EasyBiz Team

Definition of a permanent contract (CDI)

Before anything else, we must first clarify the meaning of a CDI contract, so let's go to it: an employment contract is an agreement by which a person undertakes to perform an activity on behalf of another under a relationship of subordination in exchange for remuneration.&nbsp;

In this order of ideas, we know that before a worker starts working for an employer, it is then necessary to sign an employment contract that regulates and formalizes the employment relationship between both parties.

The permanent employment contract, as its name indicates, is an employment contract with no expiration date, however, it may be terminated unilaterally at any time at the will of one of the parties, provided that certain conditions are met and the termination procedures are respected.

Prerequisites

It is important to bear in mind that there are two prerequisites an employer must meet before being able to conclude a permanent employment contract in Luxembourg. First, the employer must declare a vacancy to the Employment Development Agency (ADEM), this declaration allows the ADEM to check the availability of job applicants who have priority right to recruitment. Secondly, the employer must give prior notice of the vacancy to the employees with fixed-term contracts in his company having the same position.

Mandatory information in a permanent contract

In Luxembourg the employment contract must be drawn up at the latest at the time the employee starts working and two copies must be made, one of which is kept by the employer and the other by the employee. In addition, according to Luxembourg law, all employment contracts must contain the following information:

Additionally, some elements are not always part of the employment relationship and therefore do not always have to be present. However, if these elements are to be part of the employment relationship, they must be added:

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Trial period

When contracting in Luxembourg, one should remember that any employment contract may include a probationary period. This is a period at the beginning of the employment contract during which both parties can quickly terminate the employment contract and whose purpose is to allow the employee to make sure that the position satisfies him and to allow the employer to evaluate the employee's skills.

The minimum duration is 2 weeks and the maximum duration depends on the worker's level of qualification and salary: 3 months if the worker does not have a level of training equivalent to that of the CATP/DAP, 6 months if his level is equal to or higher than the CATP/DAP, or 12 months if the worker receives a gross monthly salary equal to or higher than 4,938.75 euros according to the index in force.

Conditions for terminating a permanent contract

As mentioned at the beginning the permanent employment contract is an employment contract without an expiration date but a CDI contract termination can occur at any time at the will of one of the parties provided that certain conditions are met and the termination procedures established by law are respected. According to the law, a permanent contract can be terminated in multiple ways:

Employee initiative

All employees have the right to resign without stating a reason but must respect a minimum notice period except in the case of serious misconduct on the part of the employer. This notice must be one month if the employee has been with the company for less than 5 years, 2 months if between 5 and 10 years or 3 months if 10 years or more.

Employer initiative

There are several reasons for which an employer may notify its employees of the termination of an indefinite-term contract and depending on these, specific procedures must be followed.

Mutual agreement

Both parties can also terminate their employment relationship by mutual agreement.

Conclusion

The CDI contract represents the most stable form of employment relationship in Luxembourg, offers an indefinite duration, guarantees employees job security, full access to social rights and solid protection against unjustified dismissal. However, the drafting of the contracts establishing this relationship must be done, as we have seen, with great care and respecting all the rules established by law. If you need help with the drafting of such contracts, think of EasyBiz, we are here to help you.

A CDI is a permanent employment contract in Luxembourg, designed for roles without a predefined end date. Unlike a <a href="https://easybiz.lu/en/blog/what-is-cdd-contract-in-luxembourg">CDD</a>, which is fixed-term and typically used for temporary positions, the CDI offers long-term job security and additional rights. A CDD is more restrictive in terms of renewal and duration, while a CDI provides stability for both the employee and employer.

Yes, a CDI can be terminated without notice, but only in cases of gross misconduct. Such situations involve serious breaches of the employment relationship, like theft, violence, or severe insubordination. The employer must act quickly to notify the employee of the termination after the misconduct is discovered. In all other cases, a notice period is mandatory.

Employees with a CDI contract enjoy comprehensive rights, including access to the national minimum wage or a higher negotiated salary, paid annual leave (at least 26 days per year), social security coverage, including healthcare, pension, and unemployment benefits, protection against unfair dismissal, particularly for vulnerable groups like pregnant women or union representatives.

Yes, modifications to a CDI require mutual agreement between the employer and the employee. Changes to essential terms, like salary, working hours, or job responsibilities, cannot be imposed unilaterally. Unjustified alterations may result in disputes or claims for constructive dismissal.

Permanent employment: CDI contract, labor rights, termination, notice period, job security.

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Définition d'un contrat à durée indéterminée (CDI)

Avant toute chose, il convient de préciser la signification d'un contrat CDI, alors allons-y : un contrat de travail est une convention par laquelle une personne s'engage à exercer une activité pour le compte d'une autre dans un lien de subordination en échange d'une rémunération.

Dans cet ordre d'idées, nous savons qu'avant qu'un travailleur commence à travailler pour un employeur, il est nécessaire de signer un contrat de travail qui réglemente et formalise la relation de travail entre les deux parties.

Le contrat de travail à durée indéterminée, comme son nom l'indique, est un contrat de travail sans date d'expiration, mais il peut être résilié unilatéralement à tout moment par la volonté de l'une des parties, à condition que certaines conditions soient remplies et que les procédures de résiliation soient respectées.

Conditions préalables

Il est important de rappeler que deux conditions préalables doivent être remplies par l'employeur avant de pouvoir conclure un contrat de travail à durée indéterminée au Luxembourg. Premièrement, l'employeur doit déclarer un poste vacant à l'Agence pour le développement de l'emploi (ADEM). Cette déclaration permet à l'ADEM de vérifier la disponibilité des candidats à l'emploi qui bénéficient d'un droit de priorité à l'embauche. Deuxièmement, l'employeur doit informer au préalable  les employés du poste vacant à durée déterminée de son entreprise qui occupent le même poste.

Mentions obligatoires dans un contrat à durée indéterminée

Au Luxembourg, le contrat de travail doit être établi au plus tard au moment de l'entrée en service du salarié et en deux exemplaires, dont l'un est conservé par l'employeur et l'autre par le salarié. En outre, selon la loi luxembourgeoise, tout contrat de travail doit contenir les informations suivantes :

En outre, certains éléments ne font pas toujours partie de la relation de travail et ne doivent donc pas toujours être présents. Toutefois, si ces éléments doivent faire partie de la relation de travail, ils doivent être ajoutés :

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Période d'essai

Lorsque l'on contracte au Luxembourg, il faut se rappeler que tout contrat de travail peut comporter une période d'essai. Il s'agit d'une période située au début du contrat de travail, au cours de laquelle les deux parties peuvent rapidement mettre fin au contrat de travail et dont le but est de permettre à l'employé de s'assurer que le poste lui convient et à l'employeur d'évaluer les compétences de l'employé.

La durée minimale est de 2 semaines et la durée maximale dépend du niveau de qualification et du salaire du travailleur : 3 mois si le travailleur n'a pas un niveau de formation équivalent à celui du CATP/DAP, 6 mois si son niveau est égal ou supérieur au CATP/DAP, ou 12 mois si le travailleur perçoit un salaire mensuel brut égal ou supérieur à 4.938,75 euros selon l'indice en vigueur.

Conditions de résiliation d'un contrat à durée indéterminée

Comme indiqué au début, le contrat de travail à durée indéterminée est un contrat de travail sans date d'expiration, mais un contrat CDI peut être résilié à tout moment par la volonté de l'une des parties, à condition que certaines conditions soient remplies et que les procédures de résiliation prévues par la loi soient respectées. Selon la loi, un contrat à durée indéterminée peut être rompu de plusieurs manières :

Initiative du salarié

Tout salarié a le droit de démissionner sans motif mais doit respecter un préavis minimum sauf en cas de faute grave de l'employeur. Ce préavis doit être d'un mois si le salarié travaille dans l'entreprise depuis moins de 5 ans, de 2 mois s'il a entre 5 et 10 ans ou de 3 mois s'il a 10 ans ou plus.

Initiative de l'employeur

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un employeur peut notifier à ses employés la fin d'un contrat à durée indéterminée et, en fonction de celles-ci, des procédures spécifiques doivent être suivies.

Accord mutuel

Les deux parties peuvent également mettre fin à leur relation de travail d'un commun accord.

Le contrat CDI représente la forme la plus stable de la relation de travail au Luxembourg, il offre une durée indéterminée, garantit au salarié la sécurité de l'emploi, le plein accès aux droits sociaux et une solide protection contre les licenciements injustifiés. Toutefois, la rédaction des contrats établissant cette relation doit, comme constaté précédemment, être effectuée avec le plus grand soin et dans le respect de l'ensemble des règles prévues par la loi. Si vous avez besoin d'aide pour la rédaction de ces contrats, pensez à EasyBiz, nous sommes là pour vous aider.

L'emploi permanent : contrat CDI, droits du travail, rupture, préavis, sécurité de l'emploi.

Contrat CDI au Luxembourg

CDI Contract in Luxembourg

Self-employment, freelance and remote work in Luxembourg

As we mentioned in the introduction, in the world of entrepreneurship there are many terms to designate different working modes and it is possible to get confused without having a clear understanding of the concepts. So before we look at how to operate under these different modalities, let's see what are the main differences between all these work modes.

Self-employment

A <a href="https://easybiz.lu/en/blog/how-to-become-self-employed-in-luxembourg">self-employed</a> person is a professional who works on his or her own account, being self-employed implies operating one's own business or professional activity. Freelancers are responsible for managing their work, income and taxes, plus they have the power to decide exactly what projects they work on, determine when and with whom they work, and dictate their own personal style of work. Some common examples of freelancers are lawyers, doctors, consultants, traders or actors.

When operating as self-employed in Luxembourg it is not necessary to acquire any special status as is often the case in some neighboring countries, there is no official “self-employed” status. This means that there is no separate legal entity and there is no distinction between the personal property of the self-employed and the property used by the self-employed for professional purposes.

So far so simple, however, things start to get complicated if a self-employed person works through a company. For example, a person who operates through a <a href="https://easybiz.lu/en/blog/creation-sarl-luxembourg">SARL</a> without employees where the only manager is the owner himself. Some people might consider it as a self-employed person who has adopted a more formal structure (SARL) to manage his business benefiting from tax advantages or liability protection. While others might consider him as an entrepreneur or rather a micro-entrepreneur since he is at the head of a legally constituted company. The distinction at this point depends rather on context and personal appreciation.

Freelance

Freelancers are a subset of freelancers, they are people who work on numerous short-term projects and whose work is generally done for several clients on a contractual basis. Freelancers are individuals who collaborate with individuals or companies on an ad hoc basis and one thing that distinguishes them is that although they have independence they are more limited to the terms defined by client contracts.

As a general rule, freelance workers are mainly located in technology and information sectors such as web designers, journalists, programmers, consultants, content writers, photographers, or community managers.

Remote work

When talking about remote work in Luxembourg, it must be taken into account that this way of working can be carried out in a wide range of situations. It is possible to talk about remote work being self-employed, a freelancer or even a salaried worker. Below we have some examples of people who can work remotely in different modalities:

How to become a freelancer in Luxembourg

Since freelancers are a subcategory of self-employed workers, the requirements to work as a freelancer in Luxembourg are the same as those for self-employed workers. Below we will see then what is the procedure to work as an independent worker or as a freelancer in Luxembourg.

Obtaining an establishment authorization if necessary

The first step in becoming a self-employed or a freelancer in Luxembourg is to determine whether it is necessary to obtain an establishment permit and, if so, to take the administrative steps to obtain one.

An establishment permit must be applied for by those wishing to engage in a commercial activity, craft activity or certain liberal professions of a predominantly intellectual nature. Commercial activities include the purchase and sale of goods or services for profit such as retail stores, e-commerce and travel agencies. Craft activities involve manual or technical work requiring specific skills such as carpentry, plumbing, baking or hairdressing. Liberal activities, on the other hand, are intellectual or knowledge-based professions such as doctors, lawyers, architects or consultants.

It should also be noted that some activities do not follow this rule and do not require an establishment permit:

If you are not sure whether or not an activity requires an establishment permit in Luxembourg, it is best to consult the&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/dam-assets/catalogue-pdf/autorisation-etablissement-activites-soumises/activites-soumises-autorisation-etablissement.pdf">full list of activities requiring an establishment permit</a>&nbsp;available on Guichet.lu.&nbsp;&nbsp;

To obtain an establishment permit it is necessary to apply online through the MyGuichet.lu portal or send an application by post to the Ministry of Economy.

NOTE:

Registering the activity

If the activity to be carried out on a self-employed basis is a commercial activity, the independent entrepreneur must register in the Trade and Companies Register (RCS). This procedure must be done <a href="https://www.lbr.lu/login/TAMLoginServlet?TAM_OP=cert_login&amp;USERNAME=unauthenticated&amp;ERROR_CODE=0x00000000&amp;ERROR_TEXT=HPDBA0521I%20%20%20Successful%20completion&amp;METHOD=GET&amp;URL=%2Fmjrcs%2Fjsp%2Fsecuredcert%2FDisplayDepositFolderNewAction.action%3FFROM_MENU%3Dtrue%26time%3D1491207538557%26currentMenuLabel%3Dmenu.item.newdeposit&amp;REFERER=https%3A%2F%2Fguichet.public.lu%2F&amp;HOSTNAME=www.lbr.lu&amp;AUTHNLEVEL=5&amp;FAILREASON=&amp;PROTOCOL=https">online</a> using a LuxTrust certificate. To complete the procedure successfully it is necessary to have the following documents:

Register with the Social Security for self-employed persons.

Self-employed persons in Luxembourg must register themselves with <a href="https://ccss.public.lu/fr.html">the Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS)</a> and pay contributions according to their situation. This department is responsible for the management of the social security system in Luxembourg, including health insurance, pension insurance and other social benefits.

To register with the CCSS as a self-employed entrepreneur, it is necessary to send a <a href="https://guichet.public.lu/dam-assets/catalogue-formulaires/securite-sociale/document/declaration-entree-independant/declaration-entree-independant-fr.pdf">declaration of self-employment</a> to the CCSS. However, if you had to apply for an establishment authorization and you did it through MyGuichet.lu, you can also register with the CCSS on MyGuichet.lu using the pre-filled form that is automatically generated in the professional space.

Obtaining a TVA number

This step is not always compulsory as self-employed people whose annual turnover excluding taxes during a calendar year has not exceeded 35,000 euros benefit from a VAT exemption. However, determining whether or not a VAT number is needed is not so simple as there are some cases in which it will be necessary even if it is below this limit depending on the operations carried out or to be carried out by the company. Moreover, although it is not necessary to apply VAT in some cases it is advisable, for example if you plan to offer a B2B product or service, it is advisable to apply VAT regardless of the expected turnover.

To <a href="https://guichet.public.lu/fr/entreprises/creation-developpement/obligations-fiscales-sociales/impots/inscription-tva.html">register as a VAT taxpayer</a>, it is necessary to file an initial declaration or an option declaration with the Registration Duties, Estates and VAT Authority (AED). This procedure can be completed online at MyGuichet.lu.

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How to work remotely?

If working from home is your thing, you should consider that the requirements to operate in this way and the modalities to find this type of work will vary depending on whether you want to work independently or as a salaried employee. Let's explore these two avenues.

Remote work in Luxembourg as a self-employed or a freelance.

To work remotely either as a self-employed or as a freelance, it will first be necessary to perform the steps mentioned in the previous section to be able to practice in all legality. Then it will be necessary to find job opportunities and multiple alternatives exist for this purpose:

Working remotely on a salaried basis

It is also possible to work remotely as a salaried employee, in this case it will obviously be necessary to be able to work in an area where remote work is a viable option since not all jobs can be performed remotely. The next step will be to find a company that is willing to hire you under this modality. Below we will examine some tips for finding remote work in Luxembourg.

The best place to research the job market is the Internet, there are many job portals with thousands of job ads. In these portals you can filter the offers according to the sector in which you want to work, the level of studies or the required work experience. Within all the existing portals, some have offers at the international or European level and others are local providing offers only or mostly in Luxembourg.

Some of the job offers mention if it is possible to work remotely or in a hybrid way, if it is not specified it is possible to apply and ask later during the recruitment process, however, to be on the safe side and be sure that the job is suitable for telecommuting there are also sites specialized in remote job offers such as <a href="https://remoteok.com/?location=LU">remoteok.com</a> or <a href="https://www.workingnomads.com/jobs?location=luxembourg">workingnomads.com</a>.

Regardless of how you apply, one of the indispensable elements to finding remote work in Luxembourg is to create a good resume. The purpose of the resume is to highlight the applicant's value in front of any selection committee, in this sense, the CV becomes the applicant's cover letter and the most important document in any recruitment process. The resume should be easy to read and contain a clear statement of why you are qualified for the position you are applying for and highlight your ability to work remotely and independently.

Create an appropriate cover letter:

Your cover letter should enable you to stand out from the crowd at the first selection stage, so it is important to write a letter that fits the profile of the position you are applying for and, of course, make sure you make no spelling or grammatical errors. You should explain how your skills match the requirements of the position and allow the recruiters to get a first impression of you as a professional and as a person. It is an opportunity to demonstrate how the company can benefit from your knowledge and enthusiasm.

Now, since we are talking about finding a remote job, there are two possibilities at this point, one is that the offer clearly specifies that it is a remote position and a second is that the offer does not specify it but that this type of position is clearly suitable for this mode of work.

For a specifically remote position, the cover letter should highlight key telecommuting skills such as autonomy, time management and effective communication. It is crucial to mention previous experience in remote environments or projects that required virtual collaboration, emphasizing how successful results were achieved. In addition, enthusiasm should be expressed for the advantages of remote work, such as flexibility and the ability to contribute from any location.

Conversely, if the position does not specify remote but it is feasible to work remotely, the letter should focus on demonstrating in-depth knowledge of the role and mention how responsibilities can be effectively fulfilled remotely. A brief mention of preferring a remote format can also be included, noting that this would improve productivity and facilitate collaboration through digital tools. It is important to keep the tone positive and approach remote work as a mutual benefit.

Freelancing is a form of self-employment, but it typically involves working on short-term projects or providing services to multiple clients. In contrast, being self-employed can encompass a broader range of activities, such as running a small business or providing continuous professional services. Freelancers in Luxembourg often work in fields like writing, design, or IT, while self-employed individuals may engage in professions requiring formal licenses or long-term contracts, such as consulting or accounting.

To work as a freelancer in Luxembourg, you must register your activity with the Trade and Companies Register (RCS) and <a href="https://easybiz.lu/en/blog/how-to-obtain-a-business-permit-in-luxembourg">obtain a business permit</a> if required. Freelancers in regulated professions (e.g., legal, medical) must meet additional qualification requirements. Social security registration and adherence to Luxembourg’s tax obligations are mandatory.

Freelancers have access to certain social benefits, such as healthcare, pensions, and family allowances, through their mandatory social security contributions. However, freelancers can claim unemployment benefits if they meet specific conditions, including being domiciled in Luxembourg at the time of ceasing their activity, registering with the ADEM, having worked as a freelancer for at least six months before registering as unemployed and having contributed to Luxembourg’s social security system for at least 2 years.

Clarify the difference between all these work modes and examine how to operate in each case.

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Travail indépendant, freelance et travail à distance au Luxembourg

Comme nous l'avons mentionné dans l'introduction, dans le monde de l'entrepreneuriat, il existe de nombreux termes pour désigner les différents modes de travail et il est possible de s'y perdre sans avoir une compréhension claire des concepts. Avant de voir comment opérer selon ces différentes modalités, voyons donc quelles sont les principales différences entre tous ces modes de travail.

Travail indépendant

Un travailleur indépendant est un professionnel qui travaille pour son propre compte. Être indépendant implique d'exploiter sa propre entreprise ou activité professionnelle. Les travailleurs freelance sont responsables de la gestion de leur travail, de leurs revenus et de leurs impôts. Ils ont en outre le pouvoir de décider exactement des projets sur lesquels ils travaillent, de déterminer quand et avec qui ils travaillent, et de dicter leur propre style de travail. Les avocats, les médecins, les consultants, les commerçants ou les acteurs sont des exemples courants de travailleurs indépendants.

Au Luxembourg, il n'est pas nécessaire d'acquérir un statut spécial pour exercer une activité indépendante, comme c'est souvent le cas dans certains pays voisins, car il n'existe pas de statut officiel de « travailleur indépendant ». Cela signifie qu'il n'existe pas d'entité juridique distincte et qu'il n'y a pas de distinction entre les biens personnels des indépendants et les biens utilisés par les indépendants à des fins professionnelles.

Jusqu'ici, tout est simple, mais les choses commencent à se compliquer si un indépendant travaille par l'intermédiaire d'une société. Par exemple, une personne qui exerce son activité par l'intermédiaire d'une SARL sans employés et dont le seul gestionnaire est le propriétaire lui-même. Certains pourraient considérer qu'il s'agit d'un travailleur indépendant qui a adopté une structure plus formelle (SARL) pour gérer son entreprise en bénéficiant d'avantages fiscaux ou d'une protection de la responsabilité. D'autres le considèrent comme un entrepreneur ou plutôt un micro-entrepreneur puisqu'il est à la tête d'une société légalement constituée. La distinction à ce stade dépend plutôt du contexte et de l'appréciation personnelle.

Les travailleurs freelance sont un sous-ensemble des indépendants, ce sont des personnes qui travaillent sur de nombreux projets à court terme et dont le travail est généralement effectué pour plusieurs clients sur une base contractuelle. Les travailleurs freelance sont des personnes qui collaborent avec des individus ou des entreprises sur une base ad hoc. Ce qui les distingue, c'est que, bien qu'ils jouissent d'une certaine indépendance, ils sont davantage limités par les conditions définies dans les contrats avec les clients.

En règle générale, les travailleurs freelance se trouvent principalement dans les secteurs de la technologie et de l'information, comme les concepteurs de sites web, les journalistes, les programmeurs, les consultants, les rédacteurs de contenu, les photographes ou les gestionnaires de communauté.

Travail à distance

Lorsque l'on parle de travail à distance au Luxembourg, il faut tenir compte du fait que ce mode de travail peut être pratiqué dans un large éventail de situations. Il est possible de parler de travail à distance en étant indépendant, freelance ou même salarié. Nous présentons ci-dessous quelques exemples de personnes qui peuvent travailler à distance selon différentes modalités :

Comment devenir un travailleur freelance au Luxembourg ?

Les travailleurs freelance étant une sous-catégorie de travailleurs indépendants, les conditions requises pour travailler en tant que freelance au Luxembourg sont les mêmes que pour les travailleurs indépendants. Nous verrons donc ci-dessous quelle est la procédure à suivre pour travailler en tant que travailleur indépendant ou freelance au Luxembourg.

Obtention d'une autorisation d'établissement si nécessaire

La première étape pour devenir un travailleur indépendant ou un freelance au Luxembourg est de déterminer s'il est nécessaire d'obtenir une autorisation d'établissement et, le cas échéant, d'entreprendre les démarches administratives pour l'obtenir.

L'autorisation d'établissement doit être demandée par les personnes qui souhaitent exercer une activité commerciale, une activité artisanale ou certaines professions libérales à prédominance intellectuelle. Les activités commerciales comprennent l'achat et la vente de biens ou de services dans un but lucratif, comme les magasins de détail, le commerce électronique et les agences de voyage. Les activités artisanales impliquent un travail manuel ou technique nécessitant des compétences spécifiques, comme la menuiserie, la plomberie, la boulangerie ou la coiffure. Les activités libérales, quant à elles, sont des professions intellectuelles ou basées sur la connaissance, comme les médecins, les avocats, les architectes ou les consultants.

Il convient également de noter que certaines activités ne suivent pas cette règle et ne nécessitent pas d'autorisation d'établissement :

Si vous n'êtes pas sûr qu'une activité nécessite ou non une autorisation d'établissement au Luxembourg, il est préférable de consulter la&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/dam-assets/catalogue-pdf/autorisation-etablissement-activites-soumises/activites-soumises-autorisation-etablissement.pdf">liste complète des activités nécessitant une autorisation d'établissement</a> disponible sur Guichet.lu.

Pour obtenir une autorisation d'établissement, il est nécessaire de faire une demande en ligne via le portail MyGuichet.lu ou d'envoyer une demande par courrier au ministère de l'économie.

Enregistrement de l'activité

Si l'activité exercée à titre indépendant est une activité commerciale, l'entrepreneur indépendant doit s'inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette procédure doit être effectuée&nbsp;<a href="https://www.lbr.lu/login/TAMLoginServlet?TAM_OP=cert_login&amp;USERNAME=unauthenticated&amp;ERROR_CODE=0x00000000&amp;ERROR_TEXT=HPDBA0521I%20%20%20Successful%20completion&amp;METHOD=GET&amp;URL=%2Fmjrcs%2Fjsp%2Fsecuredcert%2FDisplayDepositFolderNewAction.action%3FFROM_MENU%3Dtrue%26time%3D1491207538557%26currentMenuLabel%3Dmenu.item.newdeposit&amp;REFERER=https%3A%2F%2Fguichet.public.lu%2F&amp;HOSTNAME=www.lbr.lu&amp;AUTHNLEVEL=5&amp;FAILREASON=&amp;PROTOCOL=https">en ligne</a> à l'aide d'un certificat LuxTrust. Pour mener à bien la procédure, il est nécessaire de disposer des documents suivants :

S'inscrire à la Sécurité sociale pour les travailleurs indépendants

Les travailleurs indépendants au Luxembourg doivent s'inscrire auprès du&nbsp;<a href="https://ccss.public.lu/fr.html">Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS)</a> et payer des cotisations en fonction de leur situation. Ce service est chargé de la gestion du système de sécurité sociale au Luxembourg, y compris l'assurance maladie, l'assurance pension et les autres prestations sociales.

Pour s'inscrire à la CCSS en tant qu'entrepreneur indépendant, il est nécessaire d'envoyer une&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/dam-assets/catalogue-formulaires/securite-sociale/document/declaration-entree-independant/declaration-entree-independant-fr.pdf">déclaration d'activité indépendante</a> à la CCSS. Toutefois, si vous avez dû demander une autorisation d'établissement et que vous l'avez fait via MyGuichet.lu, vous pouvez également vous inscrire auprès de la CCSS sur MyGuichet.lu en utilisant le formulaire pré-rempli qui est automatiquement généré dans l'espace professionnel.&nbsp;&nbsp;

Obtenir un numéro TVA

Cette étape n'est pas toujours obligatoire car les indépendants dont le chiffre d'affaires annuel hors taxes réalisé au cours d'une année civile n'a pas dépassé 35 000 euros bénéficient d'une franchise de TVA. Cependant, déterminer si un numéro de TVA est nécessaire ou non n'est pas si simple car il existe des cas où il sera nécessaire même si le chiffre d'affaires est inférieur à cette limite en fonction des opérations réalisées ou à réaliser par l'entreprise. En outre, bien qu'il ne soit pas nécessaire d'appliquer la TVA dans certains cas, il est conseillé de le faire, par exemple si vous envisagez d'offrir un produit ou un service B2B, il est conseillé d'appliquer la TVA quel que soit le chiffre d'affaires escompté.

Pour s'<a href="https://guichet.public.lu/fr/entreprises/creation-developpement/obligations-fiscales-sociales/impots/inscription-tva.html">enregistrer en tant que contributeur fiscal à la TVA</a>, il est nécessaire de déposer une déclaration initiale ou une déclaration d'option auprès de l'Autorité des droits d'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED). Cette procédure peut être effectuée en ligne sur MyGuichet.lu.

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Comment travailler à distance ?

Si le travail à domicile vous intéresse, sachez que les conditions requises pour exercer cette activité et les modalités pour trouver ce type de travail varient selon que vous souhaitez travailler de manière indépendante ou en tant que salarié. Explorons ces deux voies.

Travailler à distance au Luxembourg en tant qu'indépendant ou freelance

Pour travailler à distance en tant qu'indépendant ou freelance, il faudra d'abord effectuer les démarches mentionnées dans la section précédente pour pouvoir exercer en toute légalité. Ensuite, il faudra trouver des opportunités d'emploi et de multiples alternatives existent à cet effet :

Travailler à distance en tant que salarié

Il est également possible de travailler à distance en tant que salarié. Dans ce cas, il sera évidemment nécessaire de pouvoir travailler dans un domaine où le travail à distance est une option viable, car tous les emplois ne peuvent pas être exercés à distance. L'étape suivante consistera à trouver une entreprise disposée à vous embaucher selon cette modalité. Nous examinerons ci-dessous quelques conseils pour trouver un emploi à distance au Luxembourg.

Utilisez les plateformes de recherche :

Le meilleur endroit pour effectuer des recherches sur le marché de l'emploi est l'internet, où il existe de nombreux portails d'emploi contenant des milliers d'annonces. Sur ces portails, vous pouvez filtrer les offres en fonction du secteur dans lequel vous souhaitez travailler, du niveau d'études ou de l'expérience professionnelle requise. Parmi tous les portails existants, certains proposent des offres au niveau international ou européen et d'autres sont locaux et proposent des offres uniquement ou principalement au Luxembourg.

Certaines offres d'emploi mentionnent s'il est possible de travailler à distance ou de manière hybride, si cela n'est pas précisé, il est possible de postuler et de demander plus tard au cours du processus de recrutement. Toutefois, pour être sûr que l'emploi est adapté au télétravail, il existe également des sites spécialisés dans les offres d'emploi à distance, tels que&nbsp;<a href="https://remoteok.com/?location=LU">remoteok.com</a> ou&nbsp;<a href="https://www.workingnomads.com/jobs?location=luxembourg">workingnomads.com</a>.

Quelle que soit la manière dont vous postulez, l'un des éléments indispensables pour trouver un emploi à distance au Luxembourg est de créer un bon CV. L'objectif du CV est de mettre en évidence la valeur du candidat devant un comité de sélection. En ce sens, le CV devient la lettre de motivation du candidat et le document le plus important dans tout processus de recrutement. Le CV doit être facile à lire et contenir une déclaration claire expliquant pourquoi vous êtes qualifié pour le poste auquel vous postulez et mettre en évidence votre capacité à travailler à distance et de manière indépendante.

Créez une lettre de motivation appropriée :&nbsp;

Votre lettre de motivation doit vous permettre de sortir du lot lors de la première étape de sélection. Il est donc important de rédiger une lettre qui corresponde au profil du poste pour lequel vous postulez et, bien sûr, de veiller à ne pas faire de fautes d'orthographe ou de grammaire. Vous devez expliquer comment vos compétences correspondent aux exigences du poste et permettre aux recruteurs de se faire une première impression de vous en tant que professionnel et en tant que personne. C'est l'occasion de montrer comment l'entreprise peut bénéficier de vos connaissances et de votre enthousiasme.

Puisque nous parlons de trouver un emploi à distance, il y a deux possibilités à cette étape, l'une est que l'offre spécifie clairement qu'il s'agit d'un poste à distance et l'autre est que l'offre ne le spécifie pas mais que ce type de poste est clairement adapté à ce mode de travail.

Pour un poste spécifiquement à distance, la lettre de motivation doit mettre en évidence les compétences clés en matière de télétravail, telles que l'autonomie, la gestion du temps et une communication efficace. Il est essentiel de mentionner une expérience antérieure dans des environnements distants ou des projets nécessitant une collaboration virtuelle, en insistant sur la manière dont les résultats ont été obtenus. En outre, il convient d'exprimer son enthousiasme pour les avantages du travail à distance, tels que la flexibilité et la possibilité de contribuer depuis n'importe quel endroit.

À l'inverse, si le poste ne précise pas qu'il s'agit d'un poste à distance mais qu'il est possible de travailler à distance, la lettre doit mettre l'accent sur la démonstration d'une connaissance approfondie du rôle et mentionner comment les responsabilités peuvent être efficacement assumées à distance. Il est également possible d'indiquer brièvement que l'on préfère travailler à distance, en précisant que cela permettrait d'améliorer la productivité et de faciliter la collaboration grâce aux outils numériques. Il est important de garder un ton positif et d'aborder le travail à distance comme un avantage mutuel.

Nous allons clarifier la différence entre tous ces modes de travail.

Travail en freelance et à distance au Luxembourg

Freelance and remote work in Luxembourg

Legal framework and self-employment advantages

When operating on a self-employed basis in Luxembourg it is not necessary to acquire any special status as is the case in some neighboring countries, there is no official “self-employed” status. This means that there is no separate legal entity and there is no distinction between the personal property of the self-employed and the property used by the self-employed for professional purposes.

By not requiring any particular status, this way of operating makes it much easier to start working as a freelancer. However, it must be kept in mind that depending on the activity to be carried out, it may be necessary to obtain certain authorizations and to carry out certain administrative procedures. In addition, foreigners wishing to set up in the country as self-employed entrepreneurs must also bear in mind that before being able to do so, they must apply for a self-employed visa in Luxembourg.

Before going into details about the procedures and requirements to work in this way, let's examine some of the advantages of this way of working in Luxembourg. Some of the main advantages lie in the fact that, unlike other countries, self-employed workers in Luxembourg enjoy the same benefits as employees in terms of social security coverage. Let's look at this in more detail:&nbsp;

Pension insurance for the self-employed in Luxembourg.

Luxembourg self-employed people enjoy the same rights as employees in terms of old-age pension insurance. By joining the general pension insurance scheme, self-employed persons benefit from:

Incapacity for work

In case of incapacity for work self-employed persons in Luxembourg are also entitled to an allowance, however, this will only be paid from the fourth month following the onset of incapacity. To compensate for the loss of income due to incapacity for work during these first four months, self-employed workers can register with the employers' mutual insurance.

Maternity and paternity leave for self-employed workers in Luxembourg

Self-employed workers are entitled to maternity and parental leave in the same way as an employee.

Unemployment insurance

<a href="https://easybiz.lu/en/blog/how-to-become-self-employed-in-luxembourg">Self-employed</a> workers who have had to cease their activity due to economic or financial difficulties, medical reasons, the action of a third party or major force, are entitled to unemployment benefits, but certain conditions must be met. To be eligible for unemployment benefits in Luxembourg a self-employed person must:

Steps to become self-employed in Luxembourg

Moving on, we will now see the necessary steps to be taken by an individual in Luxembourg in order to become self-employed. Note, however, that these will vary from one person to another depending on the activity to be carried out, as not all activities have the same requirements and do not require the same formalities.

The first step in becoming self-employed in Luxembourg is to determine whether it is necessary to obtain an establishment permit and, if so, to take the administrative steps to obtain one.

If you are not sure whether or not an activity requires an establishment permit in Luxembourg, it is best to consult the <a href="https://guichet.public.lu/dam-assets/catalogue-pdf/autorisation-etablissement-activites-soumises/activites-soumises-autorisation-etablissement.pdf">full list of activities requiring an establishment permit</a> available on Guichet.lu.

To obtain an establishment permit it is necessary to apply online through the MyGuichet.lu portal or send an application by post to the Ministry of Economy. To successfully complete this process the following documents are required:

🔸 By presenting a “Droit de Chancellerie” stamp of 50 euros.
🔸 By presenting a copy of a bank transfer to the account BCEE LU76 0019 5955 4404 7000 of the Diekirch office - recette-droits de timbre. Proof of payment must include the name, surname and address of the applicant and bear the words “autorization d'établissement”.
🔸 By making the payment online during the establishment authorization application process through MyGuichet.lu.

no document is required except for activities in the horeca, transport and real estate sectors.

must be added copies of diplomas, a certificate of affiliation to the Social Security Center and an EC certificate following the Directive 2005/36/EC of September 7, 2005, relating to the activities exercised in the country of origin.

In addition, those who are not Luxembourg residents or have been residents for less than 10 years must also add the following two documents:

Financial and tax considerations

To conclude we will mention some financial and tax considerations that self-employed workers must take into account. We will discuss the need to open a bank account dedicated to the professional activity, review the need for self-employed entrepreneurs to contribute to the social security system, and close by addressing the topic of financial and tax responsibilities.

Opening a professional bank account.

When operating as a self-employed entrepreneur some people may be tempted at first to use their personal bank account for professional purposes. While this is possible, it is highly advisable to open a business-specific <a href="https://easybiz.lu/en/blog/open-business-bank-account-luxembourg-guide">bank account</a>; maintaining separate accounts for personal and business finances facilitates accounting and financial management and avoids confusion.

In addition, although technically self-employed entrepreneurs in Luxembourg can also operate using a personal bank account dedicated exclusively to their business activity, opting for a professional account offers multiple advantages that facilitate business management and enhance business development.

Contributions to the Social Security System

As we have seen in the previous section, self-employed workers in Luxembourg must be affiliated to the social security system on their own account, this implies that they must also pay contributions to it. The basis for the calculation of these contributions is the professional income, which is made up of the profit resulting from the commercial or artisanal activity exercised on a self-employed basis. Various contribution rates apply to this base and they vary annually. For 2024, the rates are as follows:

This adds up to a total of 24.2%, which means that, for example, for a professional income of 3000 euros in a month, 726 euros would have to be paid to the CCSS for that month. This is however an oversimplified example, the calculation of the contribution base is not done on a month-by-month basis.

Contributions for the coming year are calculated provisionally based on the last known net taxable base or, in the case of a newly insured person, based on the minimum social wage of an unskilled worker. Each year, the CCSS sends a letter indicating the income used to calculate contributions and invites insured persons to adjust their contribution base if necessary. It is important to adjust these income forecasts to avoid a very large contribution adjustment.

The exact income is only determined once the Direct Contributions Administration (ACD) has issued the tax bulletin for the year in question, at which time the corresponding social security contributions are recalculated to produce the final tax bulletin. More information on this point can be found on the CCSS website.

Financial and tax responsibilities

Regarding the financial responsibilities of self-employed workers, it is important to remember that they act on their own account and there is no independent legal entity, therefore, these persons must respond indefinitely to their debts and commitments with their personal assets. As regards taxation, the entrepreneur must be taxed on his income as a natural person.

Going from employee to self-employed entrepreneur requires, as seen in this guide, multiple steps. Although it is not necessary to obtain special status as in other countries, it may be necessary to obtain an establishment permit, it is necessary to register with the social security and depending on the annual turnover it may be necessary to apply for a TVA number. If this is the first time you are working this way all this can be overwhelming, if that is your case and you are already getting a headache just by thinking about all this, do not hesitate to ask for our help, EasyBiz will make your life easier.&nbsp;

Self-employed individuals in Luxembourg are taxed as part of their personal income under the progressive income tax system. Depending on the nature of the activity and annual turnover, they may also be subject to other taxes such as municipal business taxes. Tax rates vary, and filing accurate declarations is mandatory. It’s advisable to seek professional advice to ensure compliance and optimize tax liabilities.

While not legally mandatory for all self-employed individuals, opening a professional bank account is highly recommended. It helps keep personal and business finances separate, simplifying bookkeeping and compliance with accounting regulations. Additionally, many clients and suppliers prefer dealing with a professional account for credibility and transparency. For some activities, such as those requiring significant transactions, having a professional account might be a practical necessity.

<a href="https://easybiz.lu/register-for-vat-in-luxembourg">Registration for VAT</a> depends on your annual turnover and the nature of your business. If your turnover exceeds 35,000 euros, you must register for VAT and charge it on invoices. Below this threshold, you may qualify for VAT exemption but won’t be able to deduct VAT on purchases. Even if exempt, voluntary VAT registration is possible and sometimes advantageous.

Yes, non-EU nationals can become self-employed in Luxembourg, but they must obtain a business permit and meet residency requirements. This includes demonstrating adequate professional qualifications, sufficient financial resources and applying for a visa or residence permit.

The regulatory framework for self-employed workers, the advantages and steps to follow.

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Cadre juridique et avantages du travail indépendant

Pour exercer une activité indépendante au Luxembourg, il n'est pas nécessaire d'acquérir un statut particulier, comme c'est le cas dans certains pays voisins, car il n'existe pas de statut officiel de « travailleur indépendant ». Cela signifie qu'il n'y a pas d'entité juridique distincte et qu'il n'y a pas de distinction entre les biens personnels de l'indépendant et les biens utilisés par l'indépendant à des fins professionnelles.

En n'exigeant pas de statut particulier, ce mode de fonctionnement facilite grandement le démarrage de l'activité en tant que freelance. Toutefois, il faut savoir qu'en fonction de l'activité exercée, il peut être nécessaire d'obtenir certaines autorisations et d'effectuer certaines démarches administratives. En outre, les étrangers qui souhaitent s'établir dans le pays en tant qu'entrepreneurs indépendants doivent également tenir compte du fait qu'avant de pouvoir le faire, ils doivent demander un visa d'indépendant au Luxembourg.

Avant d'entrer dans les détails des procédures et des conditions requises pour travailler de cette manière, examinons quelques-uns des avantages de ce mode de travail au Luxembourg. L'un des principaux avantages réside dans le fait que, contrairement à d'autres pays, les travailleurs indépendants au Luxembourg bénéficient des mêmes avantages que les salariés en termes de couverture sociale. Voyons cela plus en détail :

Nous passerons en revue le cadre réglementaire qui s'applique aux travailleurs indépendants.

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