EasyBiz Team

Meet Daniil Kirikov. He’s a born builder — an entrepreneur for life. If there’s one thing he truly understands, it’s what founders need to succeed—and, more importantly, what gets in their way.

So when he found himself stuck in months of administrative chaos just to launch a company in Luxembourg, he didn't just complain. He decided to build the solution.

That solution is <a href="https://easybiz.lu/">EasyBiz</a>, a platform designed to make launching and running a business in Europe, specifically in Luxembourg, as fast and seamless as possible.

A founder's mindset: seeing the problem from the inside

Before EasyBiz, Daniil founded 3F Venture Studio, a company that builds startups that simplify business operations. He has years of experience dealing with early-stage companies, working with everything from product development to fundraising. He’s seen firsthand where a founder's energy is elevated and drowned. Creation such as coding, sales, customer discovery surely elevates, and administrative paperwork sucks it all out as a black hole.

This knowledge and background gave him a unique vision into the startup process. He understood the real cost of bureaucracy, which is the main true resource of a founder – their time. This gave Daniil a great idea for creating EasyBiz.

A lightbulb moment while drowning in paperwork

When Daniil first set up a business in Luxembourg, he expected some obstacles. What he got was a six-month nightmare of confusion, frustration, and old-school bureaucracy.

“It was a nightmare,” Daniil recalls. “Old-school legal assistants, lawyers… it was complicated. I didn't even know what to ask or what answers to expect to get proper results. I thought: this is ridiculous. Why is nobody fixing this? That's where the idea for EasyBiz came from — to make company management simple.”

For many founders, especially those from abroad, this story is painfully familiar: endless forms, confusing websites, pricey consultants, and zero clear guidance. That frustration wasn't just a bad memory, it became the blueprint for EasyBiz.

Built by a founder, for founders

Daniil didn't start EasyBiz because he loves admin. He started it because he believes bureaucracy is a business killer.

“I know what brings value to a business — development, R&amp;D, sales, clients,” he states. “Bureaucracy creates zero value. But it's something every founder has to deal with. That time should be spent growing the business, not fighting admin.”

From solo tech entrepreneurs to growing startup teams, founders want to spend their time on their product and customers, not tax codes and ledgers. EasyBiz is designed to give them that time back. Every feature on the platform starts with one question: how can we make life radically easier for a founder?

So, what exactly is Easybiz?

Think of EasyBiz as the mission control for your company. It’s an all-in-one platform that handles the complicated back-office stuff so you don’t have to. It's built on a foundation of smart automation and expert oversight.

“There are two parts,” Daniil explains. “First, the stuff you don't see — automated bookkeeping that cuts costs and errors. Second, the stuff you do see — invoice recognition, bank syncing, and real-time dashboards. Everything is synced. You can create invoices, track payroll, and manage everything in one place. Before this, you needed three tools. Now it's one.”

Let’s break that down:

Instead of a six-month headache, you get a guided, digital-first process. The platform tells you exactly what you need and when. No more guessing. "It’s like setting up a company in the U.S. — a few hours, fully online. That’s the experience we’re building." And yes, while legal steps like KYC (Know Your Customer) are still required by law, EasyBiz digitises and simplifies them as much as legally possible.

For incorporation

Once you're set up, the platform becomes your command centre. Snap a picture of a receipt, and it's automatically logged. Connect your bank, and your transactions are seamlessly synced. Create and send professional invoices in seconds.

For daily operations

The real-time Profit &amp; Loss (P&amp;L) dashboard isn't just a feature, it's a superpower. You don’t have to wait for your accountant to send a report a month later. You have a live, up-to-the-minute view of your company's financial health, allowing you to make smarter, faster decisions about hiring, spending, and growth.

For financial clarity

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The best of both worlds

What makes EasyBiz truly different? It's not just another software tool, and it's not just another accounting firm. It's the perfect hybrid of both.

This structure is designed to eliminate the weaknesses of both models.

The problem with a "software-only" approach is that generic accounting software is often built for accountants, full of jargon that founders don't understand. More importantly, when you have a specific question about Luxembourg tax law, the software can't help you. You're on your own.

The problem with traditional firms is that they have the expertise, but their processes are often manual, slow, and vague. They operate on their own time, use outdated systems, and communicate via email, leading to delays and frustration.

Daniil comes from the tech world with 12 years of experience building innovative products. In order to handle Luxembourg’s complex business rules, he needed a partner who knew the system inside out. That’s where Aurore Calvi came in with her 25 years of experience in finance, accounting, and compliance. Aurore had spent her career navigating the Luxembourg’s financial regulations. Having been a Managing Partner at OmniTrust and a Board Member of the Ordre des Experts Comptables Luxembourg, she not only put deep expertise on the table but also a shared vision to create a solution that simplifies business setup without losing compliance. Together, they built a fully licensed solution that's both tech-savvy and 100% compliant.

“You can't change the laws,” Daniil says, “but you can make it way easier to follow them. We built a platform that's fully licensed and easy to use. You just answer simple questions, and we handle the rest.”

While old-school firms build tools for accountants, EasyBiz is built for one person: the founder.

Why Luxembourg still wins

With so many reasons to launch and grow a business in Luxembourg, Daniil is on a mission to make the experience as effortless as possible, ensuring that bureaucracy never stands in the way of ambitious founders choosing to build here.

“Actually, I didn't choose Luxembourg — Luxembourg chose me,” he explains. “I started a consulting business here long ago. So EasyBiz didn't start because I wanted to build something in Luxembourg; it started because I wanted to fix how things work in Luxembourg.”

So, if you’re interested in <a href="https://easybiz.lu/en/blog/how-to-create-startup-in-luxembourg">launching your startup in Luxembourg</a>, you’re already on the right track.

What's next for EasyBiz?

The mission doesn't stop at one country. Belgium and France are next on the list, with a simple goal: create a single, seamless platform to start and run your business anywhere in Europe.

The team’s culture is built around this relentless drive for simplification.

“The team and the mindset make us special,” Daniil says. “Everyone here is obsessed with simplifying things for entrepreneurs. We’re builders. We hate bureaucracy. I use EasyBiz for my own companies, and I’m our toughest client.”

This internal feedback loop is critical. The vision is constantly evolving based on what founders need.

“We listen to our clients — most new features come directly from their feedback.”

His final piece of advice for other founders?

“Just try. Don't waste two months perfecting a plan. Start, test, and adjust. Most of your plan will be wrong anyway. Focus on your clients, not competitors. Bring them real value — that's what matters.”

Ready to build your business, not battle bureaucracy?

Spend less time on admin and more time on what counts. Discover how EasyBiz is simplifying company management for founders across Europe.

<a href="https://easybiz.lu/">Get started with EasyBiz.</a>

Daniil Kirikov is an Easybiz co-founder who turned his frustration into a mission.

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Voici Daniil Kirikov. Il est un vrai constructeur, un entrepreneur de vie. S'il y a une chose qu'il comprend bien, c'est ce dont les fondateurs ont besoin pour réussir et, plus important encore, ce qui les empêche d'y parvenir.

Alors, lorsqu'il s'est retrouvé coincé pendant des mois dans un chaos administratif juste pour lancer une entreprise au Luxembourg, il ne s'est pas contenté de se plaindre. Il a décidé de créer la solution.

Cette solution, c'est <a href="https://easybiz.lu/fr">EasyBiz</a>, une plateforme conçue pour rendre le lancement et la gestion d'une entreprise en Europe, et plus particulièrement au Luxembourg, aussi rapides et fluides que possible.

L'état d'esprit d'un fondateur : observer le problème de l'intérieur

Avant EasyBiz, Daniil a fondé 3F Venture Studio, une entreprise qui crée des startups visant à simplifier les opérations commerciales. Il a des années d'expérience dans le domaine des entreprises en phase de démarrage, travaillant sur tous les aspects, du développement de produits à la levée de fonds. Il a pu constater de ses propres yeux ce qui stimule et ce qui sape l'énergie d'un fondateur. Les activités créatives telles que le codage, la vente et la recherche de clients sont sans aucun doute stimulantes, tandis que les tâches administratives les épuisent comme un trou noir.

Ces connaissances et cette expérience lui ont donné une vision unique du processus de création d'une start-up. Il a compris le coût réel de la bureaucratie, qui est la principale ressource d'un fondateur : son temps. Cela a donné à Daniil une excellente idée pour créer EasyBiz.

Une idée de génie née dans la paperasse

Lorsque Daniil a créé son entreprise au Luxembourg, il s'attendait à rencontrer quelques obstacles. Il a vécu six mois de cauchemars de confusion, de frustration et de bureaucratie à l'ancienne.

« C'était un cauchemar », se souvient Daniil. « Des assistants juridiques à l'ancienne, des avocats… c'était compliqué. Je ne savais même pas quoi demander ni quelles réponses attendre pour obtenir des résultats satisfaisants. Je me suis dit : c'est ridicule. Pourquoi personne ne remédie à cela ? C'est de là qu'est venue l'idée d'EasyBiz : simplifier la gestion d'entreprise. »

Pour de nombreux fondateurs, en particulier ceux qui viennent de l'étranger, cette histoire est douloureusement familière : des formulaires interminables, des sites web confus, des consultants coûteux et aucune orientation claire. Cette frustration n'était pas seulement un mauvais souvenir, elle est devenue le plan d'EasyBiz.

Conçu par un fondateur, pour les fondateurs

Daniil n'a pas lancé EasyBiz parce qu'il aime l'administration. Il l'a lancé parce qu'il pense que la bureaucratie tue les entreprises.

« Je sais ce qui apporte de la valeur à une entreprise : le développement, la R&amp;D, les ventes, les clients », affirme-t-il. « La bureaucratie ne crée aucune valeur. Mais c'est quelque chose auquel tous les fondateurs doivent faire face. Ce temps devrait être consacré à la croissance de l'entreprise, et non à la lutte contre l'administration. »

Des entrepreneurs technologiques indépendants aux équipes de start-up en pleine croissance, les fondateurs veulent consacrer leur temps à leur produit et à leurs clients, et non aux codes fiscaux et aux registres comptables. EasyBiz est conçu pour leur redonner ce temps. Chaque fonctionnalité de la plateforme part d'une question : comment pouvons-nous faciliter radicalement la vie d'un fondateur ?

Alors, EasyBiz c’est quoi exactement ?

Considérez EasyBiz comme le centre de contrôle de votre entreprise. Il s'agit d'une plateforme tout-en-un qui gère les tâches administratives complexes à votre place. Elle repose sur une automatisation intelligente et une supervision experte.

Comment ? Grâce à l'automatisation intelligente.

« Il y a deux parties », explique Daniil. « Premièrement, ce que vous ne voyez pas : la comptabilité automatisée qui réduit les coûts et les erreurs. Deuxièmement, ce que vous voyez : la reconnaissance des factures, la synchronisation bancaire et les tableaux de bord en temps réel. Tout est synchronisé. Vous pouvez créer des factures, suivre les salaires et tout gérer en un seul endroit. Avant, vous aviez besoin de trois outils. Maintenant, il n'en faut plus qu'un. »

Analysons cela :

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Le meilleur des deux mondes

Qu'est-ce qui rend EasyBiz vraiment différent ? Ce n'est pas simplement un autre outil logiciel, ni un autre cabinet comptable. C'est le parfait hybride des deux.

Cette structure est conçue pour éliminer les faiblesses des deux modèles.

Le problème avec une approche « uniquement logicielle » est que les logiciels de comptabilité génériques sont souvent conçus pour les comptables et regorgent de jargon incompréhensible pour les fondateurs. Plus important encore, lorsque vous avez une question spécifique sur la législation fiscale luxembourgeoise, le logiciel ne peut pas vous aider. Vous êtes livré à vous-même.

Le problème avec les cabinets traditionnels est qu'ils ont l'expertise, mais leurs processus sont souvent manuels, lents et vagues. Ils fonctionnent à leur propre rythme, utilisent des systèmes obsolètes et communiquent par e-mail, ce qui entraîne des retards et de la frustration.

Daniil vient du monde de la technologie et possède 12 ans d'expérience dans la création de produits innovants. Afin de gérer les règles commerciales complexes du Luxembourg, il avait besoin d'un partenaire qui connaissait le système sur le bout des doigts. C'est là qu'Aurore Calvi est entrée en scène, forte de ses 25 ans d'expérience dans la finance, la comptabilité et la conformité. Aurore a passé sa carrière à naviguer dans les réglementations financières luxembourgeoises. Ayant été associée gérante chez OmniTrust et membre du conseil d'administration de l'Ordre des Experts Comptables Luxembourg, elle a non seulement apporté une expertise approfondie, mais aussi une vision commune pour créer une solution qui simplifie la création d'entreprise sans perdre la conformité. Ensemble, ils ont mis au point une solution entièrement agréée, à la fois technologiquement avancée et 100 % conforme.

« On ne peut pas changer les lois, explique Daniil.&nbsp;«&nbsp;Mais on peut faciliter leur respect. Nous avons créé une plateforme entièrement agréée et facile à utiliser. Il suffit de répondre à quelques questions simples, et nous nous occupons du reste. »

Alors que les entreprises traditionnelles développent des outils pour les comptables, EasyBiz est conçu pour une seule personne : le fondateur.

Pourquoi le Luxembourg gagne toujours

Avec autant de raisons de lancer et de développer une entreprise au Luxembourg, Daniil s'est donné pour mission de rendre l'expérience aussi simple que possible, en veillant à ce que la bureaucratie ne soit jamais un obstacle pour les fondateurs ambitieux qui choisissent de s'installer ici.

« En réalité, je n'ai pas choisi le Luxembourg, c'est le Luxembourg qui m'a choisi », explique-t-il. « J'ai lancé une entreprise de conseil ici il y a longtemps. EasyBiz n'a donc pas vu le jour parce que je voulais créer quelque chose au Luxembourg, mais parce que je voulais améliorer le fonctionnement des choses au Luxembourg. »

Si vous souhaitez lancer votre start-up au Luxembourg, vous êtes donc déjà sur la bonne voie.

Quelle est la prochaine étape pour EasyBiz ?

La mission ne s'arrête pas dans un seul pays. La Belgique et la France sont les prochaines sur la liste, avec un objectif simple : créer une plateforme unique et transparente pour créer et gérer votre entreprise partout en Europe.

La culture de l'équipe repose sur cette volonté incessante de simplification.

« C'est l'équipe et l'état d'esprit qui nous rendent spéciaux », explique Daniil. « Ici, tout le monde est obsédé par la simplification des choses pour les entrepreneurs. Nous sommes des bâtisseurs. Nous détestons la bureaucratie. J'utilise EasyBiz pour mes propres entreprises, et je suis notre client le plus exigeant. »

Cette boucle de rétroaction interne est essentielle. La vision évolue constamment en fonction des besoins des fondateurs.

« Nous écoutons nos clients : la plupart des nouvelles fonctionnalités proviennent directement de leurs commentaires. »

Son dernier conseil aux autres fondateurs ?

« Tout simplement, essayez. Ne perdez pas deux mois à perfectionner un plan. Lancez-vous, testez et ajustez. De toute façon, la plupart de vos plans seront erronés de toute façon. Concentrez-vous sur vos clients, pas sur vos concurrents. Apportez-leur une réelle valeur ajoutée, c'est ce qui compte. »

Prêt à développer votre entreprise sans vous battre contre la bureaucratie ?

Consacrez moins de temps à l'administration et plus de temps à ce qui compte vraiment. Découvrez comment EasyBiz simplifie la gestion d'entreprise pour les fondateurs à travers l'Europe.

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Daniil Kirikov est le cofondateur d'EasyBiz, qui a transformé sa frustration en mission.

Ce fondateur a créé une entreprise pour éliminer la paperasserie.

Hate paperwork? This founder built a company to kill it

Types of internships in Luxembourg

When discussing student internships, the primary step is to understand this concept and identify the categories within this definition.&nbsp;

A student internship is a temporary placement in a company or institution with an educational focus, designed to enable students to gain practical experience, career guidance, and training that complements their studies.

These internships should not be confused with student jobs, such as working as a cashier at McDonald's, as their purpose is completely different. From the student's point of view, the purpose is not only financial but also to put into practice the theory acquired at school. From the company's point of view, the purpose should not be to cover staffing needs or replace employees but to facilitate learning and professionalization. An intern cannot be assigned tasks with a performance or responsibility similar to that of a worker and must always be supervised by a mentor whose job is to support, guide, and advise them throughout the internship.

Furthermore, not all student participation in companies, even if for educational purposes, can be considered an internship. There is one circumstance in which students must participate in a company's activities as part of their studies but which is not considered a student internship or a job: activities carried out under what is called an apprenticeship contract. This type of contract is a dual vocational training model in which the student alternates between paid practical periods in a company and theoretical training in an educational center. These periods in the company are not called student internships, they are governed by a different legal framework, their characteristics and conditions are different, and they fall outside the scope of this article. 

Excluding jobs without an educational purpose and apprenticeship contracts, internships in companies for educational purposes are divided into two main categories:

Internship compensation in Luxembourg

One of the most important points when discussing internships is the salary for internships in Luxembourg, as this is strictly regulated. The salary depends on the intern's level of education and the duration of the internship, bearing in mind that internships completed with the same supervisor, whether during the same school year or academic year, or during the 12 months following the last school enrollment, are added together and considered as a single internship.

The following table summarizes the minimum monthly salary for an intern in Luxembourg in each case. Naturally, the company is free to pay compensation above the minimum required by law if it so wishes.

Main regulations

Regulations governing student internships are not limited to salary and establish certain requirements or characteristics that must be met. The most important of these are listed below:

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Conclusion

Doing an internship in Luxembourg is a unique opportunity for students and recent graduates who want to gain professional experience. It is not just a requirement to complete your studies, a break from school, or a way to earn some money; it is an important opportunity to gain experience, apply the knowledge acquire at university, make professional contacts, and open a path to the job market. 

As seen in the article, internships in Luxembourg are regulated in terms of both salary compensation and characteristics. Although the main regulations have been clarified here, you may still have questions. If this is the case, remember that EasyBiz can help you clarify them. Contact us and we will help you.

Internships in Luxembourg are strictly regulated and usually paid if they last more than four weeks. The minimum monthly salary depends on the intern’s level of education and the internship duration. For internships of 4–12 weeks, interns receive at least 40% of the minimum salary (skilled or unskilled, depending on education), and for 13–26 weeks, at least 75%. Internships shorter than four weeks do not require payment. Internship durations with the same employer within 12 months are cumulative.

The duration of internships depends on their type. Mandatory (compulsory) internships linked to a study program have no fixed maximum and depend on academic requirements. Voluntary internships are typically limited to a maximum of six months in the same company within a two-year period, either full-time or part-time, according to legal guidelines.

Yes, recent graduates can do internships in Luxembourg, provided they finished their studies within the past 12 months and are no longer enrolled in any educational institution. This allows them to gain valuable professional experience and facilitate their entry into the job market.

This article discusses student internships, reviewing the associated regulations, and conditions.

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Types de stages au Luxembourg

Lorsque l'on aborde la question des stages étudiants, la première étape consiste à comprendre ce concept et à identifier les catégories qui entrent dans cette définition.

Un stage étudiant est un placement temporaire dans une entreprise ou une institution à vocation éducative, destiné à permettre aux étudiants d'acquérir une expérience pratique, une orientation professionnelle et une formation complémentaire à leurs études.

Ces stages ne doivent pas être confondus avec les emplois étudiants, tels que le travail de caissier chez McDonald's, car leur objectif est tout à fait différent. Du point de vue de l'étudiant, l'objectif n'est pas seulement financier, mais aussi de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises à l'école. Du point de vue de l'entreprise, l'objectif ne doit pas être de couvrir des besoins en personnel ou de remplacer des employés, mais de faciliter l'apprentissage et la professionnalisation. Un stagiaire ne peut se voir confier des tâches dont l'exécution ou la responsabilité est similaire à celle d'un travailleur et doit toujours être supervisé par un tuteur dont le rôle est de le soutenir, de le guider et de le conseiller tout au long du stage.

En outre, toute participation d'étudiants dans des entreprises, même à des fins éducatives, ne peut être considérée un stage. Il existe un cas particulier dans lequel les étudiants doivent participer aux activités d'une entreprise dans le cadre de leurs études, mais qui n'est pas considéré comme un stage étudiant ou un emploi : il s'agit des activités réalisées dans le cadre d'un contrat d'apprentissage. Ce type de contrat est un modèle de formation professionnelle en alternance dans lequel l'étudiant alterne entre des périodes pratiques rémunérées dans une entreprise et une formation théorique dans un centre d'enseignement. Ces périodes en entreprise ne sont pas appelées stages étudiants, elles sont régies par un cadre juridique différent, leurs caractéristiques et leurs conditions sont différentes et elles ne relèvent pas du champ d'application du présent article.

À l'exclusion des emplois sans but éducatif et des contrats d'apprentissage, les stages en entreprise à des fins éducatives se divisent en deux grandes catégories :

Rémunération des stages au Luxembourg

L'un des points les plus importants à aborder lorsqu'on parle de stages est la rémunération des stagiaires au Luxembourg, car celle-ci est strictement réglementée. La rémunération dépend du niveau d'études du stagiaire et de la durée du stage, en tenant compte du fait que les stages effectués auprès du même tuteur, que ce soit pendant la même année scolaire ou universitaire, ou pendant les 12 mois suivant la dernière inscription scolaire, sont additionnés et considérés comme un seul stage.

Le tableau suivant résume le salaire mensuel minimum d'un stagiaire au Luxembourg dans chaque cas. Bien entendu, l'entreprise est libre de verser une rémunération supérieure au minimum légal si elle le souhaite.

Principales réglementations

La réglementation relative aux stages étudiants ne se limite pas au salaire et fixe certaines conditions ou caractéristiques à respecter. Les plus importantes sont énumérées ci-dessous:

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Faire un stage au Luxembourg est une opportunité unique pour les étudiants et les jeunes diplômés qui souhaitent acquérir une expérience professionnelle. Il ne s'agit pas seulement d'une condition requise pour terminer vos études, d'une pause dans vos études ou d'un moyen de gagner un peu d'argent, mais d'une occasion importante d'acquérir de l'expérience, de mettre en pratique les connaissances acquises à l'université, de nouer des contacts professionnels et de vous ouvrir la voie vers le marché du travail. 

Comme le montre cet article, les stages au Luxembourg sont réglementés tant en termes de rémunération que de caractéristiques. Bien que les principales réglementations aient été clarifiées ici, vous pouvez encore avoir des questions. Si tel est le cas, n'oubliez pas que EasyBiz peut vous aider à y répondre. Contactez-nous et nous vous aiderons.

Stages étudiants, réglementation applicable et autres détails importants.

Guide pratique des stages étudiants au Luxembourg

Practical guide to student internships in Luxembourg

What is VIES and what is it for?

The VIES (VAT Information Exchange System) is an online tool created by the European Union that allows companies and tax authorities in different European countries to quickly check whether a particular VAT number is registered to operate with other EU countries.

To make it clearer, there is nothing better than an example. Imagine that your company in Luxembourg is going to sell products to a company located in France. According to European tax legislation, sales of goods or services to business customers in other European countries must be invoiced without VAT provided that the customer is registered for VAT in their country and is listed as authorized for intra-Community transactions in the VIES system. 

Therefore, in order to invoice the sale without VAT, you need to know whether the French company meets these characteristics and has a VAT number authorized for intra-Community transactions. 

What should you do then? Simple, go to <a href="https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation">the VIES website</a>, enter your French customer's VAT number and the system will instantly tell you if the number is valid and active. If the number appears as valid in VIES, Luxembourg authorizes you to invoice the sale without VAT, and you must keep the confirmation as proof for your accounting records.

The VIES is therefore a key component of the European tax system, as it prevents companies that are not authorized to carry out exempt intra-Community transactions from being invoiced without VAT. However, it does not only have this function, it also facilitates cross-border tax audits and the exchange of information between the tax administrations of the Member States. In addition, this platform also helps to detect suspicious transactions and sophisticated fraud such as carousel fraud, in which companies take advantage of the VAT exemption on genuine intra-Community transactions and then sell these goods in their own country with VAT and disappear without paying that VAT to the national tax authorities.

Difference between domestic and intra-Community transactions

As seen in the previous example, VIES makes it possible to validate VAT numbers in Europe and thus verify whether a company can carry out intra-Community transactions exempt from VAT. However, there are still some questions to be answered, such as how this differs from domestic transactions, or when it is actually mandatory to use VIES. Let's clarify these points by examining the VAT procedure for domestic transactions and intra-Community transactions.&nbsp;

What must a company do before operating in the EU?

Before a company can begin operating with other companies in the European Union, it must ensure that its VAT number is correctly enabled for intra-Community transactions. 

It is important to note that it is not enough to have a national VAT number; it is essential that this number is registered and active for trade at European level.

NOTE:

In some cases, it is already active from the outset, as the VAT number application form usually includes a box asking whether intra-Community transactions will be carried out, and if this box is ticked from the outset, the VAT number assigned will be activated in the VIES. If this box has not been checked from the outset, the company must request the activation of the VAT number for transactions in the EU from its tax administration. To verify whether the VAT number is active, simply check the VAT number in the VIES by entering the number in the portal's search engine. 

This check is extremely important, whether you are a buyer or a seller. If you are a buyer and your number does not appear in VIES, your suppliers will not be able to recognize it as valid and will not be able to invoice you without VAT. Conversely, if you are a seller, you must verify that your European customers' VAT numbers are enabled for intra-Community transactions in order to invoice them without VAT, otherwise, you will have to charge VAT. 

Failure to comply with this step can have significant consequences. The company could be forced to charge or pay national VAT on transactions that should be exempt, lose business opportunities, face delays in international payments, and even receive penalties or surcharges in the event of a tax inspection.

VIES is an essential tool for any European company that wants to operate safely and transparently in the intra-Community market. Validating the VAT number of business partners is not only a legal requirement, but also an effective way to protect yourself against administrative errors and help detect potential fraud. As seen, the system is fairly simple, although there are important concepts that must be understood in order to use it, so this article has attempted to explain them clearly. We have discussed the usefulness of the portal, when it should be used, and how to make sure the VAT number is valid for intra-European transactions. 

However, you may still have unresolved questions or doubts about specific situations. If this is the case and you want to go into more detail, don't forget that EasyBiz is here to help. <a href="https://easybiz.lu/register-for-vat-in-luxembourg">Contact us and we clear up your doubts</a>.

Any business in the European Union that carries out business-to-business (B2B) transactions with partners in other EU member states needs to use the VIES. This includes suppliers and purchasers who want to verify the validity of their trading partners’ VAT numbers before issuing or receiving invoices exempt of VAT under the EU’s intracommunity rules.

No, it is not possible to lawfully conduct intracommunity trade as a business unless your VAT number is registered and active in the VIES. Only companies that appear in the VIES database are authorized to benefit from the VAT exemption on B2B transactions between EU countries.

Failing to verify VAT numbers through VIES can expose your business to several risks, including being liable for VAT you thought was exempt, facing tax penalties or fines, and losing the right to zero-rate your invoices. It can also damage your company’s reputation and lead to cash-flow problems if the tax authority later reassesses your transactions.

VIES is a system for validating the VAT numbers of businesses involved in B2B transactions within the EU, ensuring VAT exemption eligibility. OSS, on the other hand, is a portal that simplifies VAT reporting and payment for businesses making B2C sales to consumers in multiple EU countries, allowing them to declare all VAT due in one member state.

What VIES is, when it is used, and how it affects sales and purchases in the EU.

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Qu'est-ce que le VIES et à quoi sert-il ?

Le VIES (système d'échange d'informations sur la TVA) est un outil en ligne créé par l'Union européenne qui permet aux entreprises et aux autorités fiscales de différents pays européens de vérifier rapidement si un numéro de TVA particulier est enregistré pour opérer avec d'autres pays de l'UE.

Pour être plus clair, rien de mieux qu'un exemple. Imaginez que votre entreprise au Luxembourg va vendre des produits à une entreprise située en France. Selon la législation fiscale européenne, les ventes de biens ou de services à des clients professionnels dans d'autres pays européens doivent être facturées sans TVA, à condition que le client soit enregistré à la TVA dans son pays et figure dans la liste des opérateurs autorisés à effectuer des transactions intracommunautaires dans le système VIES. 

Par conséquent, afin de facturer la vente sans TVA, vous devez savoir si l'entreprise française répond à ces caractéristiques et dispose d'un numéro de TVA autorisé pour les transactions intracommunautaires. 

Que faire dans ce cas ? C'est simple, allez-y sur le <a href="https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation">site web du VIES</a>, saisissez le numéro de TVA de votre client français et le système vous indiquera instantanément si ce numéro est valide et actif. Si le numéro apparaît comme valide dans le VIES, le Luxembourg vous autorise à facturer la vente sans TVA et vous devez conserver la confirmation comme preuve pour vos registres comptables.

Le VIES est donc un élément clé du système fiscal européen, car il empêche les entreprises qui ne sont pas autorisées à effectuer des transactions intracommunautaires exonérées d'être facturées sans TVA. Cependant, il n'a pas seulement cette fonction, il facilite également les contrôles fiscaux transfrontaliers et l'échange d'informations entre les administrations fiscales des États membres. En outre, cette plateforme permet également de détecter les transactions suspectes et les fraudes sophistiquées telles que la fraude carrousel, dans laquelle des entreprises profitent de l'exonération de TVA sur des transactions intracommunautaires authentiques, puis vendent ces biens dans leur propre pays avec TVA et disparaissent sans payer cette TVA aux autorités fiscales nationales.

Différence entre les transactions nationales et intracommunautaires

Comme le montre l'exemple précédent, le VIES permet de valider les numéros de TVA en Europe et donc de vérifier si une entreprise peut effectuer des transactions intracommunautaires exonérées de TVA. Cependant, certaines questions restent en suspens, telles que la différence avec les transactions nationales ou les cas dans lesquels l'utilisation du VIES est obligatoire. Clarifions ces points en examinant la procédure de TVA applicable aux transactions nationales et intracommunautaires.

Que doit faire une entreprise avant d'exercer ses activités dans l'UE ?

Avant de pouvoir commencer à exercer ses activités avec d'autres entreprises dans l'Union européenne, une entreprise doit s'assurer que son numéro de TVA est correctement activé pour les transactions intracommunautaires. 

Il est important de noter qu'il ne suffit pas d'avoir un numéro de TVA national ; il est essentiel que ce numéro soit enregistré et actif pour le commerce au niveau européen.&nbsp;

Dans certains cas, il est déjà actif dès le départ, car le formulaire de demande de numéro de TVA comprend généralement une case demandant si des transactions intracommunautaires seront effectuées, et si cette case est cochée dès le départ, le numéro de TVA attribué sera activé dans le VIES. Si cette case n'a pas été cochée dès le départ, l'entreprise doit demander l'activation du numéro de TVA pour les transactions dans l'UE auprès de son administration fiscale. Pour vérifier si le numéro de TVA est actif, il suffit de vérifier le numéro de TVA dans le VIES en saisissant le numéro dans le moteur de recherche du portail. 

Cette vérification est extrêmement importante, que vous soyez acheteur ou vendeur. Si vous êtes acheteur et que votre numéro n'apparaît pas dans le VIES, vos fournisseurs ne pourront pas le reconnaître comme valide et ne pourront pas vous facturer sans TVA. À l'inverse, si vous êtes vendeur, vous devez vérifier que les numéros de TVA de vos clients européens sont activés pour les transactions intracommunautaires afin de pouvoir les facturer sans TVA, sinon vous devrez facturer la TVA.

Le non-respect de cette étape peut avoir des conséquences importantes. L'entreprise pourrait être contrainte de facturer ou de payer la TVA nationale sur des transactions qui devraient être exonérées, perdre des opportunités commerciales, subir des retards dans les paiements internationaux, voire se voir infliger des pénalités ou des surtaxes en cas de contrôle fiscal.

VIES est un outil indispensable pour toute entreprise européenne qui souhaite opérer en toute sécurité et en toute transparence sur le marché intracommunautaire. La validation du numéro de TVA de vos partenaires commerciaux n'est pas seulement une obligation légale, mais aussi un moyen efficace de vous protéger contre les erreurs administratives et de détecter les fraudes potentielles. Comme nous l'avons vu, le système est assez simple, mais il comporte des concepts importants qu'il faut comprendre pour pouvoir l'utiliser. Cet article a donc tenté de les expliquer clairement. Nous avons discuté de l'utilité du portail, des cas dans lesquels il doit être utilisé et de la manière de s'assurer que le numéro de TVA est valide pour les transactions intra-européennes.  

Cependant, vous pouvez encore avoir des questions ou des doutes sur des situations spécifiques. Si tel est le cas et que vous souhaitez obtenir plus de détails, n'oubliez pas qu'EasyBiz est là pour vous aider. <a href="https://easybiz.lu/fr/enregistrer-tva-luxembourg">Contactez-nous et nous répondrons à vos questions</a>.

Le VIES, quand il est utilisé et comment il affecte les ventes et les achats dans l'UE.

VIES et TVA intracommunautaire : guide pratique

VIES and intra-Community VAT: Practical guide

What is payroll?

Payroll simply means ‘the process to pay your employees’, which includes from gross salary, to deductions, employer contributions and finally the net pay. In more detail:

Payroll in Luxembourg

Luxembourg is considered a hub in Europe when it comes to jobs, high wages, and a dynamic labor market which leads to innovative labor laws. The luxembourgish payroll system though can be intimidating to newcomers due to its complicated social security rules and the required multilingual documentation. 

For a company to successfully navigate the Luxembourgish payroll system in 2025, it means a deep understanding of all administrative processes and of course being compliant to all rules, laws and regulations regarding hiring and paying employees. In this article, we will see what are the options of setting up and managing payroll in Luxembourg.

Key payroll details for Luxembourg in 2025

The minimum wage effective May 1, 2025 is 2.703,74 euros/month for unskilled workers and 3.244,48 euros/month for skilled workers.

The standard working hours are 40 hours weekly.

Overtime, by law, cannot exceed 10 hours/day or 48 hours/week.

Every employee in Luxembourg is entitled to paid leave (vacation) for a minimum of 5 weeks, up to 26 weeks of sick leave, 20 weeks maternity leave or 10 days paternity leave. On top of that, everyone is entitled to 11 days of official national holidays every year.

The peculiarities of the Luxembourgish payroll system

Luxembourg has quite a challenging payroll system and some of the reasons are:

Quick step-by-step guide to set up payroll in Luxembourg

When you have your company up and running and registered with RCS (Registry of Commerce and Companies), CCSS (Social security), VAT and tax authorities, you can start setting up the payroll process by following those simple steps:

1️⃣ New company bank account specifically for paying employees

2️⃣ Employee data registration

What is payroll and how is it structured in Luxembourg.

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