Un guide simple sur l'embauche de salariés au Luxembourg en 2024

Embaucher des salariés au Luxembourg en 2024 - Par où commencer ?

Félicitations pour l'expansion de votre entreprise !

Avant de procéder à l'embauche de salariés, assurez-vous d'avoir suivi toutes les étapes nécessaires à la création de votre entreprise :

• Assurez-vous d'avoir choisi la bonne forme d'entreprise
• Assurez-vous que votre permis d'exploitation et l'enregistrement de votre société sont en ordre.
• Vos obligations fiscales doivent être réglées, ce qui signifie que vous déclarez officiellement les revenus de votre entreprise.

Votre entreprise évolue et n'est plus une entreprise individuelle. Vous devez donc embaucher des salariés au Luxembourg en 2024. Cela signifie que vous devrez prendre en considération les lois et réglementations locales ainsi que la démographie. Le Luxembourg est peut-être l'un des pays les plus riches du monde, avec le salaire minimum le plus élevé d'Europe, mais il reste un petit pays de moins de 700,000 habitants, et le marché de la main-d'œuvre y est donc également restreint.

Nous nous pencherons sur le droit du travail luxembourgeois pour en connaître les fondements, mais le plan principal concernant l'embauche de salariés au Luxembourg sera le suivant :

• Annonce d'un poste et processus de recrutement
• Types de contrats de travail
• Inscription du nouvel employé à la sécurité sociale
• Considérations fiscales
• L'intégration dans l'entreprise
• Paie et avantages sociaux

Embaucher des salariés au Luxembourg - Les bases du droit du travail luxembourgeois et les coûts pertinents

Commençons par quelques détails sur le Luxembourg, outre la population et le salaire minimum que nous avons mentionnés plus haut. La capitale du Luxembourg est la ville de Luxembourg, où se concentre la majeure partie de la main-d'œuvre. La monnaie nationale est l'euro, comme dans la plupart des pays de l'Union européenne. Les langues officielles du Luxembourg sont le luxembourgeois, le français et l'allemand. Vous trouverez plus de statistiques sur l'emploi et l'inflation ici.

Pour embaucher des salariés au Luxembourg, vous devez vous familiariser avec la législation locale en matière d'emploi. Voici une liste des principales lois du travail au Luxembourg, fortement inspirées du droit français, dont certaines seront expliquées plus en détail dans les étapes de l'embauche :

• Les salaires minimums dépendent de l'âge et des compétences, allant de 1,928.20 euros bruts mensuels à 3,085.11 euros bruts mensuels.
• Le temps de travail au Luxembourg est normalement de 40 heures par semaine, mais des heures supplémentaires rémunérées peuvent également être effectuées.
• Congés payés : congés payés, congés de maladie, congés de maternité, de paternité et parentaux, jours fériés, congés de formation.
• Autres avantages, dont l'assurance maladie

Coût de l'embauche de salariés au Luxembourg en 2024

Avant d'entamer le processus de recherche et d'embauche des bons candidats, il est très important de prendre en compte le coût de l'ensemble de la procédure. Ce n'est pas seulement le salaire de vos nouveaux employés que vous devrez payer en tant que propriétaire d'entreprise, mais un certain nombre de choses avant et après l'embauche. Voici une liste complète mais non exhaustive de ces coûts, afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu :

• Coûts liés aux offres d'emploi
• Examen des candidatures et entretiens d'embauche, s'ils sont effectués par un tiers, ou coûts de l'équipe interne des ressources humaines chargée du recrutement et de l'intégration.
• Coûts potentiels de traduction afin de disposer de documents officiels dans l'une des langues officielles du Luxembourg
• Coût potentiel de la vérification des antécédents par un tiers
• Frais juridiques pour les contrats
• Frais potentiels de visa, de réinstallation et de voyage, y compris pour les membres de la famille
• Coûts salariaux
• Impôts et frais de comptabilité
• Cotisations de sécurité sociale
• Salaires, avantages, congés et primes, le cas échéant
• Coûts éventuels de formation et de déplacement
• Autres frais administratifs

Expert Accounting Help | EasyBiz

Payroll services & accounting from €90. Expert team ready to help.

Learn more

Étapes de l'embauche de salariés au Luxembourg en 2024

• 1. Publier une nouvelle offre d'emploi - Description du poste

  La toute première chose à faire est de réfléchir soigneusement au poste, de rédiger - vous-même ou un partenaire RH - une description de poste détaillée et complète, et de trouver des endroits où publier l'offre d'emploi, éventuellement à titre onéreux. Outre les sites d'emploi internationaux tels que LinkedIn et Glassdoor, il existe des sites spécifiques au Luxembourg qui valent la peine d'être consultés : - Jobs in Luxembourg - Jobs.lu - Work in Luxembourg - JobFinder.lu Il est important de mentionner ici que tout poste vacant doit être enregistré auprès de l'Agence nationale pour l'emploi (ADEM).

• 2. Processus de recrutement - Agences d'embauche et de recrutement

  Le processus de recrutement comprend le filtrage des CV, les entretiens et la sélection du candidat de votre choix. Il se peut que vous ayez besoin d'aide pour ce faire. Vous devrez donc soit mettre en place une équipe de RH à l'avance, soit faire appel à une agence de recrutement ou à un recruteur indépendant pour vous aider dans ce processus. Les sociétés de chasseurs de têtes aident également à trouver des talents, en particulier dans des domaines très spécifiques, et vous pourriez donc envisager d'en engager une également. À ce stade, avant de choisir votre meilleur candidat, vous pouvez demander une vérification des antécédents, tels que le casier judiciaire et les références.

• 3. Contrats de travail

  Lorsque la phase de recrutement est terminée et que vous avez choisi votre meilleur candidat, vous devriez être en mesure de lui proposer un contrat de travail, dont vous pourrez négocier les conditions et la date d'entrée en fonction avec le futur nouvel employé. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un avocat, car vous devrez vous conformer au droit du travail local. Idéalement, le contrat devrait être rédigé en anglais et en français ou en allemand. Afin de choisir le contrat dont vous avez besoin, examinons les différents types de contrats de travail proposés au Luxembourg : Contrat à durée indéterminée (CDI) → Contrat utilisé pour l'embauche de salariés permanents, à temps plein ou à temps partiel. Contrat à durée déterminée (CDD) → Il ne peut excéder 24 mois au total et ne peut être renouvelé que deux fois. Saisonnier → Il s'agit d'un emploi à l'année, par exemple dans le secteur du tourisme, qui ne peut excéder 10 mois dans l'année. Conventions collectives → elles dépendent de conditions d'emploi spécifiques dans des secteurs déterminés, et il s'agit souvent d'engagements temporaires.

• 4. Inscrire le nouveau salarié à la sécurité sociale

  Vous devez déclarer l'entrée du salarié au centre de sécurité sociale (CCSS) dans les 8 jours suivant l'embauche. Cela vaut pour tous les travailleurs, y compris les stagiaires, les étudiants, les travailleurs temporaires et même les bénévoles. Vous trouverez tous les formulaires nécessaires ici. En effet, tant les employés que les employeurs doivent payer des cotisations sociales pour l'assurance maladie, la pension et les impôts.

• 5. Respect de la réglementation fiscale

  Tant les employeurs que les employés doivent se conformer à toutes les exigences des autorités fiscales luxembourgeoises, et tous deux y contribuent.L'impôt luxembourgeois sur les sociétés est de 17 % pour les entreprises dont le revenu imposable est supérieur à 175 000 euros, ainsi que le taux normal de TVA. Les principales cotisations à la charge de l'employeur sont les cotisations de santé et de retraite, qui incluent également les accidents du travail. Le système fiscal luxembourgeois, comme celui de la plupart des pays, étant assez complexe, il est fortement recommandé de faire appel à un comptable. Les éléments qui rendent le système un peu plus difficile sont les différentes citoyennetés des salariés ainsi que les statuts matrimoniaux et les personnes à charge.En outre, pour les salariés transfrontaliers, une règle différente s'applique, selon laquelle ils ne doivent déclarer que les revenus obtenus au Luxembourg, mais pas ailleurs, comme dans leur pays d'origine. Seuls les résidents - c'est-à-dire les personnes qui ont vécu et travaillé dans le pays pendant au moins 182 jours au cours d'une année complète - doivent déclarer leur revenu global au Luxembourg. N'oubliez pas qu'il existe plusieurs conventions fiscales entre le Luxembourg et de nombreux pays afin d'éviter la double imposition.Pour plus d'informations sur les impôts, vous pouvez consulter la vue d'ensemble de la fiscalité des entreprises sur guichet.lu ou vous adresser à l' administration fiscale luxembourgeoise.

• 6. Onboarding

  Le jour est venu où votre nouvel employé est enfin sur la bonne voie pour rejoindre votre entreprise. À ce stade, vous devez vérifier que tout est en ordre en ce qui concerne la sécurité sociale et les impôts, avant d'inscrire le nouveau salarié sur les listes de la masse salariale. Vous devez également vous assurer que l'équipement adéquat est prêt pour lui et que tout a été signé et compris par lui. Une présentation d'orientation comprenant la formation nécessaire serait une bonne idée, de même que la présentation du nouvel employé à l'équipe.

• 7. Masse salariale

  Le cycle du paiement des salaires est mensuel, comme dans la plupart des pays de l'UE, et l'année fiscale coïncide avec l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Les paiements comprennent les salaires, les primes et les indemnités de vacances, ainsi que toutes les déductions. Un jour et un calendrier de paiement spécifiques doivent être communiqués aux employés. Votre entreprise peut avoir mis en place un système masse salariale interne (RH interne), un système de masse salariale à distance à partir d'une société mère, un système de masse salariale local externalisé auprès d'un fournisseur de services de masse salariale local ou un Employeur de référence (voir ci-dessous dans les FAQ pour plus de détails sur les Employeurs de référence).

• 8. Notifier l'inspection du travail

  Une fois que l'employé est inscrit sur les listes de paie, la dernière chose à faire est de notifier l' inspection du travail du Luxembourg. Voir ici pour plus d'informations.

• 9. Particularités relatives à l'embauche de ressortissants de pays tiers, de travailleurs frontaliers et d'entrepreneurs indépendants

  L'embauche de salariés et d'entrepreneurs indépendants non ressortissants de l'UE peut s'avérer un peu plus compliquée, mais reste relativement simple. Le principal élément à prendre en compte pour les ressortissants de pays tiers est le permis de séjour et de travail, qu'ils doivent demander ici.

Dans tous les cas d'employés, de travailleurs transfrontaliers et d'entrepreneurs indépendants non ressortissants de l'UE, l'employeur doit tenir compte des exigences potentielles en matière de visa, des conditions fiscales, de la conformité juridique et, dans le cas des entrepreneurs uniquement, des différentes classifications et des divers modes de paiement. D'autres facteurs à prendre en compte sont les différences culturelles, religieuses et linguistiques, afin de rendre votre entreprise la plus inclusive possible.

Avantages pour les salariés

Voici les principaux avantages sociaux que vous devez garder à l'esprit, conformément au droit du travail local :

• Assurance maladie et retraite
• Heures supplémentaires payées
• Congés payés : vacances, maladie, maternité-parentalité, invalidité, etc.
• Congés spéciaux pour mariage, décès et enfant malade
• Congé de formation
• Jours fériés
• 13e mois de salaire, calculé sur la base du salaire de base annuel de l'employé - non obligatoire en vertu de la loi, mais largement accordé
• Prime annuelle potentielle
• Avantages supplémentaires : chèques-repas, indemnités de déplacement, assurance dentaire, etc.
• Indemnité de licenciement et délai de préavis précis