Comment ouvrir une succursale au Luxembourg ?

Une succursale et ses caractéristiques au Luxembourg

Avant de commencer à expliquer le processus d'ouverture d'une succursale au Luxembourg ou même de passer en revue les avantages qui en découlent, il est essentiel de bien comprendre ce qu'est une succursale et, surtout, de bien saisir la différence avec une filiale. Clarifions alors ces concepts, car ces deux entités ont des caractéristiques, des exigences et des conséquences juridiques différentes.

Dans cette optique, examinons les principales caractéristiques d'une filiale pour mieux comprendre son fonctionnement :

• Responsabilité juridique : Une succursale n'assume pas de responsabilités juridiques par elle-même, toutes les dettes, obligations financières et juridiques de la succursale sont assumées directement par la société mère.
• Constitution en société et enregistrement : Il n'est pas nécessaire de constituer une nouvelle société au Luxembourg car la succursale n'est pas considérée comme une entité juridique distincte, cependant, la succursale doit être enregistrée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) et demander une autorisation d'établissement si la société mère n'est pas luxembourgeoise.
• Obligations comptables et administratives : Bien qu'une succursale ne soit pas une entité indépendante, elle doit tenir une comptabilité séparée relative aux activités exercées au Luxembourg. Elle est également tenue de présenter des comptes financiers et des rapports fiscaux aux autorités luxembourgeoises, bien qu'elle ne soit pas obligée de présenter des états financiers consolidés distincts, car ceux-ci font partie des comptes globaux de la société mère. Les bénéfices de la succursale sont généralement consolidés avec ceux de la société mère afin de refléter la situation financière globale de la société. Cependant, cette consolidation dépend des lois fiscales du pays d'origine de la société mère et des conventions de double imposition signées entre le Luxembourg et ce pays.
• Flexibilité opérationnelle : La succursale est soumise aux directives opérationnelles de la société mère et dispose d'une autonomie limitée car toutes les décisions stratégiques et financières sont prises par la société mère. La succursale peut effectuer des tâches commerciales ou administratives mais doit le faire au nom de la société mère. C'est une option plus simple et moins coûteuse en termes de temps et de ressources que la création d'une filiale.
• Implications fiscales : Une succursale au Luxembourg doit calculer ses propres bénéfices locaux comme s'il s'agissait d'une entité distincte, en suivant la réglementation fiscale luxembourgeoise, et elle est imposée exclusivement sur les revenus qu'elle génère dans le pays, car elle n'est pas une entité indépendante de la société mère.

• Représentant légal : Il est obligatoire de désigner un représentant légal pour la succursale luxembourgeoise, qui sera chargé d'agir au nom de la société mère.
• Procédure de fermeture : S'il est décidé de mettre fin aux activités au Luxembourg, la procédure est beaucoup plus simple et rapide que la liquidation d'une filiale car elle n'implique pas la dissolution d'une entité juridique.

Avantages de l'établissement d'une succursale au Luxembourg

Établir une succursale au Luxembourg peut être une excellente stratégie pour les entreprises étrangères qui cherchent à se développer, cependant, comme toute décision commerciale, une succursale présente des avantages et des inconvénients qui méritent d'être analysés.

• ➕ Simplicité dans la constitution :  l'ouverture d'une succursale implique un processus administratif plus simple que la constitution d'une entité juridique indépendante telle qu'une filiale. Il n'est pas nécessaire de rédiger des statuts ou d'apporter un capital social.
• ➕ Frais d'exploitation et d'administration moins élevés : contrairement à une filiale, une succursale n'est pas tenue de disposer d'un capital social initial, et comme elle fonctionne comme une extension de la société mère, elle n'a pas besoin d'un conseil d'administration ni d'une structure d'entreprise complexe.
• ➕ Lien direct avec la société mère: les opérations de la succursale sont directement coordonnées et supervisées par la société mère, ce qui facilite l'alignement sur les objectifs globaux de l'entreprise. En outre, la succursale peut directement bénéficier de la marque, des ressources et de la crédibilité de la société mère.
• ➕ Attractivité fiscale : une succursale au Luxembourg permet à la société mère de profiter du régime fiscal favorable et du vaste réseau de traités visant à éviter la double imposition que le Luxembourg a conclu avec de nombreux pays. Cela peut réduire la charge fiscale globale en évitant la double imposition sur les revenus générés au Luxembourg et en s'assurant que ces revenus ne sont pas imposés de manière désavantageuse lorsqu'ils sont transférés à la société mère.
• ➕ Présence stratégique sans engager trop de ressources : les succursales permettent une représentation physique sur un nouveau marché sans qu'il soit nécessaire d'engager de grandes ressources financières ou administratives, ce qui est particulièrement utile si tu veux « tester » le marché avant de formaliser un investissement plus important.

• ➖ Manque d'autonomie : une succursale n'étant pas une entité indépendante, elle ne peut pas prendre de décisions importantes de manière autonome. Elle doit suivre les directives de la société mère, ce qui peut ralentir la prise de décision au niveau local. De plus, une succursale ne dispose pas de ressources propres et dépend entièrement de la société mère pour financer ses opérations.
• ➖ Responsabilité directe de la société mère : toutes les obligations juridiques, financières et commerciales contractées par la succursale sont assumées directement par la société mère. Cela peut exposer la société mère à des risques plus importants puisque tout problème juridique ou financier rencontré par la succursale au Luxembourg peut avoir un impact direct sur la réputation mondiale de la société mère.
• ➖ Obligations légales locales : une succursale doit se conformer aux règles et réglementations locales et comme il peut y avoir des différences légales et réglementaires par rapport au pays d'origine, les règles locales luxembourgeoises peuvent compliquer son fonctionnement.
• ➖ Perception locale moindre : aux yeux des clients, des fournisseurs et des partenaires locaux, une succursale peut être perçue comme une « extension étrangère » plutôt que comme une entité locale, ce qui peut constituer un inconvénient sur des marchés qui favorisent la conclusion de contrats avec des entreprises locales.
• ➖ Représentation juridique limitée : les succursales n'ont pas la même capacité qu'une entité dotée d'une personnalité juridique indépendante, comme une société normale ou une filiale, à signer des contrats ou à exercer certaines activités.
• ➖ Difficultés pour certaines activités : toutes les activités commerciales ne peuvent pas être menées par une succursale en raison de restrictions légales dans certains secteurs. Par exemple, certains secteurs réglementés tels que la banque ou l'assurance peuvent nécessiter la constitution d'une entité indépendante.

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Processus d'ouverture d'une succursale au Luxembourg

Le processus d'ouverture d'une succursale au Luxembourg est relativement simple, bien qu'il varie en fonction de l'emplacement de la société mère. Si la société mère est établie au Luxembourg, il suffit de notifier l'ouverture d'une succursale au ministère de l'Économie, alors que dans le cas contraire, la société mère doit également demander une autorisation d'établissement. Dans tous les cas, voici un guide étape par étape de la procédure.

Étape 1️⃣ - Préparer la documentation requise

Avant d'enregistrer la succursale au Luxembourg, la société mère doit rassembler divers documents juridiques et administratifs. Les principaux documents à présenter comprennent les statuts de la société mère, un certificat de constitution de la société mère, un procès-verbal du conseil d'administration ou un document officiel autorisant l'ouverture de la succursale, ainsi que des documents désignant le représentant de la succursale au Luxembourg. En outre, si la société doit demander une autorisation d'établissement, elle doit préparer les documents mentionnés sur la page du gouvernement relative à cette procédure.

Étape 2️⃣ - Désignation d'un représentant légal

Un représentant légal doit être nommé pour agir en ton nom au Luxembourg.

Étape 3️⃣ - Demande d'autorisation d'établissement

Si la société mère est située en dehors du Luxembourg, une autorisation d'établissement doit être demandée au préalable afin d'ouvrir la succursale dans le pays. Cette demande doit être introduite par le représentant légal de la succursale au Luxembourg.

Étape 4️⃣ - Inscription de la succursale au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

La succursale doit être inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) du Luxembourg afin d'officialiser sa présence dans le pays.

Étape 5️⃣ - Demande d'un numéro d'identification fiscale (NIF)

Après s'être inscrite au RCS, la succursale doit s'inscrire auprès de l'administration fiscale luxembourgeoise pour obtenir un numéro d'identification fiscale (NIF). Ce numéro est indispensable pour se conformer aux obligations fiscales telles que le paiement de l'impôt sur les sociétés et la déclaration des revenus obtenus au Luxembourg.

Étape 6️⃣ - Déclaration de TVA, si valable

Si la succursale exerce des activités soumises à la TVA, elle doit s'enregistrer et obtenir un numéro de TVA afin de pouvoir présenter des déclarations de TVA mensuelles, trimestrielles ou annuelles.