EasyBiz Team

Congratulations on <a href="https://easybiz.lu/incorporation">opening your own company in Luxembourg</a>! This company now needs a home and we are here to help you find it! We will look into things to consider before starting looking and where to begin with, as well as prices and requirements to host your <a href="https://easybiz.lu/en/blog/register-a-company-in-luxembourg">new business</a>. You would need to find a space that fits the company’s needs and budgets so let’s get you started!&nbsp;

Main things to consider when looking for an office to rent in Luxembourg

There is a big boom lately in the office rental market in Luxembourg which means you will definitely find the ideal space for your company. You should invest quite some time though for a proper research as you wouldn’t want to take the roof of your new home lightly. So, let’s start from the basics:

There are plenty of different options at the moment in Luxembourg so you can pick and choose from a usual office to rent, a coworking space, a meeting space or a business center. It all depends on the size of your company and your budget. You need to determine how much space you will use and that depends directly on how many employees you have or plan on hiring. To take it a bit further, you might want to consider parking spaces as well, or other facilities, such as meeting rooms, kitchen, number of bathrooms, elevator if applicable and so on. Last but not least, in case there is a possibility of expansion, you would need to take that into consideration as well. Lastly, safety is very important, especially if you hold a financial/banking related business, so there are specific regulations to be followed when it comes to an office space.

What kind of office are you looking to rent?

The location matter is quite important as it might affect costs directly. Depending on how many employees you hired, or plan to hire, and the working terms such as hybrid or remote, you might want to pick an office close to public transportation, for both employees and customers or visitors. Besides the area you will choose though, it is very important to discuss accessibility terms as well such as:&nbsp;Is the office open with access cards 24/7 or only working hours?&nbsp;Who has access to it and is there a guard or a receptionist? What are the security features of the building?&nbsp;Is it an office in a building with more offices or are you renting the whole space?&nbsp;Is it accessible to people with disabilities? Is there an elevator?&nbsp;Those are only some of the matters you need to take into consideration when looking for a new office.

Location and accessibility

Some of the services you might need, and therefore consider a coworking space, would be:&nbsp;Furniture and IT equipment: is it included in the rent or do you have to move or buy your own?&nbsp;Does it include a kitchen and is it open for all?&nbsp;How many bathrooms are there?&nbsp;Are there any meeting rooms? Depending on how many you need of course.&nbsp;Is it open space or are there separate offices? What are your needs?&nbsp;Are cleaning services included or do you need to arrange this yourself separately?&nbsp;Is the WiFi included or do you need to contact an internet company yourself?&nbsp;What about maintenance and repairs? Is there a janitor in place or a company who takes care of that?

Services

Before looking into renting costs, you would need to look into your own company’s finances, to see what is your budget and what you can actually afford. All the considerations above, regarding size, location and services included, will help you narrow down your needs and look more specifically into spaces to rent. If you don’t want to spend money on a broker, you should read your lease very carefully before signing, and you can always negotiate before doing so.

Business finances

Where to look for an office rental in Luxembourg, including coworking spaces

Here are only some of the websites you can look into and then book some viewings:

Costs for renting an office in Luxembourg

Besides the rent, which highly depends on the office size and neighborhood you choose, there are more monthly expenses to consider. Let’s see how much it costs to rent an office in Luxembourg, including coworking spaces.&nbsp;

As of May 2024, according to&nbsp;<a href="https://www.statista.com/aboutus/">Statista</a> the office rents in Luxembourg are illustrated as follows:&nbsp;

Of course, you need to take into consideration that those rents are referring&nbsp; to high-quality real estate in prime locations, and there might be additional costs such as VAT, utilities, repair fees and more, that is why considering a coworking space might be a good idea, especially for a small company. You can always double-check the most current rent prices at&nbsp;<a href="https://logement.public.lu/fr/observatoire-habitat/prix-de-location/loyers-annonces-logements.html">Logement.public.lu</a>.&nbsp;

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Office rental lease in Luxembourg

What you need to focus on when signing a office rental lease are this points:

Read carefully all contract clauses and if something is unclear consult your lawyer or ask the landlord directly. Make sure to clarify issues like pets and meters of all utilities, so you know the consumption the day you move in and keep track. Another important point to note here is that since more rental contracts in Luxembourg are written in French, if you do not speak the language, it is <a href="https://easybiz.lu/incorporation-for-foreigners">advisable to have a French native person take a look</a>, to make sure everything is in order. Remember not to pay any money before signing your agreement.

NOTE:

We’ll help you with business formation, VAT, and permits.

Good luck with your office space search!

As we saw, it is not that complicated to rent an office space in Luxembourg, it is only a matter of good planning and to-do lists, to make sure you take everything into consideration, from price and location to size and additional fees.

Most expats usually rent because either their company is not yet established or because they don’t plan on staying long-term. Also, owning a space in Luxembourg automatically means registration, mortgage and notary fees, besides the expenses for the property itself. 
If you are planning on staying long-term, then it might be worth looking into buying as well, especially since there are no restrictions when it comes to foreigners buying property in Luxembourg, so that is the easy part as long as you can afford it.

You can read more information regarding renting office spaces, at the official government website of Luxembourg, <a href="https://guichet.public.lu/en/entreprises/creation-developpement/autorisation-etablissement/commerce/loueur-espace-travail-partage.html">here</a>. Also, you can obtain more information regarding your right as a tenant at the website of the <a href="https://www.ulc.lu/fr/">Luxembourg Consumer Union</a>.

They are, but always of course depending on your company’s needs. If your company is small, with up to 10 employees maximum, and there is no plan in expanding much in the near future, plus you are new in Luxembourg, it is probably the most convenient, cheapest, safest and easiest choice. But you can always consult with a real estate agent, who can help you find - at a cost - exactly what you are dreaming of!

A comprehensive quick guide with all the requirements and everything you need to know.

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Félicitations pour l'ouverture de votre <a href="https://easybiz.lu/fr/constitution-en-societe">entreprise au Luxembourg</a> ! Cette entreprise a maintenant besoin d'un toit et nous sommes là pour vous aider à le trouver ! Nous allons examiner les éléments à prendre en compte avant de commencer à chercher et par où commencer, ainsi que les prix et les conditions à remplir pour accueillir votre nouvelle entreprise.

Principaux éléments à prendre en compte lors de la recherche d'un bureau à louer au Luxembourg

Le marché de la location de bureaux au Luxembourg est en plein essor, ce qui signifie que vous trouverez certainement l'espace idéal pour votre entreprise. Vous devez cependant consacrer un certain temps à une recherche approfondie, car vous ne voulez pas prendre le toit de votre nouvelle maison à la légère. Commençons donc par l'essentiel :

Rechercher une location de bureau au Luxembourg, y compris des espaces de coworking

Voici quelques-uns des sites web que vous pouvez consulter et sur lesquels vous pouvez réserver des visites :&nbsp;

Coûts de la location d'un bureau au Luxembourg

Outre le loyer, qui dépend fortement de la taille du bureau et du quartier que vous choisissez, il y a d'autres dépenses mensuelles à prendre en compte. Voyons combien coûte la location d'un bureau au Luxembourg, y compris les espaces de coworking.

En mai 2024, selon&nbsp;<a href="https://fr.statista.com/a-propos/">Statista</a>, les loyers des bureaux au Luxembourg sont illustrés comme suit :

Bien sûr, il faut tenir compte du fait que ces loyers se rapportent à des biens immobiliers de haute qualité situés dans des endroits privilégiés, et qu'il peut y avoir des coûts supplémentaires tels que la TVA, les services publics, les frais de réparation et plus encore, c'est pourquoi considérer un espace de coworking peut être une bonne idée, surtout pour une petite entreprise. Vous pouvez toujours vérifier les prix de location les plus récents sur&nbsp;<a href="https://logement.public.lu/fr/observatoire-habitat/prix-de-location/loyers-annonces-logements.html">Logement.public.lu</a>.&nbsp;

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Contrat de location de bureaux au Luxembourg

Les points suivants doivent être pris en compte lors de la signature d'un bail de location de bureau :

Lisez attentivement toutes les clauses du contrat et si quelque chose n'est pas clair, consultez votre avocat ou interrogez directement le propriétaire. Veillez à clarifier des points tels que les animaux domestiques et les compteurs de tous les services publics, afin de connaître la consommation le jour où vous emménagez et d'en garder la trace. N'oubliez pas de ne pas verser d'argent avant la signature du contrat.

Si, à un moment donné, vous souhaitez quitter les lieux, le propriétaire peut demander à conserver tout ou partie de votre caution pour couvrir les frais de nettoyage et de réparation ou s'il estime que vous avez causé des dommages à son bien, c'est pourquoi il est conseillé de prendre des photos le jour de votre emménagement, et régulièrement, afin de prouver l'état des locaux.

Nous vous accompagnons pour la création d’entreprise, la TVA et les autorisations.

Bonne chance dans recherche de bureaux !

Comme nous l'avons vu, il n'est pas très compliqué de louer un espace de bureau au Luxembourg, il suffit de bien planifier et de dresser une liste de choses à faire, afin de s'assurer que vous prenez tout en considération, du prix à l'emplacement, en passant par la taille et les frais supplémentaires.

Un guide rapide avec toutes les exigences et tout ce que vous devez savoir.

Comment louer un bureau au Luxembourg

How to rent an office in Luxembourg: tips and tricks

In this article we will be looking into the creation of a SARL business and why it is beneficial, or not, for entrepreneurs in Luxembourg in 2024. Sarl is only one of the business forms you can choose from, so we will mention other forms in comparison as well, but the main goal is to weigh the advantages and disadvantages of this specific business and see if it is the right one for you and your business.&nbsp;

What is a SARL business

The limited liability company (SARL= société à responsabilité limitée) is a special type of commercial company and the most common form of company today in Luxembourg, mostly because it applies in most types of business and it is easy to set up without requesting a tremendous amount of capital. It shares characteristics from both a limited company and those of a partnership.

Two thirds of Luxembourgish companies choose this type. Simply put, a SARL can protect shareholders’ personal assets from potential company debts as their liability is limited to the amount of capital they initially invested.

A SARL may have between 2 and 100 members and requires a minimum share of 12,000 euros.&nbsp;

There are also two sub-forms of the classic SARL, one called ‘single-member’ SARL, which is an exception to the company law, allowing one single shareholder to set up a sarl, and SARL-s, which is practically a simplified version of the traditional SARL, with minimum initial investment one euro - that is why it is also called ‘SARL for a euro’.&nbsp;

All SARLs are subject to <a href="https://easybiz.lu/en/blog/luxembourg-corporation-tax">corporate taxes</a>, much like any company, but the details of tax obligations heavily depend on the size of the company. They can be run by multiple managers who don’t have to be shareholders, but there must be an approval from most or all shareholders in order to transfer shares.

Short definitions of forms of business in Luxembourg, including SARL

Before deciding if a SARL business is actually for you, it is worth looking into all different forms of business available in Luxembourg today.

1️⃣ Capital Companies:

There are three main types of capital companies:&nbsp;

2️⃣ Cooperative company (Société coopérative – SCOP):

Ideal for mutual benefit and flexible structures. Owned and run by employees without minimum share capital requirement. There are two different types though, much like in other company groups:&nbsp;

3️⃣ Partnerships:

An expansion of self-employment with the crucial difference that there can be more than 1 owner equally responsible for handling business issues. There are three main kinds of partnerships:&nbsp;

4️⃣ European company (SE):

Suitable for large MNCs with a minimum shareholder capital of €120,000.

Steps to open a SARL in Luxembourg

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Pros and cons of opening a SARL in Luxembourg

The SARL form of business is specifically designed to make a new business easily accessible at minimal cost and processes. The limited liability protection is the number one advantage of a SARL business and the set up process being very straightforward and easy makes this type of business especially attractive to small business owners. However, its capital is restricted which means it limits access to larger partnerships and its business activities are limited as well, preventing the business from growing. Let’s see those pros and cons though more in detail, on the table below:

Why choose to open a SARL

The final decision of opening a SARL in Luxembourg heavily depends on the type, size and conditions of your business. Starting a business is never an easy decision and it requires a lot of research and preparation in advance, so it is great to have a good understanding of the advantages and disadvantages of this type of company to be able to make an informed decision. A SARL can definitely be a great option for a new business set-up, if it matches your specific requirements and financial needs.

The fact is that SARL is the most popular form, yes, but, if it is for you and your company, depends on a number of factors, including size, finance, and the future of the company. That is because, as easy as it is to open a SARL business, it is also very limited to what it can offer in the long-term, which of course is a good thing if the company is small. You would then need to compare with other forms and see what is the best for you, personally, focusing on the needs of your company.

When it comes to capital and investments, limited liability in company terms means that all shareholders and their personal assets are protected from the company’s potential debts as their contribution is limited to the initial capital amount they invested in the beginning, when they first joined. That means, their personal assets are not in any danger, regardless of how the company does, so even if it goes bankrupt, the only amount they will lose is the one they invested at the very start.

For a small to medium business a SARL is ideal. Especially for families, it would be an excellent choice because the strong bond between partners is very important, more important than funds per se, as not much capital is required. So yes, definitely SARL would be a great choice for a small family business, with an easy set up and a prearranged managing structure to make things even easier.

Detailed explanation of what a SARL is but also comparison with other forms of business.

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Dans cet article, nous allons nous pencher sur la création d'une entreprise SARL et sur les raisons pour lesquelles elle est bénéfique, ou non, pour les entrepreneurs au Luxembourg en 2025. La <a href="https://easybiz.lu/fr/blog/creation-sarl-luxembourg">SARL </a>n'est qu'une des formes d'entreprise parmi lesquelles vous pouvez choisir, nous mentionnerons donc également d'autres formes en comparaison, mais l'objectif principal est de peser les avantages et les inconvénients de cette entreprise spécifique et de voir si c'est la bonne pour vous et votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une SARL ?

La société à responsabilité limitée (SARL) est un type particulier de société commerciale et la forme de société la plus courante aujourd'hui au Luxembourg, principalement parce qu'elle s'applique à la plupart des types d'activités et qu'elle est facile à créer sans nécessiter un capital considérable. Elle partage les caractéristiques d'une société à responsabilité limitée et celles d'une société de personnes.&nbsp;

Deux tiers des entreprises luxembourgeoises choisissent ce type de société. En d'autres termes, la SARL permet de protéger le patrimoine personnel des actionnaires des dettes potentielles de la société, car leur responsabilité est limitée au montant du capital qu'ils ont initialement investi.

Une SARL peut compter entre 2 et 100 associés et requiert une part sociale minimale de 12 000 euros.

Il existe également deux sous-formes de la SARL classique : la SARL « à associé unique », qui constitue une exception au droit des sociétés et permet à un seul actionnaire de créer une SARL, et la SARL-S, qui est pratiquement une version simplifiée de la SARL traditionnelle, avec un investissement initial minimum d'un euro - c'est pourquoi elle est également appelée « SARL pour un euro ».

Toutes les SARL sont soumises à l'impôt sur les sociétés, comme n'importe quelle entreprise, mais les détails des obligations fiscales dépendent fortement de la taille de l'entreprise. Elles peuvent être dirigées par plusieurs gérants qui ne doivent pas nécessairement être actionnaires, mais le transfert d'actions doit être approuvé par la plupart ou la totalité des actionnaires.

Brèves définitions des formes d'entreprises au Luxembourg, y compris la SARL

Avant de décider si une SARL est faite pour vous, il convient d'examiner les différentes formes d'entreprises existant aujourd'hui au Luxembourg.

1️⃣ Travail indépendant - Entrepreneuriat individuel.

Cette forme d'entreprise s'adresse aux indépendants et aux sociétés unipersonnelles. Ses avantages sont les suivants Simplicité de création en ce qui concerne la documentation et l'enregistrement nécessaires, ainsi qu'une responsabilité personnelle illimitée.

2️⃣ Sociétés de capitaux.

Il existe trois types principaux de sociétés de capitaux :&nbsp;

3️⃣ Société coopérative (SCOP)

Idéale pour l'intérêt mutuel et les structures flexibles. Détenue et gérée par les employés sans capital social minimum requis. Il existe cependant deux types différents, comme dans les autres groupes de sociétés :

4️⃣ Partenariats

Il s'agit d'une extension du travail indépendant, à la différence près qu'il peut y avoir plus d'un propriétaire, également responsable de la gestion des affaires de l'entreprise. Il existe trois principaux types de partenariats :

5. Société européenne (SE) :

Convient aux grandes multinationales, avec un capital social minimum de 120 000 euros.

Étapes à suivre pour ouvrir une SARL au Luxembourg

Avantages et inconvénients de l'ouverture d'une SARL au Luxembourg

La forme d'entreprise SARL est spécialement conçue pour faciliter l'accès à une nouvelle entreprise à un coût et avec des procédures minimales. La protection de la responsabilité limitée est l'avantage numéro un d'une SARL et le processus de création, très simple et facile, rend ce type d'entreprise particulièrement attrayant pour les propriétaires de petites entreprises. Toutefois, son capital est restreint, ce qui limite l'accès à des partenariats plus importants, et ses activités commerciales sont également limitées, ce qui empêche l'entreprise de se développer. Voyons ces avantages et ces inconvénients plus en détail dans le tableau ci-dessous :

Pourquoi choisir d'ouvrir une SARL ?

La décision finale d'ouvrir une SARL au Luxembourg dépend fortement du type, de la taille et des conditions de votre entreprise. La création d'une entreprise n'est jamais une décision facile et elle nécessite beaucoup de recherche et de préparation à l'avance. Il est donc important de bien comprendre les avantages et les inconvénients de ce type de société afin de pouvoir prendre une décision en connaissance de cause. Une SARL peut certainement être une excellente option pour la création d'une nouvelle entreprise, si elle correspond à vos exigences spécifiques et à vos besoins financiers.

Détaillée de ce qu'est une SARL mais aussi comparaison avec d'autres formes d'entreprises.

Les avantages et les inconvénients de la SARL au Luxembourg en 2025

SARL business pros and cons in Luxembourg in 2025

Hire employees in Luxembourg in 2024 - Where to start

Congratulations on the expansion of your business!&nbsp;

Before proceeding in hiring employees, make sure you followed all necessary steps for establishing your business:

Your business is evolving, and it is not a sole entrepreneurship anymore, therefore, you need to hire employees in Luxembourg in 2024. This means you would need to take into consideration local laws and regulations as well as demographics. Luxembourg might be one of the richest countries in the world, with the highest minimum wage in Europe, but it is still a small country of less than 700,000 residents, therefore, the workforce market is also small. 

We will look into the Luxembourgish labor law, for some basics, but the main plan regarding hiring employees in Luxembourg will be as follows:

Let us handle payroll, employee tax filings, and monthly reporting.

Hiring employees in Luxembourg - The basics of Luxembourgish labor law and costs involved

Starting with some small details about Luxembourg, besides the population and minimum wage, which we mentioned earlier. Luxembourg’s capital is Luxembourg City, where the biggest part of the workforce is concentrated, and the national currency is the euro, much like in most EU countries by now. The official languages of Luxembourg are Luxembourgish, French, and German. You can find more statistics regarding employment and inflation&nbsp;<a href="https://statistiques.public.lu/en.html">here</a>.&nbsp;

To hire employees in Luxembourg, you would need to be familiar with local employment laws. Here is a list of the main labor laws in Luxembourg, based heavily on French law, some of which we will explain more in the hiring steps later on:



Cost for hiring employees in Luxembourg in 2024

Something very important to consider, though, before starting the process of finding and hiring the right candidates, is the cost of the whole procedure. It is not only the salaries of your new employees that you would have to pay as a business owner, but several things before and after hiring. Here is a comprehensive but non-exhaustive list of those costs, so you don’t get caught by surprise:

Payroll services and accounting from €90. Expert team ready to help.

Steps for hiring employees in Luxembourg in 2024

1. Advertise a new vacancy - Job description

The very first thing you would need to do is think about the position carefully, write -you or an HR partner- a detailed and yet comprehensive job description, and find places to post the job ad, potentially at a cost. Besides the international job boards such as&nbsp;<a href="https://www.linkedin.com/">LinkedIn</a>&nbsp;and&nbsp;<a href="https://www.glassdoor.com/index.htm">Glassdoor</a>, some specific ones for Luxembourg are worth taking a look at:

Important to mention here that any vacancy needs to be registered with the National Employment Agency (<a href="https://guichet.public.lu/en/citoyens/organismes/organismes_citoyens/administration-emploi.html">ADEM</a>).

2. Recruitment process - Hiring and recruitment agencies

The recruitment process includes screening CVs, conducting interviews, and getting down to your candidate of choice. You might need some help with that, so you would have to either set up an HR team in advance, or hire a recruitment agency or an independent recruiter, to help you with the process. Headhunting companies also help find talent, especially for very specific fields, so you might want to consider hiring one as well. At this phase, before choosing your top candidate, you may ask for a background check, such as a criminal record and references. 

3. Employment contracts

When the recruitment phase is over, and you have chosen your top candidate, you should be able to offer them an employment contract, regarding which you can negotiate the terms and starting date with the future new employee. For this, you need to comply with the local labor law. Ideally, it should be in English and French, or German. To choose which contract you need, though, let’s look into the different types of employment contracts offered in Luxembourg:

4. Register a new employee for social security

You would have to declare the entry of the employee to the Social Security Center (<a href="https://ccss.public.lu/fr/employeurs.html">CCSS</a>) within 8 days of hiring. That applies to all employees, including interns, students, temporary appointments, and even volunteers. You can find all the forms needed&nbsp;<a href="https://ccss.public.lu/en/employeurs/secteur-prive/engager-personnel.html">here</a>. This happens because both employees and employers must pay social contributions for health insurance, pension, and taxes.

5. Compliance with tax regulations

Both employers and employees must comply with all requirements of Luxembourgish tax authorities, and both are contributing.

Luxembourg’s corporate tax rate is at 17% for companies with taxable income of more than 175,000, as well as the standard VAT rate. The main ones to be covered by the employer are health and pension contributions, which include workplace accidents as well. Since the tax system of Luxembourg, though, much like in most countries, is quite complicated, it is <a href="https://easybiz.lu/accounting">highly recommended to hire an accountant</a> for this purpose. The elements that make the system a tad more difficult are the various citizenships of the employee force, as well as marital statuses and dependents.

Also, for cross-border employees, a different rule applies, according to which they only need to declare income obtained within Luxembourg, but not elsewhere, such as their home country. Only residents - technically meaning lived and worked in the country for at least 182 days in a full year - need to declare their global income in Luxembourg. Keep in mind that there are various tax treaties between Luxembourg and many countries to prevent double taxation.

For more clarity regarding taxes, you can check the&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/en/citoyens/fiscalite.html#localnav">Corporate taxation overview of guichet.lu</a>&nbsp;or ask the&nbsp;<a href="https://impotsdirects.public.lu/fr.html">Luxembourg Tax Administration</a>.

6. Onboarding

The day has come when your new employee is finally on the right track to join your company. At this point, you would need to double-check that it is all in order with social security and taxes, before enrolling the new employee in payroll and the medical system. Also, you need to ensure the right equipment is ready for him/her and that everything has been signed and understood from their side. An orientation presentation including the necessary training would be a good idea, as well as presenting the new employee to the team. 

7. Payroll

<a href="https://easybiz.lu/payroll-services-luxembourg">The payroll cycle is monthly</a>, as in most EU countries, and the tax year coincides with the calendar year, 1st of January to 31st of December. Payments include salaries, bonuses, and vacation allowances, as well as all deductions. There has to be a specific payday and pay schedule shared with the employees. Your company can have set up internal payroll (in-house HR), remote from a parent company, local payroll outsourced to a local payroll provider, or an Employer of Record (see below in FAQs for more details on EoRs).

8. Notify the Labor Inspectorate

After the employee is on payroll, one last thing to do is to notify the&nbsp;<a href="https://itm.gouvernement.lu/en/support/contact.html">Labor Inspectorate</a>&nbsp;of Luxembourg. See&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/en/citoyens/organismes/organismes_entreprises/itm.html">here</a>&nbsp;for more information.

9. Specifics when hiring non-EU citizens, cross-border workers, and independent contractors

Hiring non-EU employees and independent contractors can be a bit more complicated but still relatively simple. The main consideration for non-EU is the residence and work permits, for which they would need to apply&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/en/citoyens/immigration.html">here</a>.

In all cases of non-EU employees, cross-border workers and independent contractors, the employer needs to take into consideration potential visa requirements, tax conditions, legal compliance, and in the case of the contractors alone, the different classifications and the various ways of payment. Some other factors to be taken into account would be cultural, religious, and linguistic differences, to make your business the most inclusive possible.&nbsp;

Employee benefits

Those are the main employee benefits, based on local labor law, that you would need to keep in mind:

Conclusion

Hiring employees for a company can be a complicated and lengthy process, so hopefully this article helped with summarising and organising the procedure. As we saw, there are a lot of things to take into consideration, and of course, the bigger the company, the more difficult it can be. Labour law knowledge helps, but it is a good idea to have an <a href="https://easybiz.lu/accounting">accounting and tax consultant</a> guiding you as well, to make sure you are compliant and fully legal in your business.

Congratulations and good luck with hiring your first employees for your company!

The main rights highlighted here are equal treatment, working in safety and free of discrimination, a signed, valid employment contract, paid overtime, minimum wage at the least, and acceptable working hours with an accurate leave allowance. Also, in case of termination, a severance package is mandatory.

The precise amount depends on the number of employees and the company size. Hiring costs, though, include: recruiting and pre-hiring costs, legal and accounting costs, social contributions and taxes, benefits and bonuses, potential visa, travel and relocation expenses, as well as accommodation in some cases, and various administrative fees.

An employer of record is an HR company that acts as the employer in your place, so you don’t have to handle the administrative and HR part of your business. Some of them are well-known and reliable, and for a fee, they can take that burden off you, so it is worth checking, especially if your company is small and doesn’t have an HR department. One of the most popular ones is <a href="https://www.deel.com/paid-lp/eor/?utm_medium=paid-listicle&amp;utm_source=recruiterslineup&amp;utm_campaign=ww_acq_prosp_reclineup_paidlist_all-bestfiteor-article_gheor_all&amp;utm_content=acq_gheor_paidlist_bestfiteor-article-reclineup_en">Deel</a>, <a href="http://Multiplier">Multiplier</a> and <a href="https://lp.papayaglobal.com/">Papaya Global</a>, and they also assist with payroll, which is the most important HR part of running a business: your employees’ payments!

Of course. They offer the advantages of more flexibility, independence, and, in most cases, lower costs. As long as they are eligible and follow local rules and regulations, there is absolutely no issue in hiring foreigners, for temporary or permanent positions in Luxembourg.

Requirements and all things you need to know in a step-by-step guide.

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Embaucher des salariés au Luxembourg en 2024 - Par où commencer ?

Félicitations pour l'expansion de votre entreprise !

Avant de procéder à l'embauche de salariés, assurez-vous d'avoir suivi toutes les étapes nécessaires à la création de votre entreprise :

Votre entreprise évolue et n'est plus une entreprise individuelle. Vous devez donc embaucher des salariés au Luxembourg en 2024. Cela signifie que vous devrez prendre en considération les lois et réglementations locales ainsi que la démographie. Le Luxembourg est peut-être l'un des pays les plus riches du monde, avec le salaire minimum le plus élevé d'Europe, mais il reste un petit pays de moins de 700,000 habitants, et le marché de la main-d'œuvre y est donc également restreint.

Nous nous pencherons sur le droit du travail luxembourgeois pour en connaître les fondements, mais le plan principal concernant l'embauche de salariés au Luxembourg sera le suivant :

Confiez-nous la masse salariale, les déclarations sociales et les rapports mensuels.

Embaucher des salariés au Luxembourg - Les bases du droit du travail luxembourgeois et les coûts pertinents

Commençons par quelques détails sur le Luxembourg, outre la population et le salaire minimum que nous avons mentionnés plus haut. La capitale du Luxembourg est la ville de Luxembourg, où se concentre la majeure partie de la main-d'œuvre. La monnaie nationale est l'euro, comme dans la plupart des pays de l'Union européenne. Les langues officielles du Luxembourg sont le luxembourgeois, le français et l'allemand. Vous trouverez plus de statistiques sur l'emploi et l'inflation&nbsp;<a href="https://statistiques.public.lu/fr.html">ici</a>.

Pour embaucher des salariés au Luxembourg, vous devez vous familiariser avec la législation locale en matière d'emploi. Voici une liste des principales lois du travail au Luxembourg, fortement inspirées du droit français, dont certaines seront expliquées plus en détail dans les étapes de l'embauche :

Coût de l'embauche de salariés au Luxembourg en 2024

Avant d'entamer le processus de recherche et d'embauche des bons candidats, il est très important de prendre en compte le coût de l'ensemble de la procédure. Ce n'est pas seulement le salaire de vos nouveaux employés que vous devrez payer en tant que propriétaire d'entreprise, mais un certain nombre de choses avant et après l'embauche. Voici une liste complète mais non exhaustive de ces coûts, afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu :

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Étapes de l'embauche de salariés au Luxembourg en 2024

1. Publier une nouvelle offre d'emploi - Description du poste

La toute première chose à faire est de réfléchir soigneusement au poste, de rédiger - vous-même ou un partenaire RH - une description de poste détaillée et complète, et de trouver des endroits où publier l'offre d'emploi, éventuellement à titre onéreux. Outre les sites d'emploi internationaux tels que&nbsp;<a href="https://www.linkedin.com/">LinkedIn</a>&nbsp;et&nbsp;<a href="https://www.glassdoor.com/index.htm">Glassdoor</a>, il existe des sites spécifiques au Luxembourg qui valent la peine d'être consultés :

Il est important de mentionner ici que tout poste vacant doit être enregistré auprès de l'Agence nationale pour l'emploi (<a href="https://guichet.public.lu/fr/citoyens/organismes/organismes_citoyens/administration-emploi.html">ADEM</a>).

2. Processus de recrutement - Agences d'embauche et de recrutement

Le processus de recrutement comprend le filtrage des CV, les entretiens et la sélection du candidat de votre choix. Il se peut que vous ayez besoin d'aide pour ce faire. Vous devrez donc soit mettre en place une équipe de RH à l'avance, soit faire appel à une agence de recrutement ou à un recruteur indépendant pour vous aider dans ce processus. Les sociétés de chasseurs de têtes aident également à trouver des talents, en particulier dans des domaines très spécifiques, et vous pourriez donc envisager d'en engager une également. À ce stade, avant de choisir votre meilleur candidat, vous pouvez demander une vérification des antécédents, tels que le casier judiciaire et les références.

3. Contrats de travail

Lorsque la phase de recrutement est terminée et que vous avez choisi votre meilleur candidat, vous devriez être en mesure de lui proposer un contrat de travail, dont vous pourrez négocier les conditions et la date d'entrée en fonction avec le futur nouvel employé. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un avocat, car vous devrez vous conformer au droit du travail local. Idéalement, le contrat devrait être rédigé en anglais et en français ou en allemand. Afin de choisir le contrat dont vous avez besoin, examinons les différents types de contrats de travail proposés au Luxembourg :

4. Inscrire le nouveau salarié à la sécurité sociale

Vous devez déclarer l'entrée du salarié au centre de sécurité sociale (<a href="https://ccss.public.lu/fr/employeurs.html">CCSS</a>) dans les 8 jours suivant l'embauche. Cela vaut pour tous les travailleurs, y compris les stagiaires, les étudiants, les travailleurs temporaires et même les bénévoles. Vous trouverez tous les formulaires nécessaires&nbsp;<a href="https://ccss.public.lu/fr/employeurs/secteur-prive/engager-personnel.html">ici</a>. En effet, tant les employés que les employeurs doivent payer des cotisations sociales pour l'assurance maladie, la pension et les impôts.

5. Respect de la réglementation fiscale

Tant les employeurs que les employés doivent se conformer à toutes les exigences des autorités fiscales luxembourgeoises, et tous deux y contribuent.

L'impôt luxembourgeois sur les sociétés est de 17 % pour les entreprises dont le revenu imposable est supérieur à 175 000 euros, ainsi que le taux normal de TVA. Les principales cotisations à la charge de l'employeur sont les cotisations de santé et de retraite, qui incluent également les accidents du travail. Le système fiscal luxembourgeois, comme celui de la plupart des pays, étant assez complexe, il est fortement recommandé de <a href="https://easybiz.lu/fr/comptabilite">faire appel à un comptable</a>. Les éléments qui rendent le système un peu plus difficile sont les différentes citoyennetés des salariés ainsi que les statuts matrimoniaux et les personnes à charge.

En outre, pour les salariés transfrontaliers, une règle différente s'applique, selon laquelle ils ne doivent déclarer que les revenus obtenus au Luxembourg, mais pas ailleurs, comme dans leur pays d'origine. Seuls les résidents - c'est-à-dire les personnes qui ont vécu et travaillé dans le pays pendant au moins 182 jours au cours d'une année complète - doivent déclarer leur revenu global au Luxembourg. N'oubliez pas qu'il existe plusieurs conventions fiscales entre le Luxembourg et de nombreux pays afin d'éviter la double imposition.

Pour plus d'informations sur les impôts, vous pouvez consulter la&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/fr/citoyens/fiscalite.html">vue d'ensemble de la fiscalité des entreprises sur guichet.lu</a>&nbsp;ou vous adresser à l'&nbsp;<a href="https://impotsdirects.public.lu/fr.html">administration fiscale luxembourgeoise</a>.

6. Onboarding

Le jour est venu où votre nouvel employé est enfin sur la bonne voie pour rejoindre votre entreprise. À ce stade, vous devez vérifier que tout est en ordre en ce qui concerne la sécurité sociale et les impôts, avant d'inscrire le nouveau salarié sur les listes de la masse salariale et à la visite médicale. Vous devez également vous assurer que l'équipement adéquat est prêt pour lui et que tout a été signé et compris par lui. Une présentation d'orientation comprenant la formation nécessaire serait une bonne idée, de même que la présentation du nouvel employé à l'équipe.

7. Masse salariale

<a href="https://easybiz.lu/fr/service-paie-luxembourg">Le cycle du paiement des salaires est mensuel</a>, comme dans la plupart des pays de l'UE, et l'année fiscale coïncide avec l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Les paiements comprennent les salaires, les primes et les indemnités de vacances, ainsi que toutes les déductions. Un jour et un calendrier de paiement spécifiques doivent être communiqués aux employés. Votre entreprise peut avoir mis en place un système masse salariale interne (RH interne), un système de masse salariale à distance à partir d'une société mère, un système de masse salariale local externalisé auprès d'un fournisseur de services de masse salariale local ou un Employeur de référence (voir ci-dessous dans les FAQ pour plus de détails sur les Employeurs de référence).

8. Notifier l'inspection du travail

Une fois que l'employé est inscrit sur les listes de paie, la dernière chose à faire est de notifier l'&nbsp;<a href="https://itm.gouvernement.lu/fr/support/contact.html">inspection du travail du Luxembourg</a>. Voir&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/fr/citoyens/organismes/organismes_entreprises/itm.html">ici</a>&nbsp;pour plus d'informations.

9. Particularités relatives à l'embauche de ressortissants de pays tiers, de travailleurs frontaliers et d'entrepreneurs indépendants

L'embauche de salariés et d'entrepreneurs indépendants non ressortissants de l'UE peut s'avérer un peu plus compliquée, mais reste relativement simple. Le principal élément à prendre en compte pour les ressortissants de pays tiers est le permis de séjour et de travail, qu'ils doivent demander&nbsp;<a href="https://guichet.public.lu/fr/citoyens/immigration.html">ici</a>.

Dans tous les cas d'employés, de travailleurs transfrontaliers et d'entrepreneurs indépendants non ressortissants de l'UE, l'employeur doit tenir compte des exigences potentielles en matière de visa, des conditions fiscales, de la conformité juridique et, dans le cas des entrepreneurs uniquement, des différentes classifications et des divers modes de paiement. D'autres facteurs à prendre en compte sont les différences culturelles, religieuses et linguistiques, afin de rendre votre entreprise la plus inclusive possible.

Avantages pour les salariés

Voici les principaux avantages sociaux que vous devez garder à l'esprit, conformément au droit du travail local :

L'embauche d'employés pour une entreprise peut être un processus compliqué et long, donc nous espérons que cet article a permis de résumer et d'organiser la procédure. Comme nous l'avons vu, il y a beaucoup de choses à prendre en compte, et bien sûr, plus l'entreprise est grande, plus cela peut être difficile. Il est utile de connaître le droit du travail, mais il est également judicieux de se faire guider par <a href="https://easybiz.lu/fr/comptabilite">un conseiller comptable et fiscal</a>, afin de s'assurer que votre entreprise est conforme et parfaitement légale.

Exigences et tout ce que vous devez savoir dans un guide étape par étape.

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