre analyse en examinant ce qu'est une franchise et sa base juridique au Luxembourg.

Qu'est-ce qu'une franchise et comment est-elle réglementée ?

Les franchises au Luxembourg : leur cadre juridique, leurs avantages et la manière d'en ouvrir une.

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