Guide juridique sur les services de domiciliation au Luxembourg

Qu'est-ce que les services de domiciliation ?

Le siège social n'est pas seulement une adresse au Luxembourg, il représente le lieu à partir duquel la société est administrée et gérée. C'est donc l'adresse où la société reçoit toute la correspondance officielle, ainsi que le lieu où elle doit conserver plusieurs documents juridiques officiels tels que les documents comptables, les autorisations d'établissement, le registre des actionnaires ou encore les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration.

Dans notre article complémentaire, nous avons abordé les fonctions et les avantages qu'offrent les services de domiciliation ainsi que les entreprises qui peuvent utiliser ce type de services. Cet article vise à apporter un point de vue complémentaire en passant en revue le cadre réglementaire, en explorant les sociétés qui peuvent offrir des services de domiciliation au Luxembourg et les exigences qui doivent être satisfaites pour le faire.

Cadre juridique et réglementaire au Luxembourg

Compte tenu de l'importance des services de domiciliation, il s'agit d'une activité strictement réglementée. La base légale est fournie par la loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation des entreprises, mais d'autres lois et règlements interviennent d'une manière ou d'une autre:

• Loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation d'entreprises. Cette loi est le principal règlement régissant les services de domiciliation au Luxembourg, elle définit les conditions dans lesquelles une société peut être domiciliée au Luxembourg et les obligations des prestataires de ces services.
• Régulation de la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF). La CSSF est le principal organe de contrôle des entités fournissant des services de domiciliation. La CSSF veille à ce que les prestataires de ces services respectent les réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et le financement du terrorisme (CFT) et qu'ils appliquent correctement les principes de connaissance du client (KYC).
• Loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Cette loi impose aux prestataires de services de domiciliation au Luxembourg l'obligation d'effectuer des contrôles stricts sur leurs clients afin d'éviter que les sociétés de domiciliation ne soient utilisées pour des activités illicites.

• Directives européennes relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux (AML). Le Luxembourg est soumis aux directives de l'UE et plusieurs d'entre elles ont un impact direct sur le fonctionnement des sociétés de domiciliation luxembourgeoises. En particulier, les 4ème et 5ème directives de l'Union européenne visant à renforcer la lutte contre le blanchiment de capitaux.
• La loi du 13 janvier 2019 et le registre des bénéficiaires effectifs (RBE). La loi du 13 janvier 2019 introduit le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) et stipule que toute société doit divulguer ses bénéficiaires effectifs, c'est-à-dire toute personne physique qui détient en dernier lieu, directement ou indirectement, un pourcentage d'actions ou de droits de vote ou une participation de plus de 25 % dans une entité juridique. Cela oblige les prestataires de services de domiciliation luxembourgeois à s'assurer que leurs clients respectent cette obligation en fournissant des informations sur les véritables propriétaires des sociétés domiciliées.

Critères d'éligibilité pour les entreprises

La domiciliation de sociétés étant une activité fortement réglementée et impliquant de multiples responsabilités, des services de domiciliation au Luxembourg ne peuvent pas être offerts par tous. Seules certaines entités et certains professionnels agréés peuvent agir en tant qu'agents de domiciliation au Luxembourg :

• Des établissements de crédit
• D’autres professionnels du secteur financier et de l'assurance
• Des avocats inscrits sur la liste I
• Des avocats européens, exerçant en vertu de leur qualification professionnelle d'origine, inscrits sur la liste IV
• Des réviseurs d'entreprises
• Des contrôleurs légaux des comptes agréés
• Des comptables agréés

En outre, l'autorisation d'agir en tant que domiciliataire d'entreprises est subordonnée à la présentation d'un document attestant que l'intéressé a obtenu un diplôme universitaire en droit, en économie ou en gestion d'entreprise et qu'il dispose d'un patrimoine financier d'au moins 125 000 euros.

Responsabilités et obligations des prestataires de services de domiciliation

Les différentes réglementations mentionnées ci-dessus imposent plusieurs obligations à l’agent de domiciliation. La première d'entre elles intervient avant même la signature de tout contrat et consiste à vérifier le respect des dispositions légales relatives au siège social de l'entreprise et à connaître l'identité réelle des membres des entités gouvernantes de l'entreprise à domicilier.

Après avoir effectué ces vérifications, l'entreprise proposant des services de domiciliation doit conclure une convention de domiciliation avec le client. Le contenu minimum de cette convention comprend:

• Les coordonnées du responsable de l'agent domiciliataire.
• Les détails des services fournis
• Les détails des droits et des responsabilités de l'agent domiciliataire.
• Les obligations applicables en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML)
• Les clauses de non-responsabilité de l'agent domiciliataire
• Les détails des droits et responsabilités de la société domiciliée
• Les moyens de communication entre les parties à l'accord
• Le coût des services rendus
• La durée du contrat et les modalités de sa résiliation
• Les modalités de révocation du contrat sans préavis
• Le droit applicable, donc la loi luxembourgeoise

La signature du contrat formalise par écrit la relation juridique entre l'agent de domiciliation et le domicilié en détaillant les termes de la convention. Cette convention sert également de preuve de l'établissement de l'entreprise au Grand-Duché en lieu et place d'un contrat de location et peut être présentée comme preuve aux départements gouvernementaux ou aux sociétés financières.

Services complémentaires

La domiciliation simple au Luxembourg, sans services associés, est interdite. Les sociétés offrant des services de domiciliation proposent alors de multiples services associés, parmi lesquels on peut trouver les suivants :

• Traitement du courrier : Les sociétés de domiciliation reçoivent le courrier au nom de la société domiciliée et peuvent proposer des services de réexpédition et acheminer le courrier jusqu'à sa destination finale, que ce soit aux administrateurs, aux actionnaires ou à d'autres personnes.
• Services de secrétariat d'entreprise : Ces sociétés peuvent également proposer des services pour l'organisation des assemblées générales et des réunions du conseil d'administration. Elles peuvent également s'occuper des livres de la société, tels que le registre des actionnaires, les procès-verbaux des réunions ou d'autres documents officiels.
• Services comptables et financiers. Ces sociétés peuvent offrir des services comptables tels que la préparation des comptes annuels, des bilans et des états financiers. Elles peuvent également préparer les déclarations d'impôts et même offrir des conseils fiscaux.
• Constitution de sociétés et conseils juridiques. Les sociétés de domiciliation peuvent offrir assistance pour la création de sociétés et la rédaction des statuts de l'association.

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Conclusion

Les services de domiciliation sont un service particulièrement avantageux en permettant aux entreprises d'établir une présence au Luxembourg sans avoir de bureaux physiques. Cependant, étant donné les implications que cela représente, ce type de service est fortement réglementé. D'une part, toutes les entreprises ne peuvent pas accéder à ce type de services et d'autre part, toutes les entreprises ne peuvent pas offrir ce type de services. Cet article présente une vue d'ensemble du sujet afin de clarifier les réglementations existantes ainsi que les critères à remplir par les sociétés souhaitant fournir des services de domiciliation au Luxembourg. Il est cependant naturel que vous ayez des doutes à ce sujet ou que vous souhaitiez approfondir le sujet, si c'est votre cas n'hésitez pas à nous contacter, EasyBiz est là pour vous aider.