EasyBiz Team

Why effective interviewing matters

Hiring the right candidate can significantly impact a company’s productivity, culture, and long-term success. A structured and well-prepared interview process ensures that managers can assess skills, experience, and cultural fit while maintaining fairness, transparency, and compliance with labor laws.

Yet, how to conduct an interview as a manager remains a challenge for many, as structuring questions, avoiding biases, and assessing candidates objectively requires planning and skill.

This guide provides a step-by-step approach for hiring managers to conduct successful interviews while ensuring compliance with European hiring standards.

How to prepare for an interview as a manager

Preparation is key to ensuring a smooth and effective interview. A structured approach increases the chances of selecting the right candidate while minimising unconscious bias and errors.

1. Define the role and requirements

Before inviting candidates for interviews, you must clearly define:

A well-written job description ensures that expectations are aligned between hiring managers, HR, and candidates.

2. Choose the Right Interview Format

Depending on the role, industry, and company preferences, interview formats may vary:

A structured interview is typically the most effective as it ensures consistency and fairness across all candidates.

3. Prepare Strong Questions

Avoid generic questions like "Tell me about yourself" that don't reveal much about a candidate’s competencies. Instead, focus on:

Ensure all questions comply with <a href="https://www.migpolgroup.com/wp-content/uploads/2020/05/A-comparative-analysis-of-non-discrimination-law-in-Europe-2019.pdf">EU non-discrimination laws</a> (e.g., avoid asking about age, marital status, religion, or political views).

4. Review the candidate’s CV and cover letter

Before the interview, familiarise yourself with the candidate’s work history, qualifications, and achievements. Identify areas where further clarification is needed.

How to conduct an interview as an interviewer

1. Start with a Professional and Friendly Introduction

Candidates perform better in a comfortable environment. Start by:

2. Ask the right questions

Ensure you listen actively and observe non-verbal cues, such as confidence, communication style, and engagement.

3. Take notes and use a scoring system

Avoid relying on memory alone by using a structured evaluation method, such as:

This structured approach ensures objective hiring decisions and avoids unconscious bias.

4. Allow candidates to ask questions

A good candidate will have questions about the company, team, and role. Be prepared to discuss:

Encouraging questions creates a two-way conversation, showing that you value their interest.

Post-interview: evaluating and selecting the best candidate

1. Gather feedback from the hiring team

If multiple interviewers were involved, discuss:

2. Check references

Validating a candidate’s past experience ensures credibility. Contact former employers to confirm:

3. Provide constructive feedback

Even unsuccessful candidates appreciate the feedback. A simple email or phone call explaining why they weren’t selected can help maintain a positive employer brand.

4. Make a competitive job offer

Once you’ve chosen the best candidate, prepare an official offer detailing:

Evaluating overqualified, underqualified, and differently motivated candidates

One of the biggest dilemmas hiring managers face is deciding whether to hire an overqualified, underqualified, or differently motivated candidate. While skills and experience are key, motivation and potential often play a significant role in long-term employee success.

1. Should you hire an overqualified candidate?

An overqualified candidate is someone who possesses more experience, education, or skills than the job requires. While this may sound beneficial, it comes with pros and cons.

"What excites you about this role despite your extensive experience?"

2. Should you consider hiring an under qualified candidate?

An under qualified candidate lacks some of the required experience or skills but may have the potential to grow into the role.

"Can you give an example of a time you quickly learned a new skill to perform better at work?"

3. How to evaluate candidates with higher or lower motivation?

Hiring a candidate with high motivation is generally a good thing, but it’s important to assess whether their enthusiasm is sustainable.

"What keeps you motivated in a job long-term?"

Less motivated candidates: when should you be concerned?

A less motivated candidate doesn’t necessarily mean a poor hire – it’s essential to identify whether the lack of enthusiasm is due to the job role, company, or their personality.

"What aspects of a job keep you engaged and performing well?"

Balancing skills, experience, and motivation

When making hiring decisions, consider a balance of skills, experience, and motivation.

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Hiring is about finding the right fit for the role and the company culture, not just ticking boxes for qualifications.

Common mistakes to avoid when conducting an interview

Remote interviews: best practices for virtual hiring

With remote work on the rise, managers need to adapt their interview techniques for virtual settings:

Conclusion

Mastering how to conduct an interview as a manager is essential for hiring the right talent. By following a structured process, asking meaningful questions, and ensuring compliance with European hiring laws, managers can make informed hiring decisions.

Best techniques on how to conduct an interview as an interviewer and find the perfect candidate.

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Pourquoi un entretien structuré est essentiel

Mener un entretien d’embauche efficace est une étape clé du processus de recrutement. Une mauvaise sélection peut entraîner une rotation élevée, une baisse de productivité et un mauvais ajustement à la culture d’entreprise.&nbsp;

Pourtant, de nombreux recruteurs se demandent comment mener un entretien d'embauche efficacement, en posant les bonnes questions et en évaluant objectivement les candidats.

Ce guide vous aidera à structurer vos entretiens afin d’optimiser vos décisions de recrutement.

Comment préparer un entretien d’embauche

1. Définir les exigences du poste

Avant de convoquer les candidats, vous devez préciser :

Une description de poste bien rédigée garantit que les attentes sont claires pour toutes les parties prenantes.

2. Choisir le bon format d’entretien

Selon le type de poste, l'industrie et la culture de l'entreprise, différents formats d'entretien existent :

Meilleure option : L’entretien structuré est le plus efficace, car il assure une évaluation uniforme et réduit les biais.

NOTE:

3. Préparer des questions pertinentes

Plutôt que de poser des questions génériques comme "Parlez-moi de vous", privilégiez des questions ciblées :

Conformez-vous aux lois anti-discrimination de l’UE. Évitez de poser des questions sur l'âge, l’état civil, la religion ou les opinions politiques.

4. Examiner le CV et la lettre de motivation

Avant l’entretien, analysez le parcours du candidat et identifiez les points nécessitant des clarifications.

Comment mener un entretien d’embauche efficacement

1. Créer un climat professionnel et accueillant

2. Poser les bonnes questions

👉 Soyez attentif au langage non verbal : la posture, le contact visuel et la gestuelle peuvent révéler beaucoup sur un candidat.

3. Prendre des notes et utiliser une grille d’évaluation

Ne vous fiez pas uniquement à votre mémoire. Utilisez un système de notation structuré :

Un cadre structuré améliore l’objectivité et limite les biais cognitifs.

4. Permettre au candidat de poser des questions

Un bon candidat posera des questions sur :

Encourager les questions rend l’entretien plus dynamique et engageant.

Après l’entretien : évaluation et sélection du candidat

1. Collecter les retours de l’équipe de recrutement

Si plusieurs intervieweurs ont participé, discutez des :

2. Vérifier les références

Contactez anciens employeurs pour valider :

3. Fournir un retour constructif

Même les candidats non retenus apprécient un retour d’information. Un email ou un appel expliquant les raisons du refus améliore l’image de l’entreprise.

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4. Faire une offre compétitive

Faut-il recruter un candidat surqualifié ou sous-qualifié ?

1. Candidat surqualifié : un atout ou un risque ?

"Qu’est-ce qui vous motive à postuler à ce poste malgré votre expérience ?"

2. Candidat sous-qualifié : un pari risqué ?

"Comment avez-vous appris une nouvelle compétence rapidement par le passé ?"

Erreurs courantes à éviter lors d’un entretien d’embauche

Entretien à distance : bonnes pratiques

Savoir comment mener un entretien d’embauche efficacement est essentiel pour recruter les meilleurs talents. En suivant un processus structuré, en posant des questions pertinentes et en respectant les réglementations européennes, vous pourrez optimiser vos recrutements.

Apprenez les meilleures techniques pour mener un entretien d'embauche et identifier le candidat idéal.

Comment mener un entretien: Guide pour recruteurs

How to conduct an interview: a manager’s guide to effective hiring

What is salary indexation in Luxembourg and how does it work?

is an automatic mechanism that adjusts wages, pensions and certain social benefits according to the evolution of the cost of living as measured by the National Consumer Price Index (CPI). This system aims to maintain the purchasing power of workers and pensioners in the face of inflation.

The wage adjustment is triggered when the weighted moving average of the CPI for the last six months reaches or exceeds a predetermined maturity rate. Each time this occurs wages and benefits are automatically increased by 2.5%.

The indexation process is structured around three fundamental concepts: the application rate, the maturity rate and the moving average of the CPI for the last six months.

The process can be summarized as follows: STATEC establishes the level of the consumer price index each month, and these monthly indices are used to calculate a half-yearly “moving average” covering the last 6 months available, including the reference month. As soon as this moving average reaches or exceeds the maturity rate, which is in fact the last maturity rate increased by 2.5%, the sliding scale mechanism for wages and salaries is automatically triggered, from the following month only, by the entry into force of a new application rate, which is itself 2.5% higher than the previous application rate.&amp;nbsp;

For a better understanding, let's look at an example with the current application rate and maturity rate data, let's assume that a worker has a gross monthly salary of 3,000 and we have the following values:

When the CPI moving average reaches 1013.51, indexation is activated and the salary is automatically increased by 2.5%: from 3,000 euros to 3,075 euros (3,000 x 1.025).

Trends and forecasts for 2025

2024 ended without any wage and pension indexation and forecasts for the date of the next indexation have been postponed due to less rapid than expected inflation growth.

On the one hand, inflation in Luxembourg remained subdued in 2024, reaching 1.0% p.a. in December compared to 0.8% in November. And on the other hand, <a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2025/stn02-25-ipc.html">according to STATEC</a>, the half-yearly average of the Consumer Price Index (CPI) decreased slightly from 1010.97 points in November to 1010.02 points in December still remaining below the threshold of 1013.46 points, necessary to trigger the next wage indexation.

In the following graph showing the evolution of the moving average of the last 6 months and the maturity rate, it can be seen how the moving average has been approaching this rate but still fails to reach it. 



Analyzing the end of last year we have some inflationary and deflationary factors that are worth examining and that partially offset each other:

Despite increases in certain sectors, the accumulated falls during 2024, especially in energy, have contained the evolution of the CPI. This has delayed the semi-annual moving average from reaching the maturity rate needed to trigger wage indexation, pushing the wage adjustment to 2025.

At the beginning of last year, <a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2024/stn05-previsions-inflation.html">in February</a>, Statec expected the new wage indexation to occur by the fourth quarter of 2024. Later, <a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2024/stn42-previsions-inflation.html?utm_campaign=Newsletter%2006.11.2024%20-%20Pr%C3%A9visions%20inflation%20-%20all&amp;utm_medium=email&amp;utm_source=Mailjet">in November</a>, the next indexation was expected to take place in the first quarter of 2025. <a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2024/ndc-02-24.html">Statec's latest forecast</a> now predicts that the next indexed payment will take place in the second quarter of 2025.&nbsp;

According to current forecasts, the index should fall between April and June 2025.

Historical data

Finally, we have the following table that allows us to see historical data of the different maturity rates since 1988. From the table it is worth noting that wage indexation occurs on a regular basis but the interval between the trigger dates varies significantly depending on the inflation recorded in each period.

On the one hand there are extended periods without indexation such as between August 2018 and January 2020 (17 months) and subsequently between January 2020 and October 2021 (21 months) partially influenced by the economic effects of the COVID-19 pandemic. And on the other hand there are periods with much more frequent indexations such as between 2022 and 2023 with three consecutive adjustments, a clear reflection of high global inflation caused by rising energy and commodity prices.

The purpose of the indexation of salaries in Luxembourg is to protect the purchasing power of employees, pensioners, and individuals receiving social benefits against inflation. By automatically adjusting wages and benefits based on increases in the cost of living, as measured by the Consumer Price Index (IPC), the system ensures that incomes keep pace with rising prices, maintaining the standard of living for workers and retirees.

If inflation is low or prices decrease, the indexation system will not trigger salary adjustments. The mechanism only activates when the six-month moving average of the IPC surpasses the threshold value. Periods of low inflation or deflation, such as between 2018 and 2020, may result in longer intervals between adjustments, providing stability for businesses while maintaining workers' real income levels over time.

Indexation increases labor costs automatically when salaries rise by 2.5%. While this ensures workers' purchasing power, it may reduce competitiveness for businesses, particularly those exposed to global markets, as higher labor costs can affect profitability. In periods of high inflation, frequent adjustments may place significant financial pressure on employers, leading to debates about postponing or modifying the system.

Luxembourg has a wage indexation system, which is an automatic mechanism by which wages, pensions and certain social benefits are adjusted.

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Qu'est-ce que l'indexation des salaires au Luxembourg et comment fonctionne-t-elle ?

est un mécanisme automatique qui ajuste les salaires, les pensions et certaines prestations sociales en fonction de l'évolution du coût de la vie mesuré par l'indice national des prix à la consommation (IPC). Ce système vise à maintenir le pouvoir d'achat des travailleurs et des retraités face à l'inflation.

L'adaptation des salaires est déclenchée lorsque la moyenne mobile pondérée de l'IPC des six derniers mois atteint ou dépasse un taux d'échéance prédéterminé. Chaque fois que cela se produit, les salaires et les prestations sont automatiquement augmentés de 2,5 %.

Le processus d'indexation s'articule autour de trois concepts fondamentaux : le taux d'application, le taux d'échéance et la moyenne mobile de l'IPC des six derniers mois.

Le processus se résume de la façon suivante : le STATEC établit chaque mois le niveau de l’indice des prix à la consommation, ces indices mensuels servent au calcul d’une moyenne mobile semestrielle qui couvre les 6 derniers mois disponibles avec le mois de référence compris. Dès que cette moyenne mobile atteint ou dépasse la cote d’échéance, qui est en fait la dernière cote d’échéance augmentée de 2,5%, le mécanisme de l’échelle mobile des salaires et traitements s’enclenche automatiquement, à partir du mois suivant seulement, par l’entrée en vigueur d’une nouvelle cote d’application, qui est elle-même supérieure de 2,5% à la précédente cote d’application.

Pour mieux comprendre, prenons un exemple avec les données du taux d'application actuel et du taux d'échéance, supposons qu'un travailleur ait un salaire mensuel brut de 3 000 euros et que nous ayons les valeurs suivantes :

Lorsque la moyenne mobile de l'IPC atteint 1013,51 euros, l'indexation est activée et le salaire est automatiquement augmenté de 2,5 % : de 3 000 euros à 3 075 euros (3 000 x 1,025).

Tendances et prévisions pour 2025

L'année 2024 s'est terminée sans aucune indexation des salaires et des pensions et les prévisions concernant la date de la prochaine indexation ont été reportées en raison d'une croissance de l'inflation moins rapide que prévu.

D'une part, l'inflation au Luxembourg est restée modérée en 2024, atteignant 1,0 % par an en décembre contre 0,8 % en novembre. Et d'autre part,&nbsp;<a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2025/stn02-25-ipc.html">selon le STATEC</a>, la moyenne semestrielle de l'indice des prix à la consommation (IPC) a légèrement diminué de 1010,97 points en novembre à 1010,02 points en décembre en restant toujours en dessous du seuil de 1013,46 points, nécessaire pour déclencher la prochaine indexation des salaires.&nbsp;

Dans le graphique suivant montrant l'évolution de la moyenne mobile des 6 derniers mois et du taux d'échéance, on peut voir comment la moyenne mobile s'est rapprochée de ce taux mais ne parvient toujours pas à l'atteindre:

En analysant la fin de l'année dernière, nous avons quelques facteurs inflationnistes et déflationnistes qui méritent d'être examinés et qui se compensent partiellement :

Malgré des hausses dans certains secteurs, les baisses cumulées au cours de l'année 2024, notamment dans l'énergie, ont permis de contenir l'évolution de l'IPC. Cela a retardé l'atteinte par la moyenne mobile semestrielle du taux d'échéance nécessaire au déclenchement de l'indexation des salaires, repoussant l'ajustement salarial à 2025.

Au début de l'année dernière,&nbsp;<a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2024/stn05-previsions-inflation.html">en février</a>, le Statec prévoyait que la nouvelle indexation des salaires interviendrait d'ici le quatrième trimestre 2024. Plus tard,&nbsp;<a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2024/stn42-previsions-inflation.html?utm_campaign=Newsletter%2006.11.2024%20-%20Pr%C3%A9visions%20inflation%20-%20all&amp;utm_medium=email&amp;utm_source=Mailjet">en novembre</a>, la prochaine indexation devait avoir lieu au premier trimestre 2025.&nbsp;<a href="https://statistiques.public.lu/fr/actualites/2024/ndc-02-24.html">Les dernières prévisions du Statec</a> prévoient désormais que le prochain paiement indexé aura lieu au deuxième trimestre 2025.&nbsp;

Selon les prévisions actuelles, l'indice devrait baisser entre avril et juin 2025.

Enfin, nous avons le tableau suivant qui nous permet de voir les données historiques des différents taux d'échéance depuis 1988. Selon ce tableau, il est intéressant de noter que l'indexation des salaires se produit régulièrement, mais que l'intervalle entre les dates de déclenchement varie considérablement en fonction de l'inflation enregistrée au cours de chaque période.

D'une part, il y a des périodes prolongées sans indexation comme entre août 2018 et janvier 2020 (17 mois) et par la suite entre janvier 2020 et octobre 2021 (21 mois) partiellement influencées par les effets économiques de la pandémie de COVID-19. Et d'autre part, il y a des périodes avec des indexations beaucoup plus fréquentes comme entre 2022 et 2023 avec trois ajustements consécutifs, un reflet clair de la forte inflation mondiale causée par la hausse des prix de l'énergie et des matières premières.

Indexation des salaires au Luxembourg: adaptation des salaires, protection contre l'inflation, coût de la vie, augmentations automatiques.

Indexation des salaires au Luxembourg

Indexation of salaries in Luxembourg

What is an SCA business

An SCA (Société en Commandite par Actions in French) is a Partnership Limited by Shares. That means a mix of a société anonyme (SA) and a partnership having two types of shareholders: managing partners and limited partners.

An SCA may have unlimited members, as long as a general partner and a limited partner are included, and requires a minimum capital of 30,000 euros. The duality between general and limited partners makes an SCA ideal for businesses who want to divide management and capital ownership. While the general partners manage the company and have unlimited liability regarding debts, limited partners contribute capital and have liability only limited to their own investment.

Comparison between an SCA and a SARL

Specific considerations for an SCA in Luxembourg

Since an SCA does not have the simplest of set ups, you might need some supplemental documentation compared to other business forms, like the SARL. So, in order to open a SCA, besides the business permit, articles of association, the proof of capital and all IDs of general and limited partners, you will need a notary to formalize the articles of association, as well as potentially special licenses, power of attorney in some case and board resolutions. Those are to consider during the registration process.&nbsp;

Pros and cons of opening an SCA in Luxembourg

Converting an SCA to another type of business

The things to take into consideration before proceeding to a business conversion are:

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Other than those few points, you are good to go and the process goes like this:

Conclusion: Why choose to open an SCA

The final decision of opening an SCA in Luxembourg heavily depends on the type, size and conditions of your business. Starting a business is never an easy decision and it requires a lot of research and preparation in advance, so it is great to have a good understanding of the advantages and disadvantages of this type of company to be able to make an informed decision. An SCA can definitely be a great option for a new business set-up, if it matches your specific requirements and financial needs, specifically the need for:

The debt liability falls onto the general partners. Limited partners are only liable up to their own contributions.

Generally no as it is better suited for larger projects requiring more investors and distinct management roles.

Unfortunately not. As a limited partner you would be practically only an investor with no power over decision making. Only general partners can manage and therefore have unlimited liability as well.

That is typically determined by the association articles. Usually general and limited partners share the profits based on the agreements between them and of their contributions.

Like most companies, the SCA is subject to municipal tax, corporate tax and VAT taxes. Depending on specific investments though, there might be some tax exemptions.

How to open an SCA business in Luxembourg, differences from a SARL, pros, cons and process.

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Qu'est-ce qu'une SCA ?

Une SCA (Société en Commandite par Actions) est une société en commandite par actions. Il s'agit donc d'un mélange entre une société anonyme (SA) et une société de personnes ayant deux types d'actionnaires : les associés gérants et les associés commanditaires.

Une SCA peut avoir un nombre illimité de membres, à condition qu'il y ait un commandité et un commanditaire, et exige un capital minimum  de 30 000 euros. La dualité entre les commandités et les commanditaires fait de la SCA une société idéale pour les entreprises qui souhaitent diviser la gestion et la propriété du capital. Alors que les commandités gèrent la société et ont une responsabilité illimitée en ce qui concerne les dettes, les commanditaires apportent du capital et ont une responsabilité limitée à leur propre investissement.

Comparaison entre une SCA et une SARL

Considérations spécifiques pour une SCA au Luxembourg

Étant donné que la constitution d'une SCA n'est pas des plus simples, il se peut que vous ayez besoin de documents supplémentaires par rapport à d'autres formes d'entreprises, comme la SARL. Ainsi, pour ouvrir une SCA, outre le autorisation d’établissement, les statuts, la preuve du capital et toutes les pièces d'identité des commandités et commanditaires, vous aurez besoin d'un notaire pour formaliser les statuts, ainsi que des licences spéciales éventuelles, des procurations dans certains cas et des résolutions du conseil d'administration. Ces éléments sont à prendre en compte lors de la procédure d'immatriculation.&nbsp;

Avantages et inconvénients de l'ouverture d'une SCA au Luxembourg

Transformation d'une SCA en un autre type d'entreprise

Les éléments à prendre en considération avant de procéder à la conversion d'une entreprise sont les suivants :

SARL | SARL-S en 5 jours. Processus simple et 100 % en ligne.

En outre de ces points, vous devez être prêts et le processus se déroule comme suit :

Conclusion : Pourquoi choisir d'ouvrir une SCA ?

La décision finale d'ouvrir une SCA au Luxembourg dépend fortement du type, de la taille et des conditions de votre entreprise. La création d'une entreprise n'est jamais une décision facile et elle exige beaucoup de recherches et de préparation à l'avance. Il est donc important de bien comprendre les avantages et les inconvénients de ce type de société, comme on a déjà vu, pour pouvoir prendre une décision en connaissance de cause. Une SCA peut certainement être une excellente option pour la création d'une nouvelle entreprise, si elle répond à vos exigences spécifiques et à vos besoins financiers, notamment en ce qui concerne les points suivants:

Comment ouvrir une SCA, différences avec une SARL, avantages et inconvénients.

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