Services de domiciliation au Luxembourg

Qu'est-ce que les services de domiciliation ?

Les services de domiciliation sont un ensemble de services administratifs et juridiques qui permettent à une société d'avoir une adresse enregistrée au Luxembourg sans avoir besoin de maintenir un bureau physique ou du personnel dans le pays. Ces services comprennent la mise à disposition d'un siège légal, la gestion administrative, la réception de la correspondance et la représentation auprès des autorités locales.

Le siège social n'est pas seulement une adresse au Luxembourg, il représente le lieu à partir duquel la société est administrée et gérée. C'est donc l'adresse où la société reçoit toute la correspondance officielle, ainsi que le lieu où elle doit conserver plusieurs documents juridiques officiels tels que les documents comptables, les autorisations d'établissement, le registre des actionnaires ou encore les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration.

Fonctions et avantages des services de domiciliation

Le siège social est donc un lieu vital et les services de domiciliation y jouent un rôle très important. Examinons en détail les principales fonctions et avantages des services de domiciliation au Luxembourg.

• Une présence légale sans avoir besoin d'un bureau physique. Les services de domiciliation fournissent une adresse officielle au Luxembourg qui sert de siège légal à des fins fiscales et administratives, de sorte que l'entreprise n'a pas besoin de disposer d'un bureau physique. En ne nécessitant pas d'infrastructure physique, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs coûts d'exploitation, ce qui permet aux entreprises internationales et multinationales d'opérer au Luxembourg et de gérer des investissements ou des activités en Europe en réduisant des coûts.
• Gestion administrative. Les prestataires de services de domiciliation peuvent prendre en charge des tâches administratives telles que la réception du courrier, la gestion des documents, la préparation de rapports et la correspondance avec les autorités. Ils peuvent également se charger de la gestion des réunions du conseil d'administration et des assemblées d'actionnaires, ainsi que de la préparation et de la conservation des procès-verbaux et des documents de l'entreprise.
• Conformité réglementaire. Les services de domiciliation permettent de s'assurer que l'entreprise respecte les réglementations telles que la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et la connaissance du client (KYC).
• Représentation juridique auprès des autorités. Les prestataires de services de domiciliation peuvent représenter l'entreprise auprès d'organismes de réglementation tels que la CSSF, les organismes fiscaux ou le registre du commerce.
• Services comptables et fiscaux. Dans certains cas, les prestataires offrent également des services de comptabilité, de déclaration fiscale et de tenue de livres, garantissant ainsi le respect des obligations fiscales.

Cadre juridique et réglementaire au Luxembourg

Compte tenu de l'importance des services de domiciliation, il s'agit d'une activité strictement réglementée. La base légale est fournie par la loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation des entreprises, mais d'autres lois et règlements interviennent d'une manière ou d'une autre:

• Loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation d'entreprises. Cette loi est le principal règlement régissant les services de domiciliation au Luxembourg, elle définit les conditions dans lesquelles une société peut être domiciliée au Luxembourg et les obligations des prestataires de ces services.
• Régulation de la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF). La CSSF est le principal organe de contrôle des entités fournissant des services de domiciliation. La CSSF veille à ce que les prestataires de ces services respectent les réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et le financement du terrorisme (CFT) et qu'ils appliquent correctement les principes de connaissance du client (KYC).
• Loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Cette loi impose aux prestataires de services de domiciliation au Luxembourg l'obligation d'effectuer des contrôles stricts sur leurs clients afin d'éviter que les sociétés de domiciliation ne soient utilisées pour des activités illicites. Selon cette loi, l'agent de domiciliation est tenu d'agir avec une diligence raisonnable avant même d'établir une relation d'affaires et d'identifier son client sur la base de preuves documentaires, en comprenant le client non pas comme la société domiciliée, mais comme la vraie personne physique. En outre, les services de domiciliation doivent également identifier l'activité de leur client, les objectifs de la relation d'affaires et l'origine géographique et économique des fonds du client.
• Directives européennes relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux (AML). Le Luxembourg est soumis aux directives de l'UE et plusieurs d'entre elles ont un impact direct sur le fonctionnement des sociétés de domiciliation luxembourgeoises. En particulier, les 4ème et 5ème directives de l'Union européenne visant à renforcer la lutte contre le blanchiment de capitaux.
• La loi du 13 janvier 2019 et le registre des bénéficiaires effectifs (RBE). La loi du 13 janvier 2019 introduit le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) et stipule que toute société doit divulguer ses bénéficiaires effectifs, c'est-à-dire toute personne physique qui détient en dernier lieu, directement ou indirectement, un pourcentage d'actions ou de droits de vote ou une participation de plus de 25 % dans une entité juridique. Cela oblige les prestataires de services de domiciliation luxembourgeois à s'assurer que leurs clients respectent cette obligation en fournissant des informations sur les véritables propriétaires des sociétés domiciliées.

Entreprises pouvant utiliser les services de domiciliation

Toutes les entreprises ne peuvent pas recourir aux services de domiciliation au Luxembourg, car certaines d'entre elles ont besoin d'une autorisation d'établissement et celle-ci exige le respect de plusieurs critères administratifs qui les empêchent de recourir à la domiciliation. En particulier, les sociétés suivantes ont besoin d'une autorisation d'établissement :

• Entreprises commerciales : ces entreprises doivent disposer d'un local consistant, qui peut être un entrepôt ou un magasin, sauf si l'objet social démontre que l'activité envisagée ne nécessite que l'utilisation d'un simple bureau.
• Entreprises artisanales : l'entreprise doit disposer d'un atelier ou d'un entrepôt.
• Sociétés de services : les sociétés doivent disposer d'un bureau.

Dans ces cas, il est alors impossible d'utiliser les services de domiciliation au Luxembourg et la société doit disposer de ses propres locaux. Par ailleurs, suite aux litiges importants survenus dans le passé à cause du phénomène des « boîtes aux lettres », les autorités et le Ministère de l'Economie vérifient systématiquement et scrupuleusement que chaque personne morale dispose d'un local physique effectif où la présence régulière d'un représentant légal est indispensable.

En revanche, certains types de sociétés peuvent avoir recours à ce type de service, dont voici les principaux :

• Sociétés holding (Soparfi). Ces sociétés sont utilisées pour détenir des parts dans d'autres sociétés, elles sont généralement utilisées par des groupes multinationaux pour gérer leurs participations dans d'autres sociétés. Ces sociétés n'exercent pas d'activités commerciales directes, mais se concentrent sur la gestion d'investissements. Elles nécessitent donc une présence physique active et peuvent bénéficier de services de domiciliation.
• Fonds d'investissement (SIF, SICAV, SICAR). Les fonds d'investissement tels que les fonds d'investissement spécialisés (FIS), les sociétés d'investissement à capital variable (SICAV) et les sociétés d'investissement en capital à risque (SICAR) sont utilisés pour gérer des investissements collectifs. L'activité principale de ces véhicules d'investissement étant la gestion d'actifs financiers, ils n'ont pas besoin d'une présence opérationnelle physique au Luxembourg et peuvent accéder aux services de domiciliation.
• Véhicules à usage spécial (SPV). Les structures ad hoc sont des structures juridiques créées à des fins spécifiques telles que l'émission d'obligations, la titrisation d'actifs ou le financement de projets. Comme elles ne sont pas impliquées dans des activités commerciales, les SPV peuvent utiliser ces services.
• Sociétés de gestion de patrimoine familial (SPF). Les SPF sont des structures conçues pour la gestion de patrimoines familiaux. Elles ne sont pas impliquées dans des activités commerciales ou industrielles mais se concentrent sur la détention et la gestion d'actifs financiers. En raison de leur nature purement patrimoniale, elles peuvent recourir à ces services.
• Sociétés de titrisation. Ces structures sont utilisées pour la titrisation d'actifs, un processus par lequel des actifs tels que des prêts ou des hypothèques sont mis en commun et des titres garantis par ces actifs sont émis. Ces sociétés n'exerçant pas d'activités commerciales, elles peuvent utiliser ces services.
• Sociétés civiles immobilières (SCI). Les sociétés civiles immobilières (SCI) peuvent utiliser les services de domiciliation tant qu'elles n'exercent pas d'activités commerciales nécessitant une autorisation d'établissement. Les SCI sont généralement utilisées par des particuliers ou des familles pour gérer des biens immobiliers à des fins d'investissement ou pour détenir des biens immobiliers familiaux. Elles n'exercent généralement pas d'activités commerciales et n'ont donc pas besoin d'autorisation d'établissement et peuvent utiliser les services de domiciliation.
• Sociétés inactives. Les entreprises qui ont suspendu temporairement leur activité commerciale ou artisanale peuvent domicilier temporairement leur siège social auprès d'un domiciliataire qui gérait l'entreprise pendant toute la période d'inactivité. Dans ce cas, l'autorisation d'établissement doit être restituée pour la durée de la domiciliation.

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Recours aux services de domiciliation au Luxembourg

Nous allons maintenant examiner comment avoir recours aux services de domiciliation, nous allons discuter du type de sociétés qui peuvent offrir ces services, des responsabilités du domiciliataire et des services qui sont généralement offerts par ces entités.

Entités pouvant offrir des services de domiciliation

La domiciliation de sociétés étant une activité fortement réglementée et impliquant de multiples responsabilités, des services de domiciliation au Luxembourg ne peuvent pas être offerts par tous. Seules certaines entités et certains professionnels agréés peuvent agir en tant qu'agents de domiciliation au Luxembourg :

• Des établissements de crédit
• D’autres professionnels du secteur financier et de l'assurance
• Des avocats inscrits sur la liste I
• Des avocats européens, exerçant en vertu de leur qualification professionnelle d'origine, inscrits sur la liste IV
• Des réviseurs d'entreprises
• Des contrôleurs légaux des comptes agréés
• Des comptables agréés

En outre, l'autorisation d'agir en tant que domiciliataire d'entreprises est subordonnée à la présentation d'un document attestant que l'intéressé a obtenu un diplôme universitaire en droit, en économie ou en gestion d'entreprise et qu'il dispose d'un patrimoine financier d'au moins 125 000 euros.

Responsabilités de l’agent de domiciliation

Les différentes réglementations mentionnées ci-dessus imposent plusieurs obligations à l’agent de domiciliation. La première d'entre elles intervient avant même la signature de tout contrat et consiste à vérifier le respect des dispositions légales relatives au siège social de l'entreprise et à connaître l'identité réelle des membres des entités gouvernantes de l'entreprise à domicilier.

Après avoir effectué ces vérifications, l'entreprise proposant des services de domiciliation doit conclure une convention de domiciliation avec le client. Le contenu minimum de cette convention comprend:

• Les coordonnées du responsable de l'agent domiciliataire.
• Les détails des services fournis
• Les détails des droits et des responsabilités de l'agent domiciliataire.
• Les obligations applicables en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (AML)
• Les clauses de non-responsabilité de l'agent domiciliataire
• Les détails des droits et responsabilités de la société domiciliée
• Les moyens de communication entre les parties à l'accord
• Le coût des services rendus
• La durée du contrat et les modalités de sa résiliation
• Les modalités de révocation du contrat sans préavis
• Le droit applicable, donc la loi luxembourgeoise

La signature du contrat formalise par écrit la relation juridique entre l'agent de domiciliation et le domicilié en détaillant les termes de la convention. Cette convention sert également de preuve de l'établissement de l'entreprise au Grand-Duché en lieu et place d'un contrat de location et peut être présentée comme preuve aux départements gouvernementaux ou aux sociétés financières.

Services complémentaires

La domiciliation simple au Luxembourg, sans services associés, est interdite. Les sociétés offrant des services de domiciliation proposent alors de multiples services associés, parmi lesquels on peut trouver les suivants :

• Traitement du courrier : Les sociétés de domiciliation reçoivent le courrier au nom de la société domiciliée et peuvent proposer des services de réexpédition et acheminer le courrier jusqu'à sa destination finale, que ce soit aux administrateurs, aux actionnaires ou à d'autres personnes.
• Services de secrétariat d'entreprise : Ces sociétés peuvent également proposer des services pour l'organisation des assemblées générales et des réunions du conseil d'administration. Elles peuvent également s'occuper des livres de la société, tels que le registre des actionnaires, les procès-verbaux des réunions ou d'autres documents officiels.
• Services comptables et financiers. Ces sociétés peuvent offrir des services comptables tels que la préparation des comptes annuels, des bilans et des états financiers. Elles peuvent également préparer les déclarations d'impôts et même offrir des conseils fiscaux.
• Constitution de sociétés et conseils juridiques. Les sociétés de domiciliation peuvent offrir assistance pour la création de sociétés et la rédaction des statuts de l'association.