Le système eCDF luxembourgeois
L'utilisation de l'eCDF est obligatoire pour toutes les personnes physiques et morales assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée ou tenues de déposer des comptes annuels. Toutefois, la procédure d'enregistrement et d'accès varie légèrement en fonction du type de compte eCDF et de la méthode d'authentification :
- Compte eCDF professionnel pour les certificats professionnels LuxTrust : Ce type de compte permet d'effectuer des dépôts pour le titulaire du compte ou d'autres déclarants et peut être demandé par des personnes physiques ou morales. Dans les deux cas, le demandeur doit disposer d'un certificat LuxTrust Professional comme moyen d'authentification, qui doit inclure le numéro d'identification « Organizational Unit » (OU) de l'entreprise. Ce numéro « OU » correspond au numéro RCSL ou au numéro de TVA de l'entreprise, qui est indiqué lors de la demande du certificat LuxTrust Professional.
L'administrateur principal peut ensuite accorder l'accès au système à d'autres employés de l'entreprise, mais tous les certificats professionnels LuxTrust liés ultérieurement au compte eCDF doivent contenir la même « OU » que le certificat professionnel LuxTrust de l'administrateur principal.
- Compte eCDF privé pour les certificats LuxTrust privés : Ce type de compte permet uniquement d'effectuer des dépôts au profit du titulaire du compte, ne peut être demandé que par des personnes physiques et nécessite un certificat LuxTrust privé.
- Compte pour certificats eIDAS : Ce type de compte permet uniquement d'effectuer des dépôts au profit du titulaire du compte, peut être demandé par des personnes physiques ou morales et nécessite un certificat eIDAS.
Premières demandes
La procédure d'ouverture d'un compte dans le système eCDF est assez simple, bien qu'elle diffère légèrement selon le type de compte. Vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre dans chaque cas :
Compte eCDF privé pour les certificats LuxTrust privés
Pour demander ce type de compte, vous devez vous rendre sur la page de demande d'accès au système eCDF, cliquer sur le bouton « Demande d'accès » et vous connecter à l'aide d'un certificat LuxTrust privé. Un assistant s'ouvrira alors pour vous guider tout au long de la procédure et vous aider à remplir le formulaire de demande eCDF. Une fois le formulaire rempli, l'assistant vous permettra de le signer électroniquement et de l'envoyer par voie électronique au CTIE.
Une fois le processus terminé, la demande sera examinée manuellement et, après un ou plusieurs jours, le demandeur devrait recevoir les droits d'accès à l'eCDF par e-mail.
Compte eCDF professionnel pour les certificats LuxTrust Professional
Pour demander ce type de compte, vous devez vous rendre sur la page de demande d'accès au système eCDF, cliquer sur le bouton « Demande d'accès » et vous connecter à l'aide d'un certificat LuxTrust Professional. Comme dans le cas précédent, lorsque vous vous connectez, un assistant apparaîtra pour vous guider tout au long du processus et vous aider à remplir le formulaire de demande d'accès à l'eCDF.
Il est important de noter que le formulaire de demande d'eCDF ne doit être soumis que par le futur administrateur principal de l'eCDF. Cet administrateur pourra ensuite ajouter d'autres utilisateurs par voie électronique.
Si le futur administrateur principal de l'eCDF est également un représentant légal disposant d'un pouvoir de signature exclusif, le formulaire de demande peut être signé électroniquement immédiatement et envoyé par voie électronique au CTIE via l'assistant. Toutefois, si le formulaire doit être signé par un autre représentant légal disposant d'un pouvoir de signature exclusif, l'assistant offre la possibilité d'envoyer un e-mail contenant un lien vers le représentant légal. Grâce à ce lien, le représentant légal peut se connecter à un assistant eCDF, signer électroniquement le formulaire à l'aide de son certificat LuxTrust et l'envoyer par voie électronique au CTIE.
Une fois le processus terminé, la demande sera examinée manuellement et, après un ou plusieurs jours, le demandeur devrait recevoir les droits d'accès à l'eCDF par e-mail.
Compte eCDF pour les certificats eIDAS
Pour demander ce type de compte, vous devez vous rendre sur la page de demande d'accès au système eCDF, cliquer sur le bouton « Demande d'accès » et vous connecter à l'aide d'un certificat eIDAS. Une fois connecté, vous devrez remplir un formulaire de demande comme dans les cas précédents, mais dans ce cas, le processus de soumission est différent. Après avoir rempli le formulaire, vous devez utiliser le bouton « Préparer pour l'impression » pour imprimer le formulaire, puis le signer à la main et l'envoyer par courrier postal à l'adresse indiquée sur le formulaire.
Une fois le processus terminé, la demande sera examinée manuellement et, après un ou plusieurs jours, le demandeur devrait recevoir les droits d'accès à l'eCDF par e-mail.
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En savoir plusTVA et dépôt des comptes annuels
Les deux principales procédures autorisées par le système eCDF sont les déclarations de TVA et les déclarations de comptes annuels. La procédure à suivre dans chaque cas est décrite ci-dessous :
Déclarations de TVA
Pour déposer une déclaration de TVA, vous devez d'abord vous rendre sur la page d'accueil du système eCDF et vous connecter à l'aide d'un certificat professionnel LuxTrust, d'un certificat privé LuxTrust ou d'un certificat eIDAS, selon la manière dont votre compte a été configuré lors de votre inscription. Une fois connecté, vous devez suivre une procédure simple en trois étapes :
1. Étape 1️⃣ – Sélectionnez le type de formulaire à remplir :
Cliquez sur le lien « Formulaires » à gauche, qui affichera une page où vous pourrez sélectionner différents éléments. Sélectionnez d'abord le formulaire « Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) » dans le champ « Catégorie », puis ajustez le type de formulaire en remplissant les champs « Type », « Période » et « Langue ».
2. Étape 2️⃣ – Remplissez le formulaire :
Une fois que vous avez rempli les différents champs, cliquez sur le bouton « Remplir le formulaire », qui ouvrira une nouvelle page avec le formulaire au format PDF que vous devez remplir.
3. Étape 3️⃣ – Envoyez le formulaire :
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton « Envoyer » situé au-dessus du formulaire pour l'envoyer par voie électronique. Si la déclaration a été transmise correctement, un message de confirmation s'affiche et la date de transmission apparaît en haut du formulaire. Un bouton « Télécharger le PDF » apparaît, vous permettant de télécharger une version PDF de la déclaration.
Déclaration des comptes annuels
La transmission des comptes annuels comprend plusieurs étapes qui doivent être effectuées sur la plateforme eCDF, ainsi qu'une dernière étape qui doit être effectuée sur le site web du Registre des entreprises de Luxembourg (LBR). Comme pour la procédure de TVA, pour déposer vos comptes annuels, vous devez d'abord vous rendre sur la page d'accueil du système eCDF et vous connecter à l'aide d'un certificat professionnel LuxTrust, d'un certificat privé LuxTrust ou d'un certificat eIDAS, selon la configuration initiale du compte. Une fois connecté, vous devez suivre les étapes ci-dessous :
1. Étape 1️⃣ – Sélectionnez le type de formulaire à remplir :
Cliquez sur le lien « Formulaires » à gauche, qui affichera une page où vous pourrez sélectionner différents éléments. Sélectionnez d'abord le formulaire « Comptes annuels » dans le champ « Catégorie », puis ajustez le type de formulaire en remplissant les champs « Type », « Période » et « Langue ».
2. Étape 2️⃣ – Remplissez le formulaire principal :
Une fois que vous avez rempli les différents champs, cliquez sur le bouton « Remplir le formulaire », qui affichera une nouvelle page avec le formulaire principal au format PDF à remplir. Une fois rempli, vous devez le valider en cliquant sur le bouton « Valider » dans le coin supérieur gauche. Cela permettra de vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs et de créer des formulaires supplémentaires, comme sélectionné dans le formulaire principal, pour le bilan et le compte de résultat.
3. Étape 3️⃣ – Remplissez les formulaires supplémentaires :
Une fois les formulaires supplémentaires générés, ils se trouvent dans la section « Brouillons », accessible via un lien dans le menu de gauche. Une fois là, sélectionnez les formulaires un par un et remplissez-les.
4. Étape 4️⃣ – Soumettre les formulaires :
Une fois tous les formulaires remplis, vous devez retourner au formulaire principal, également situé dans la section « Brouillons », et cliquer sur le bouton « Soumettre ». Cela permettra d'envoyer le plan comptable standard ainsi que tous les autres formulaires.
5. Étape 5️⃣ – Dépôt officiel des comptes annuels auprès du LBR) :
Une fois les comptes annuels déposés dans le système eCDF, vous devez vous rendre sur le site du Registre des entreprises de Luxembourg (LBR), vous connecter au système et déposer officiellement les comptes annuels, en indiquant au cours de la procédure que les comptes annuels ont été validés sur la plateforme eCDF en cochant la case correspondante afin que le Registre des entreprises de Luxembourg puisse récupérer automatiquement les données comptables depuis la plateforme eCDF.
Conclusion
L'adoption du système eCDF est une étape fondamentale dans la transformation numérique de l'environnement fiscal au Luxembourg. Cette plateforme simplifie non seulement le respect des obligations légales et comptables, mais offre également une sécurité, une traçabilité et une efficacité accrues dans la gestion des documents. Bien que son utilisation soit relativement simple dans la plupart des cas, elle peut s'avérer un peu compliquée avec certaines fonctionnalités avancées qui ne sont pas détaillées dans ce guide.
Si vous avez besoin d'aide pour ces démarches, qu'il s'agisse de créer un compte ou de remplir des formulaires, n'oubliez pas que EasyBiz est là pour vous aider. Contactez-nous et nous vous faciliterons la vie.
