Services de domiciliation au Luxembourg

Qu'est-ce que les services de domiciliation ?

Le siège social n'est pas seulement une adresse au Luxembourg, il représente le lieu à partir duquel la société est administrée et gérée. C'est donc l'adresse où la société reçoit toute la correspondance officielle, ainsi que le lieu où elle doit conserver plusieurs documents juridiques officiels tels que les documents comptables, les autorisations d'établissement, le registre des actionnaires ou encore les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires du conseil d'administration.

Fonctions et avantages des services de domiciliation

Le siège social est un emplacement fondamental et les services de domiciliation jouent un rôle très important compte tenu de la vaste gamme de services qu'ils offrent. Les plus relevants d'entre eux sont présentés ci-dessous :

• Une présence légale sans avoir besoin d'un bureau physique. Les services de domiciliation fournissent une adresse officielle au Luxembourg qui sert de siège légal à des fins fiscales et administratives, de sorte que l'entreprise n'a pas besoin de disposer d'un bureau physique. En ne nécessitant pas d'infrastructure physique, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs coûts d'exploitation, ce qui permet aux entreprises internationales et multinationales d'opérer au Luxembourg et de gérer des investissements ou des activités en Europe en réduisant des coûts.
• Gestion administrative. Les prestataires de services de domiciliation peuvent prendre en charge des tâches administratives telles que la réception du courrier, la gestion des documents, la préparation de rapports et la correspondance avec les autorités. Ils peuvent également se charger de la gestion des réunions du conseil d'administration et des assemblées d'actionnaires, ainsi que de la préparation et de la conservation des procès-verbaux et des documents de l'entreprise.
• Conformité réglementaire. Les services de domiciliation permettent de s'assurer que l'entreprise respecte les réglementations telles que la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et la connaissance du client (KYC).
• Représentation juridique auprès des autorités. Les prestataires de services de domiciliation peuvent représenter l'entreprise auprès d'organismes de réglementation tels que la CSSF, les organismes fiscaux ou le registre du commerce.
• Services comptables et fiscaux. Dans certains cas, les prestataires offrent également des services de comptabilité, de déclaration fiscale et de tenue de livres, garantissant ainsi le respect des obligations fiscales.

Cadre juridique et réglementaire au Luxembourg

Compte tenu de l'importance des services de domiciliation, il s'agit d'une activité strictement réglementée. La base juridique est fournie par la loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation d'entreprises, bien que d'autres lois et règlements interviennent d'une manière ou d'une autre.

Parmi les réglementations qui ont une influence indirecte, il convient de mentionner la loi sur le commerce du 2 septembre 2011 et la loi du 26 juillet 2023 qui réglementent l'accès aux professions commerciales, artisanales, industrielles et à certaines professions libérales au Luxembourg.

Ces lois obligent certaines entreprises à demander une autorisation d'établissement, ce qui nécessite de répondre à des critères administratifs qui empêchent le recours aux services de domiciliation. En particulier, les entreprises suivantes nécessitent une autorisation d'établissement :

• Entreprises commerciales : ces entreprises doivent disposer d'un local consistant, qui peut être un entrepôt ou un magasin, sauf si l'objet social démontre que l'activité envisagée ne nécessite que l'utilisation d'un simple bureau.
• Entreprises artisanales : l'entreprise doit disposer d'un atelier ou d'un entrepôt.
• Sociétés de services : les sociétés doivent disposer d'un bureau.

En revanche, certains types de sociétés peuvent avoir recours à ce type de service, dont voici les principaux :

• Sociétés holding (Soparfi). Ces sociétés sont utilisées pour détenir des parts dans d'autres sociétés, elles sont généralement utilisées par des groupes multinationaux pour gérer leurs participations dans d'autres sociétés. Ces sociétés n'exercent pas d'activités commerciales directes, mais se concentrent sur la gestion d'investissements. Elles nécessitent donc une présence physique active et peuvent bénéficier de services de domiciliation.
• Fonds d'investissement (SIF, SICAV, SICAR). Les fonds d'investissement tels que les fonds d'investissement spécialisés (FIS), les sociétés d'investissement à capital variable (SICAV) et les sociétés d'investissement en capital à risque (SICAR) sont utilisés pour gérer des investissements collectifs. L'activité principale de ces véhicules d'investissement étant la gestion d'actifs financiers, ils n'ont pas besoin d'une présence opérationnelle physique au Luxembourg et peuvent accéder aux services de domiciliation.
• Véhicules à usage spécial (SPV). Les structures ad hoc sont des structures juridiques créées à des fins spécifiques telles que l'émission d'obligations, la titrisation d'actifs ou le financement de projets. Comme elles ne sont pas impliquées dans des activités commerciales, les SPV peuvent utiliser ces services.
• Sociétés de gestion de patrimoine familial (SPF). Les SPF sont des structures conçues pour la gestion de patrimoines familiaux. Elles ne sont pas impliquées dans des activités commerciales ou industrielles mais se concentrent sur la détention et la gestion d'actifs financiers. En raison de leur nature purement patrimoniale, elles peuvent recourir à ces services.
• Sociétés de titrisation. Ces structures sont utilisées pour la titrisation d'actifs, un processus par lequel des actifs tels que des prêts ou des hypothèques sont mis en commun et des titres garantis par ces actifs sont émis. Ces sociétés n'exerçant pas d'activités commerciales, elles peuvent utiliser ces services.
• Sociétés civiles immobilières (SCI). Les sociétés civiles immobilières (SCI) peuvent utiliser les services de domiciliation tant qu'elles n'exercent pas d'activités commerciales nécessitant une autorisation d'établissement. Les SCI sont généralement utilisées par des particuliers ou des familles pour gérer des biens immobiliers à des fins d'investissement ou pour détenir des biens immobiliers familiaux. Elles n'exercent généralement pas d'activités commerciales et n'ont donc pas besoin d'autorisation d'établissement et peuvent utiliser les services de domiciliation.
• Sociétés inactives. Les entreprises qui ont suspendu temporairement leur activité commerciale ou artisanale peuvent domicilier temporairement leur siège social auprès d'un domiciliataire qui gérait l'entreprise pendant toute la période d'inactivité. Dans ce cas, l'autorisation d'établissement doit être restituée pour la durée de la domiciliation.

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Conclusion

Les services de domiciliation luxembourgeois offrent une solution pratique aux entreprises qui souhaitent établir une présence juridique dans l'un des principaux centres financiers d'Europe sans devoir disposer de bureaux physiques.

Cet article a présenté une vue d'ensemble du sujet, il a montré comment ces services de domiciliation offrent non seulement une adresse pour l'entreprise mais aussi une large gamme de services et a évoqué l'importance de vérifier s'il est possible de recourir à ce type de services. Cependant, il ne s'agit pas d'une revue exhaustive sur le sujet, il y a des détails qui n'ont pas été abordés et des doutes peuvent subsister sur de multiples aspects. Si vous avez besoin d'approfondir certaines questions ou si vous avez des doutes, n'hésitez pas à nous contacter, EasyBiz est là pour vous aider.