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What are special leaves in Luxembourg?

Special leaves are leaves of absence from work for which remuneration is maintained and to which employees in Luxembourg are entitled in specific circumstances established by law.

These leaves are regulated by <a href="https://legilux.public.lu/eli/etat/leg/code/travail/20240804#art_l_233_16">Article L. 233-16 of the Code du Travail</a> and are granted for personal or family reasons requiring the employee's absence from the workplace. Their main purpose is to allow employees to manage important life events without losing income or putting their employment relationship at risk.

Companies can go further and additional leaves can be established in collective bargaining agreements, internal regulations or in the employment contract.

The following table summarizes the different leaves available to employees in Luxembourg specifying who can benefit and the duration of the leave. In addition, the last column mentions who is responsible for the employee's remuneration during these days, since it is not always the employer who is responsible for the remuneration, in some cases the state participates in some percentage.

It is important to understand that these leaves are linked to specific events and must therefore be taken when the event occurs. The only exception is in the case of the birth or adoption of a child.

In addition, it should also be noted that, since some of these permits involve couples, couples who have registered a domestic partnership abroad must make their relationship official in Luxembourg in order to benefit from the permits. To officialize this relationship, it is necessary to <a href="https://guichet.public.lu/en/citoyens/famille-education/vie-conjugale/partenariat-pacs/inscription-partenariat-etranger.html">register the partnership formed abroad with the Luxembourg Civil Registry</a>.

Those who have just settled in the country must take this important point into account, however, they are not the only ones who must take this step, border workers must also consider it.

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How to apply for special leave?

Unlike annual leaves, special leaves in Luxembourg are not subject to the employer's approval, as long as the employee meets the conditions for requesting a special leave, the employer must grant it.

However, it should also be noted that the fact that the employer must grant the leave on a mandatory basis does not mean that the leave does not have to be requested and that the day can be taken without further notice. In order to be able to enjoy these special leaves, it is necessary to expressly request the leave from the employer.

Furthermore, in addition to being mandatory, another point in favor is that workers are entitled to these special leaves from the moment they join the company, they do not have to comply with the 3-month waiting period that applies to legal vacation leave.

What happens if the leave crosses other leaves or holidays?

It is possible that the events that give rise to special leaves may intersect with other leaves or holidays, so let's see what happens in such cases.

How do special leaves for part-time workers work?

Ordinary leaves are prorated according to the number of hours worked by the part-time employee, however, this is only true for some of the special leaves: force majeure leave, family care leave and parental leave.

In these cases, employees whose working week is less than forty hours, who work part-time or who have more than one employer, the leave hours are fixed on a pro-rata basis according to the working week stipulated in the relevant collective agreement or employment contract.

For other extraordinary leave, the duration of such leave is counted by days, not by hours, so that the leave will be computed as the number of hours the employee should have worked on the day in question. Whether the employee works 4 or 8 hours, a full day will be counted.

For example, an employee who works one hour on some days and 8 hours on others, has a child's wedding on a day that he only works one hour, his leave will be given for that day and will be equivalent to one hour. This means that he cannot request compensation for the additional 7 hours that he would have been able to take advantage of if he had to work 8 hours on that day.

NOTE:

Finally, when a day of extraordinary leave coincides with a working day not worked by the employee, the leave must be transferred to the first working day following the causal event or the end of the extraordinary leave.

The special leave system in Luxembourg provides a clear legal framework for employees to be absent from work in important personal, family or civic situations. The regulations establish in which cases each type of leave can be requested, the corresponding duration and the conditions of payment, thus providing certainty and clarity for both employees and employers. 

This article has set out the main features and regulations, however it is not a completely exhaustive article, very specific cases may have been left out or details may have been left unanswered. If you have any concerns and would like to clarify them please do not hesitate to contact us, EasyBiz is available to help you.&nbsp;

Special leave in Luxembourg is paid. Under the Code du Travail, employees are entitled to remuneration during the days of special leave. This ensures that workers can attend to significant life events, such as moving house, weddings, or childbirth, without facing financial loss.

No, employers in Luxembourg cannot refuse a legitimate request for special leave, provided the employee meets the legal requirements. These leaves are a statutory right granted by law. If a request is unjustly denied, the employee can file a complaint with the labor courts.

In most cases, extraordinary leave cannot be postponed, as it is tied to specific events that occur at a defined time, such as childbirth, marriage, or relocating. The law requires employees to take the leave within the period of the event, unless special circumstances and employer agreement allow for an exception.

Employees are entitled to two days of special leave for relocation during a reference period of three years with the same employer. However, this limit does not apply if the move occurs due to professional reasons, in which case the employee may be entitled to additional leave.

In Luxembourg, the payment for extraordinary leave depends on the type of leave. For common types like marriage or relocation, the employer fully pays the employee’s salary. However, for certain types, such as leave for childbirth, adoption, force majeure, or caregiving for a seriously ill relative, the State participates through the social security system in some percentage. In these cases, the employer may initially pay the employee and later claim reimbursement or the employee may receive compensation directly from the National Health Fund.

This article examines the different reasons, conditions and characteristics of special leaves.

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Qu'est-ce qu'un congé spécial au Luxembourg ?

Les congés spéciaux sont des congés pour lesquels la rémunération est maintenue et auxquels les salariés au Luxembourg ont droit dans des circonstances spécifiques établies par la loi.

Ces congés sont réglementés par l'<a href="https://legilux.public.lu/eli/etat/leg/code/travail/20240804#art_l_233_16">article L. 233-16 du Code du travail</a> et sont accordés pour des raisons personnelles ou familiales nécessitant l'absence du salarié de son lieu de travail. Leur principal objectif est de permettre aux employés de gérer les événements importants de la vie sans perdre leur revenu ou mettre en péril leur relation de travail.

Les entreprises peuvent aller plus loin et des congés supplémentaires peuvent être établis dans les conventions collectives, les règlements intérieurs ou dans le contrat de travail.

Le tableau suivant résume les différents congés disponibles pour les salariés au Luxembourg en précisant qui peut en bénéficier et la durée du congé. De plus, la dernière colonne mentionne qui est responsable de la rémunération de l'employé pendant ces jours, car ce n'est pas toujours l'employeur qui est responsable de la rémunération, dans certains cas, l'État participe à un certain pourcentage.

Il est important de comprendre que ces congés sont liés à des événements précis et doivent donc être pris lorsque l'événement se produit. La seule exception concerne la naissance ou l'adoption d'un enfant.

En outre, il convient de noter que, comme certains de ces permis concernent des couples, les couples qui ont enregistré un partenariat domestique à l'étranger doivent officialiser leur relation au Luxembourg pour pouvoir bénéficier de ces permis. Pour officialiser cette relation, il est nécessaire d'<a href="https://guichet.public.lu/fr/citoyens/famille-education/vie-conjugale/partenariat-pacs/inscription-partenariat-etranger.html">enregistrer le partenariat formé à l'étranger auprès de l'état civil luxembourgeois</a>.

Les personnes qui viennent de s'installer dans le pays doivent tenir compte de ce point important, cependant, elles ne sont pas les seules à devoir faire cette démarche, les travailleurs frontaliers doivent également y penser.

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Comment demander un congé spécial ?

Contrairement aux congés annuels, les congés spéciaux au Luxembourg ne sont pas soumis à l'approbation de l'employeur, dès lors que le salarié remplit les conditions pour demander un congé spécial, l'employeur doit l'accorder.

Toutefois, il convient également de noter que le fait que l'employeur doive obligatoirement accorder le congé ne signifie pas que le congé ne doit pas être demandé et que le jour peut être pris sans autre préavis. Pour pouvoir bénéficier de ces congés spéciaux, il est nécessaire de demander expressément le congé à l'employeur.

De plus, en plus d'être obligatoire, un autre point favorable est que les travailleurs ont droit à ces congés spéciaux dès leur entrée dans l'entreprise, ils n'ont pas à respecter le délai de carence de 3 mois qui s'applique aux congés annuels légaux.

Que se passe-t-il si le congé croise d'autres congés ou jours fériés ?

Il est possible que les événements qui donnent lieu à des congés spéciaux se croisent avec d'autres congés ou jours fériés, voyons donc ce qui se passe dans ce cas.

Comment fonctionnent les congés spéciaux pour les travailleurs à temps partiel ?

Les congés ordinaires sont proratisés en fonction du nombre d'heures travaillées par le salarié à temps partiel, cependant, cela n'est vrai que pour certains des congés spéciaux : le congé de force majeure, le congé pour soins familiaux et le congé parental.

Dans ces cas, les salariés dont la durée hebdomadaire de travail est inférieure à quarante heures, qui travaillent à temps partiel ou qui ont plusieurs employeurs, les heures de congé sont fixées au prorata de la durée hebdomadaire de travail stipulée dans la convention collective ou le contrat de travail concerné.

Pour les autres congés extraordinaires, la durée de ces congés se compte en jours et non en heures, de sorte que le congé sera calculé comme le nombre d'heures que l'employé aurait dû travailler le jour en question. Que l'employé travaille 4 ou 8 heures, une journée entière sera comptée.

Par exemple, un salarié qui travaille une heure certains jours et 8 heures d'autres jours, a le mariage d'un enfant un jour où il ne travaille qu'une heure, son congé sera donné pour ce jour et équivaudra à une heure. Cela signifie qu'il ne peut pas demander une compensation pour les 7 heures supplémentaires dont il aurait pu profiter s'il avait dû travailler 8 heures ce jour-là.

Enfin, lorsqu'un jour de congé extraordinaire coïncide avec un jour ouvrable non travaillé par le salarié, le congé doit être transféré au premier jour ouvrable suivant l'événement causal ou la fin du congé extraordinaire.

Le système de congé spécial du Luxembourg offre un cadre juridique clair permettant aux salariés de s'absenter du travail dans des situations personnelles, familiales ou civiques importantes. La réglementation établit le moment où chaque type de congé peut être demandé, la durée du congé et les conditions de paiement, offrant ainsi certitude et clarté tant aux employés qu'aux employeurs. 

Cet article présente les caractéristiques principales  et réglementations, mais il n'est pas totalement exhaustif, car il y a aussi des cas très spécifiques. Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des précisions, n'hésitez pas à nous contacter, EasyBiz est là pour vous aider.

Cet article examine les différentes raisons, les conditions et les caractéristiques de ces congés.

Congé spécial au Luxembourg

Special leave in Luxembourg

Annual leave in Luxembourg

All employees, including apprentices, regardless of their working hours, whether part-time, full-time or otherwise, and regardless of the type of contract, fixed-term or indefinite-term, are entitled to paid annual leave in Luxembourg. It should be noted, however, that the leave of part-time employees is calculated pro rata to their weekly working hours.&nbsp;

This right is inalienable and cannot be renounced or exchanged for financial compensation. Only if the employment contract is terminated is it possible to receive remuneration for the leave days not taken before the end of the employment relationship.

Duration of legal paid annual leave in Luxembourg

The statutory length of annual leave in Luxembourg is 26 working days per year and accrues as time worked is accumulated at a rate of 2.167 days of leave per month worked. However, employers or collective bargaining agreements may grant additional days of paid leave.

For part-time workers, the calculation is made in hours, starting from a base of 208 hours of leave for a full-time job (26 days of 8 hours of work) and multiplying it by the hours worked per week over the working hours of a week, which is 40 hours. For example, to calculate the number of leave hours an employee working 24 hours a week would have, it would be necessary to multiply 208 hours by (24/40), which results in 124.8 hours of leave per year.

In addition, certain categories of workers are automatically entitled to additional leave days:

Procedure for setting leave dates

The first point to take into account is the moment from which leave can be taken, in this sense, in Luxembourg new employees must work for at least 3 uninterrupted months before they can enjoy the paid leave they have accumulated since the beginning of their contract unless there is a different agreement with the employer or in the case of temporary workers for whom this does not apply.

From this moment on and in general, it is the employee who chooses the leave days, the employer cannot impose leave dates without the employee's agreement nor can he force the employee to take unpaid leave.

However, before being able to take the leave, the employee must first submit a request to the employee who must give his approval. If the employee does not give his approval, it is presumed that the leave has been granted. The employer may deny the request if it is incompatible with the needs of the company or the justified wishes of other employees, but if the employer repeatedly denies requests without giving a reason this constitutes gross misconduct and may justify a resignation with immediate effect. The only case in which the employer may refuse to grant leave is when an employee has unjustified absences exceeding 10% of the work time normally rendered during the part of the year already elapsed.

Leave may be taken all at once or in several periods if the company or the employee so requires, in which case one of the leave periods must correspond to at least 2 calendar weeks, each of which is equivalent to 5 working days.

Although the worker is generally free to choose the leave days, there are certain restrictions for apprentices and for workers in certain economic sectors.

In addition, in the case of companies that close for annual leave, the collective leave period must be agreed with the personnel delegation or with the workers concerned. In addition, the employer must inform its employees of the chosen collective leave period during the first three months of the year.

Postponing leave to the following year

Leave must be taken during the year to which they correspond, although there are some exceptions:

In addition, the employer may establish a more flexible system which may include, for example, an unlimited carry-over of unused leave days from one year to the next or other employee-friendly measures.

Sickness during leave

When falling ill during leave, it is necessary to notify the employer and present a medical certificate at the latest on the third day of incapacity for work if the employer is a Luxembourg employer or as soon as possible otherwise. The days covered by the medical certificate are no longer considered annual leave and must be rescheduled by mutual agreement between the employer and the employee. In addition, at the end of the scheduled leave, if the worker is no longer unable to work, he must return to work on the date initially agreed upon.

Remuneration during the leave

During leave days, the employer must continue to pay the employee a salary corresponding to the average salary during the three months preceding the leave for employees with a more or less stable remuneration or the last 12 months for those with a remuneration subject to significant variations. The average salary must include overtime and ancillary bonuses and exclude non-periodic payments such as bonuses or performance-related bonuses.

In order to calculate the remuneration corresponding to leave, the average salary calculated according to the above parameters must then be divided by 173, which corresponds to the number of working hours in a month, and then multiplied by the number of hours of leave. For example, for a worker with an average gross salary of 3500 euros, the remuneration for one day of leave would be equal to 3500 euros divided by 173 hours and multiplied by 8 hours, which gives 161.85 euros.

Finally, it is important to note that it is not possible to exercise a remunerated activity during leave time on pain of being deprived of salary during this period.

Under Luxembourg labor law, annual leave cannot generally be replaced by monetary compensation. Employees are required to actually take their leave to ensure they benefit from rest and recovery. However, there is an exception: monetary compensation is allowed if the employment contract is terminated before the employee can take their accrued leave.

Yes, employees in Luxembourg are entitled to compensation for any unused statutory leave when their contract ends. This ensures that employees do not lose their legally earned annual leave simply because they were unable to use it before termination. The compensation is calculated based on the employee's standard salary at the time of termination.

Employers in Luxembourg can deny an employee’s requested leave dates if operational needs or business continuity require it. However, such decisions must be justified and made in good faith. Employers are also obligated to ensure that employees can take their statutory minimum leave within the applicable period.

If an employee becomes ill during their annual leave and provides a medical certificate, the days of illness are not counted as vacation days. Instead, those days are reclassified as sick leave. Employees must notify their employer promptly and follow the standard procedure for reporting illness to ensure the adjustment.

Employers in Luxembourg have several legal obligations concerning annual leave. They must ensure that employees are granted at least the statutory minimum of 26 working days of leave per year. Employers are responsible for maintaining accurate leave records and ensuring that employees use their leave within the legal or agreed timeframe. Additionally, employers must not prevent employees from taking their leave and must compensate them for unused leave upon termination of the employment contract.

The conditions and rules governing this right: labor law, employee rights, vacation policy, unused leave.

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Congés annuels au Luxembourg

Tous les salariés, y compris les apprentis, quel que soit leur horaire de travail, à temps partiel, à temps plein ou autre, et quel que soit le type de contrat, à durée déterminée ou indéterminée, ont droit à un congé annuel payé au Luxembourg. Il faut toutefois noter que le congé des salariés à temps partiel est calculé au prorata de leur temps de travail hebdomadaire.

Ce droit est indiscutable et ne peut être renoncé ou échangé contre une compensation financière. Ce n'est qu'en cas de rupture du contrat de travail qu'il est possible de percevoir une rémunération pour les jours de congé non pris avant la fin de la relation de travail.

Durée du congé annuel payé légal au Luxembourg

La durée légale du congé annuel au Luxembourg est de 26 jours ouvrables par an et s'acquiert au fur et à mesure des heures travaillées à raison de 2,167 jours de congé par mois travaillé. Toutefois, les employeurs ou les conventions collectives peuvent accorder des jours de congés payés supplémentaires.

Pour les travailleurs à temps partiel, le calcul se fait en heures, en partant d'une base de 208 heures de congés pour un emploi à temps plein (26 jours de 8 heures de travail) et en la multipliant par les heures travaillées par semaine sur la durée de travail d'une semaine, qui est de 40 heures. Par exemple, pour calculer le nombre d'heures de congé dont disposerait un salarié travaillant 24 heures par semaine, il faudrait multiplier 208 heures par (24/40), ce qui donne 124,8 heures de congé par an.

En outre, certaines catégories de travailleurs ont automatiquement droit à des jours de congé supplémentaires :

Procédure de coordination des dates de congé

Le premier point à prendre en compte est le moment à partir duquel les congés peuvent être pris, en ce sens, au Luxembourg les nouveaux salariés doivent travailler pendant au moins 3 mois ininterrompus avant de pouvoir bénéficier des congés payés qu'ils ont accumulés depuis le début de leur contrat, sauf accord différent avec l'employeur ou dans le cas des travailleurs temporaires pour lesquels cela ne s'applique pas.

A partir de ce moment et de manière générale, c'est le salarié qui choisit ses jours de congés, l'employeur ne peut pas imposer des dates de congés sans l'accord du salarié ni le contraindre à prendre des congés sans solde.

Cependant, avant de pouvoir prendre ses congés, il doit d'abord en faire la demande au salarié qui doit donner son accord. Si le salarié ne donne pas son accord, il est présumé que le congé est accordé. L'employeur peut refuser la demande si elle est incompatible avec les besoins de l'entreprise ou les souhaits justifiés d'autres employés, mais si l'employeur refuse à plusieurs reprises des demandes sans donner de raison, cela constitue une faute grave et peut justifier une démission avec effet immédiat. Le seul cas où l'employeur peut refuser d'accorder le congé est celui où le salarié a des absences injustifiées dépassant 10 % du temps de travail normalement fourni pendant la partie de l'année déjà écoulée.

Le congé peut être pris en une seule fois ou en plusieurs périodes si l'entreprise ou le travailleur l'exige, auquel cas l'une des périodes de congé doit correspondre à au moins 2 semaines civiles, chacune d'entre elles équivalant à 5 jours ouvrables.

Bien que le travailleur soit généralement libre de choisir les jours de congé, il existe certaines restrictions pour les apprentis et pour les travailleurs de certains secteurs économiques.

En outre, dans le cas des entreprises qui ferment pour congé annuel, la période de congé collectif doit être convenue avec la délégation du personnel ou avec les travailleurs concernés. En outre, l'employeur doit informer ses employés de la période de congé collectif choisie au cours des trois premiers mois de l'année.

Report du congé à l'année suivante

Les congés doivent être pris au cours de l'année à laquelle ils correspondent, mais il existe quelques exceptions :

En outre, l'employeur peut mettre en place un système plus souple qui peut inclure, par exemple, un report illimité des jours de congé non utilisés d'une année sur l'autre ou d'autres mesures favorables aux employés.

Maladie pendant le congé

Lorsque l'on tombe malade pendant un congé, il est nécessaire de prévenir l'employeur et de présenter un certificat médical au plus tard le troisième jour d'incapacité de travail si l'employeur est un employeur luxembourgeois ou dès que possible dans le cas contraire. Les jours couverts par le certificat médical ne sont plus considérés comme des congés annuels et doivent être reprogrammés d'un commun accord entre l'employeur et le salarié. De plus, à la fin du congé programmé, si le travailleur n'est plus en incapacité de travail, il doit reprendre le travail à la date initialement convenue.

Rémunération pendant le congé

Pendant les jours de congé, l'employeur doit continuer à verser au salarié un salaire correspondant à la moyenne des trois mois précédant le congé pour les salariés ayant une rémunération plus ou moins stable ou des 12 derniers mois pour ceux ayant une rémunération soumise à des variations importantes. Le salaire moyen doit inclure les heures supplémentaires et les primes accessoires et exclure les paiements non périodiques tels que les primes ou les primes liées à la performance.

Pour calculer la rémunération correspondant au congé, le salaire moyen calculé selon les paramètres ci-dessus doit ensuite être divisé par 173, ce qui correspond au nombre d'heures de travail dans un mois, puis multiplié par le nombre d'heures de congé. Par exemple, pour un travailleur dont le salaire brut moyen est de 3500 euros, la rémunération d'un jour de congé sera égale à 3500 euros divisés par 173 heures et multipliés par 8 heures, ce qui donne 161,85 euros.

Enfin, il est important de noter qu'il n'est pas possible d'exercer une activité rémunérée pendant le temps de congé sous peine d'être privé de salaire pendant cette période.

Les conditions et les règles régissant ce droit : la rémunération, politique de vacances, congés non utilisés.

Luxembourg SCSp companies

A Special Limited Partnership (SCSp) is a partnership type introduced in Luxembourg by the Law of July 12, 2013, which implemented the Alternative Investment Fund Managers Directive (AIFMD). The main characteristic of SCSp's is their absence of legal personality and was introduced by the legislator to respond pragmatically to the wishes of international investors accustomed to the “limited partnerships” of English law, which lack this attribute.

SCSp are particularly appropriate in situations requiring flexibility, confidentiality and tax efficiency. This type of partnership is ideal for the creation of alternative investment funds (AIFs) such as funds specializing in private equity and venture capital or real estate funds, as it allows the relationships between partners to be customized through contractual agreements and guarantees confidentiality by not publicly registering the names of the Limited Partners. In addition, their transparent taxation avoids double taxation by allowing income to be directly attributed to the partners.&nbsp;

They are also suitable for co-investment structures and joint ventures as they facilitate collaboration between multiple investors or companies on specific projects while maintaining great flexibility in governance and profit sharing.

SCS's main features

Following we will examine in detail the main characteristics of the SCSp in Luxembourg, among which we find the modalities of incorporation, the particularities of the partnership agreement, the duration of the company, the characteristics of the partners and their participations, the share capital and the governance structure, among others.

Deed of incorporation and partnership agreement

An SCSp can be incorporated by private deed so a notary is not necessary and for its incorporation, an extract of the deed must be filed with the Luxembourg Trade and Companies Register (RCS) which must contain at least:

Duration

An SCSp may be incorporated for a limited or unlimited period, this must be set forth in the partnership agreement.

Share Capital

There is no minimum capital requirement and contributions can be in cash, in kind or in industry (services, know-how, etc.), they can be made as and when required and do not have to be paid up at the time of incorporation. In addition, non-cash contributions do not require an auditor's valuation.

Shareholdings

In SCSp the capital is formed by ownership shares which are exclusively nominative and can only be transferred, disposed of or pledged in accordance with the terms and conditions and in the forms established in the articles of incorporation. If nothing is specified in the partnership agreement, the following procedures must be followed depending on whether they are general partner or limited partner interests:

Additionally, the articles of incorporation may establish the terms and conditions for the purchase of shares by the managing partners or members.

Members

To form a special limited partnership at least 2 partners are required of which one must be a general partner and the other a limited partner with the possibility for a legal entity to be a partner. In addition, a general partner may also be a limited partner, provided that there is always at least one general partner and one limited partner legally distinct from each other and unless a contrary provision is made in the partnership agreement. General partners have unlimited joint and several liability for the partnership's commitments, while limited partners are only liable to the extent of their contributions.

Governance structure

The SCSp is managed by one or more managing partners who may or may not be general partners and whose assignment is made in accordance with the rules set forth in the partnership agreement. This means that the general partners have the right to manage the partnership although they are not obliged to do so. In addition, if no appointment is made in the partnership agreement, all general partners may bind the partnership.

The partnership agreement may contain specific provisions relating to the operation of the partnership, otherwise the general meeting decides on amendments to the partnership agreement, the change of nationality of the partnership and the transformation or liquidation of the partnership. These decisions require a majority of 3 quarters of the shares, the voting rights of each partner being determined by the number of shares held.

Legal personality

The SCSp is devoid of legal personality, however, it retains some characteristics applicable to companies with legal personality, making it a hybrid entity in this respect.

Tax and accounting obligations

Since in Luxembourg the SCSp has no legal personality, it is transparent for tax purposes and is not taxed as such, however, it is subject to certain taxes:

And as far as&amp;amp;nbsp;accounting&amp;amp;nbsp;is concerned, the SCSp must keep accounts appropriate to the nature and scope of its activities, but it is not obliged to prepare annual accounts, so it does not need to prepare a balance sheet, a profit and loss account and the annexes.

Steps to create a SCSp in Luxembourg

Now that we have in mind the characteristics of the SCSp in Luxembourg, we can get an idea of the requirements to form this type of company. We are now going to organize these requirements and add some others that we have not yet mentioned in order to see what would be the step-by-step procedure to form this type of company.

Project and business plan preparation.

Before starting the legal process of incorporation, it is essential to carefully prepare the business project, this involves preparing a detailed business plan containing a market analysis, a marketing strategy, the organizational structure and financial projections.

This document is essential as it serves as a roadmap to guide the company's growth and make informed decisions. It is also a key tool for attracting investors, obtaining financing, assessing the viability of the business and anticipating challenges and opportunities.

Moreover, during this phase, it is crucial to define many of the aspects that will later be included in the bylaws, such as the type of company, the form of governance, the number of shareholders or partners and their contribution percentages. These elements help to structure the ideas, demonstrate the viability of the project and prepare the necessary documentation for the following steps.

Domiciliation of the company 

Although a company without legal personality does not usually have a domicile, the SCSp must have a domicile fixed at its actual headquarters, in the same way as companies with legal personality.

Opening of a bank account and deposit of the share capital

Before signing the articles of incorporation, it is necessary to open a bank account in the name of the company being formed in order to deposit the share capital.&nbsp;

Drafting and signing of the partnership agreement

In order to <a href="https://easybiz.lu/en/blog/register-a-company-in-luxembourg">register the company</a>, it is indispensable to first draft the partnership agreement, which must contain essential information such as the name of the company, the registered office, the corporate purpose, the duration of the company, the share capital and other details. Most of the elements to be included should have been prepared beforehand in the first step which deals with the definition of the project. The signing of the partnership agreement can be done by private act.

Registration with the Registry of Commerce and Companies (RCS)

Once the articles of association have been signed, it is necessary to register the company with the Luxembourg Register of Commerce and Companies (RCS).&nbsp;

Publication in the RESA

Once registered in the RCS, the incorporation of the company must be published in the Recueil Electronique des Sociétés et Associations (RESA), which is the official gazette of Luxembourg where all acts related to companies are published. This publication is a necessary step to make the existence of the company known to the public and to ensure transparency about its incorporation, domicile, share capital and administration.

Application for an authorization of establishment if necessary

In certain cases depending on the type of activity of the company it is necessary to apply for an establishment permit. This permit is mandatory for commercial, industrial and artisan activities and for some self-employed activities.

However, it is important to keep in mind that the SCSp as such does not need an establishment permit as it has no legal personality and does not act as an independent entity or as a recognized merchant under Luxembourg law. However, the General Partners, who are responsible for representing and operating on behalf of the SCSp, may need to obtain an establishment permit depending on the nature of the activities carried out by the SCSp.

There are two ways to apply for an establishment permit, either by entering an application online through MyGuichet.lu, from the professional zone or by sending a request for an establishment permit by postal mail to the General Directorate for SMEs, Crafts and Trade.

🔹 Phone: (+352) 24 77 47 00
🔹 Address: B.P. 535 L-2937 Luxembourg
🔹 Working Hours: Monday to Friday from 9:00 to 12:00 and from 13:30 - 16:30 

Social Security registration

If the company is going to hire employees, it must register with the National Health Fund (CNS) to comply with social security and pension contribution obligations.

Registration for TVA purposes (if applicable).

If the company expects to invoice more than 50,000 euros per year, it must register with the TVA administration to <a href="https://easybiz.lu/register-for-vat-in-luxembourg">obtain a TVA number</a>.

Comparison with other company types

To conclude, we will make a comparison with other company types such as the <a href="https://easybiz.lu/en/blog/sa-luxembourg-company">SA</a>, the <a href="https://easybiz.lu/en/blog/sas-luxembourg">SAS</a>, and the SCOP. The following table then shows this comparison.

The SCSp in Luxembourg is a highly flexible and efficient vehicle for alternative investments and is highly valued in sectors such as private equity, real estate funds and investment fund management. This article has outlined its main features and how to establish this type of company, however, the implementation of any business project always reveals surprises, doubts and uncertainties. If you are planning to establish a company of this type and want to be on the safe side, EasyBiz is here to guide you through the process, do not hesitate to contact us.&nbsp;

No, an SCSp does not have a legal personality in Luxembourg. However, it functions as a hybrid entity with certain characteristics of entities that do. For example, the SCSp can hold assets in its own name, segregated from those of its partners, and these assets are exclusively available to satisfy claims from its creditors. Additionally, the SCSp can be party to legal proceedings, represented by its General Partner or manager(s). These features allow the SCSp to operate independently in many respects, despite lacking formal legal personality.

In Luxembourg, an SCSp is not subject to corporate income tax (CIT) because it is fiscally transparent. The profits and losses of the SCSp are allocated directly to its partners and taxed at their individual or corporate levels, depending on their jurisdiction.

The SCSp ensures investor confidentiality by not requiring the registration of Limited Partners in the public Trade and Companies Register (RCS). Only the General Partner’s details are disclosed publicly, while Limited Partners remain anonymous, with their information recorded internally within the partnership's books.

Let's review main characteristics of this type of partnership, its accounting and tax obligations.

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Sociétés SCSp luxembourgeoises

Une société en commandite spéciale (SCSp) est un type de société introduit au Luxembourg par la loi du 12 juillet 2013, qui a transposé la directive relative aux gestionnaires de fonds d'investissement alternatifs (AIFMD). La principale caractéristique des SCSp est leur absence de personnalité juridique et a été introduite par le législateur pour répondre de manière pragmatique aux souhaits des investisseurs internationaux habitués aux « limited partnerships » du droit anglais, qui sont dépourvus de cet attribut.

Les SCSp sont particulièrement appropriées dans les situations nécessitant flexibilité, confidentialité et efficacité fiscale. Ce type de partenariat est idéal pour la création de fonds d'investissement alternatifs (FIA) tels que les fonds spécialisés dans le capital-investissement et le capital-risque ou les fonds immobiliers, car il permet de personnaliser les relations entre les partenaires par le biais d'accords contractuels et garantit la confidentialité en n'enregistrant pas publiquement les noms des Limited Partners. De plus, leur fiscalité transparente évite la double imposition en permettant d'attribuer directement les revenus aux associés.

Elles sont également adaptées aux structures de co-investissement et aux joint-ventures car elles facilitent la collaboration entre plusieurs investisseurs ou entreprises sur des projets spécifiques tout en conservant une grande flexibilité en matière de gouvernance et de partage des bénéfices.

Principales caractéristiques des SCS

Ci-après, nous allons examiner en détail les principales caractéristiques de la SCSp au Luxembourg, parmi lesquelles nous trouvons les modalités d'incorporation, les particularités du contrat de société, la durée de la société, les caractéristiques des associés et de leurs participations, le capital social et la structure de gouvernance, entre autres.

Acte constitutif et contrat de société

Une SCSp peut être constituée par sous seing privé, un notaire n'est donc pas nécessaire et pour sa constitution, un extrait de l'acte doit être déposé au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) de Luxembourg qui doit contenir au minimum :

Durée

Une SCSp peut être constituée pour une durée limitée ou illimitée, cela doit être précisé dans le contrat de société.

Capital social

Il n'y a pas de capital minimum requis et les apports peuvent être en numéraire, en nature ou en industrie (services, savoir-faire, etc.), ils peuvent être effectués au fur et à mesure des besoins et n'ont pas à être libérés au moment de la constitution. En outre, les apports autres qu'en numéraire ne nécessitent pas d'évaluation par un commissaire aux comptes.

Participation au capital

Dans les SCSp, le capital est constitué par des parts de propriété qui sont exclusivement nominatives et ne peuvent être transférées, cédées ou mises en gage que selon les modalités et dans les formes établies dans les statuts. Si rien n'est précisé dans le contrat de société, les procédures suivantes doivent être suivies selon qu'il s'agit de parts de commandité ou de commanditaire :

En outre, les statuts peuvent fixer les modalités d'achat des parts sociales par les associés gérants ou les membres.

Les membres

Pour constituer une société en commandite spéciale, il faut au moins 2 associés dont l'un doit être un commandité et l'autre un commanditaire avec la possibilité pour une personne morale d'être associée. En outre, un commandité peut également être commanditaire, à condition qu'il y ait toujours au moins un commandité et un commanditaire juridiquement distincts l'un de l'autre et sauf disposition contraire dans le contrat de société. Les commandités ont une responsabilité solidaire et illimitée pour les engagements de la société, tandis que les commanditaires ne sont responsables qu'à hauteur de leurs apports.

Structure de gouvernance

La SCSp est gérée par un ou plusieurs gérants qui peuvent être ou non des associés commandités et dont la nomination se fait selon les règles prévues par le contrat de société. Cela signifie que les commandités ont le droit de gérer la société bien qu'ils n'y soient pas obligés. Si le contrat de partenariat ne mentionne pas qui doit gérer la société, quiconque des partenaires généraux peux le faire.

Le contrat de société peut contenir des dispositions spécifiques relatives au fonctionnement de la société, sinon l'assemblée générale décide des modifications du contrat de société, du changement de nationalité de la société et de la transformation ou de la liquidation de la société. Ces décisions requièrent la majorité des 3 quarts des parts sociales, le droit de vote de chaque associé étant déterminé par le nombre de parts sociales qu'il détient.

Personnalité juridique

La SCSp est dépourvue de personnalité juridique, cependant elle conserve certaines caractéristiques applicables aux sociétés dotées de la personnalité morale, ce qui en fait une entité hybride à cet égard.

Cet article passe en revue les principales caractéristiques de la Sociétés SCSp.

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