Comment ouvrir un compte marchand au Luxembourg

Qu'est-ce qu'un compte marchand ?

Un compte marchand est un type spécifique de compte bancaire fourni par un prestataire de services financiers qui permet à une entreprise d'accepter et de traiter des paiements par carte de crédit et de débit. Ce type de compte sert d'intermédiaire temporaire entre le client qui effectue un paiement et le compte bancaire ordinaire de l'entreprise.

Bien qu'à première vue les comptes bancaires professionnels et les comptes marchands se ressemblent, ils ne sont pas identiques. Un compte bancaire professionnel normal est le compte utilisé par l'entreprise pour ses opérations quotidiennes, à partir duquel sont envoyés et reçus les paiements liés à tous les domaines d'activité de l'entreprise, tels que le paiement des employés, le loyer des locaux commerciaux ou le paiement des fournisseurs. D'autre part, les comptes marchands sont utilisés uniquement pour conserver les fonds provenant de la vente d'un client immédiatement après la transaction et les transférer sur le compte bancaire principal de l'entreprise.

Les comptes marchands sont-ils indispensables aux entreprises ?

Bien que la plupart des entreprises aient besoin de recevoir des paiements par carte de leurs clients à un moment ou à un autre, il n'est pas toujours indispensable d'avoir un compte marchand. Il existe d'autres solutions, comme des fournisseurs de services marchands, qui proposent des options de bout en bout permettant aux entreprises de recevoir des paiements sans avoir besoin d'un compte marchand.

Les plateformes des fournisseurs de services marchands tels que Stripe ou PayPal fonctionnent comme des agrégateurs de paiement qui permettent aux entreprises d'accepter des transactions par carte rapidement et facilement grâce à une infrastructure de paiement partagée. Il existe de nombreux services de traitement des paiements au Luxembourg et ce sont des options idéales pour les start-ups ou les petites et moyennes entreprises qui recherchent la simplicité dans la gestion des paiements.

Dans certains cas, cependant, un compte marchand est nécessaire, notamment pour les grandes entreprises qui traitent de gros volumes de transactions ou qui ont besoin de solutions financières personnalisées telles que des taux plus compétitifs ou des services multidevises. Ces comptes sont également préférables dans les secteurs à haut risque où les fournisseurs de services habituels n'offrent pas de soutien en raison du risque accru de rétrofacturation.

Avantages et inconvénients des comptes marchands

Comme nous l'avons vu dans la section précédente, les comptes marchands ne sont pas indispensables, mais dans certains cas, ils peuvent être très utiles.

Avantages

• Traitement direct et personnalisé : ces comptes offrent une infrastructure dédiée exclusivement à l'entreprise qui permet un contrôle direct des fonds et des transactions. Ils offrent également une plus grande souplesse en termes de frais, d'intégration et de solutions personnalisées.
• Des frais plus compétitifs pour les volumes élevés : lorsque les volumes de transactions augmentent, les coûts par transaction sont généralement inférieurs à ceux des plateformes des fournisseurs de services marchands.
• Règlement plus rapide des fonds : les fonds sont généralement transférés sur le compte bancaire de l'entreprise plus rapidement qu'avec les plateformes des fournisseurs de services marchands. Cela peut s'avérer très important dans certains secteurs ou activités.
• Prise en charge des transactions multi-monnaies et mondiales : Les comptes marchands permettent aux entreprises de recevoir des fonds directement dans les mêmes devises que celles dans lesquelles les clients effectuent leurs paiements, ce qui élimine la nécessité d'une conversion automatique et les coûts qui y sont associés. Cela est particulièrement utile pour les entreprises internationales qui gèrent des opérations multidevises, car elles peuvent avoir des comptes bancaires dans plusieurs devises et choisir quand et comment effectuer les conversions, ce qui permet d'optimiser les taux de change. Ce niveau de contrôle et d'économie n'est pas offert par les plateformes des fournisseurs de services marchands qui convertissent automatiquement les transactions dans la devise préférée du commerçant, moyennant des frais supplémentaires.
• Relation directe avec les acquéreurs : les entreprises peuvent travailler directement avec les banques fournisseurs de comptes marchands pour résoudre des problèmes spécifiques et demander des services personnalisés en fonction de leurs besoins.
• Adaptation aux secteurs à haut risque : les fournisseurs de comptes marchands peuvent les proposer aux entreprises dans des secteurs que les fournisseurs de services habituels pourraient refuser de servir en tant que secteurs à haut risque. C'est le cas des jeux d'argent, des voyages, des investissements en crypto-monnaies ou même de certains domaines du divertissement pour adultes.

Inconvenients

• Processus de configuration complexe : Les exigences pour les comptes marchands au Luxembourg peuvent être étendues, la mise en place de ces comptes nécessite de répondre à des exigences réglementaires strictes telles que les contrôles de conformité KYC et AML et de passer par un processus d'analyse commerciale.
• Coûts initiaux et récurrents : Les fournisseurs de comptes marchands facturent de nombreux frais, tels que des frais d'ouverture, des frais mensuels minimums, des frais annuels, des frais de transfert de fonds, des frais de rétrofacturation et bien d'autres encore. Cela peut s'avérer très coûteux pour les petites entreprises dont le volume de transactions est faible.
• Gestion administrative plus exigeante : avec les comptes marchands, les entreprises sont responsables de la gestion de contrats complexes et de la résolution des problèmes de fraude ou de rétrofacturation, ce qui nécessite beaucoup de temps et de ressources humaines et financières.
• Risques de résiliation du contrat : si une entreprise accumule trop de rétrocessions ou est considérée comme présentant un risque élevé, la banque acquéreuse peut résilier le compte marchand, ce qui interrompt les opérations.

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Comment ouvrir un compte marchand au Luxembourg ?

Maintenant que nous avons une meilleure compréhension de ce que sont les comptes marchands et de leurs principaux avantages et inconvénients, examinons la procédure à suivre pour ouvrir un compte marchand au Luxembourg.

Évaluez les besoins de votre entreprise

Avant de commencer le processus, il est important de définir clairement les besoins de l'entreprise en répondant à des questions telles que le type de transactions à traiter (en ligne, physique ou les deux), les devises concernées ou le volume mensuel de transactions. Cette étape est indispensable pour choisir le bon prestataire.

Choisir une banque ou un prestataire de services financiers qui propose des comptes marchands

Au Luxembourg, il est possible d'opter pour des banques telles que BGL BNP Paribas, BCEE ou ING Luxembourg mais il est également possible de choisir des prestataires étrangers ayant une présence au Luxembourg tels qu'Adyen. À ce stade, il est essentiel de rechercher et de comparer les services, les taux et les conditions des différents prestataires afin de trouver l'option la mieux adaptée à vos besoins.

Contacter l'institution financière choisie et faire une demande d'ouverture de compte

Une fois le prestataire sélectionné, il est nécessaire de le contacter et de commencer la procédure de demande d'ouverture de compte. Cette étape implique généralement de fournir des informations sur l'entreprise, telles que :

• Le nom légal de l'entreprise et sa forme juridique.
• Le numéro d'identification fiscale de la société.
• L'adresse du siège social de la société au Luxembourg.
• Description de l'entreprise et des produits ou services offerts.
• Informations sur les prévisions de vente, le volume mensuel attendu des transactions et l'historique du traitement.
• Détails sur les méthodes de paiement souhaitées.
• Renseignements personnels sur le(s) propriétaire(s) de l'entreprise.

Fournir les documents nécessaires

Une fois la procédure de demande initiée, l'opérateur demande généralement des documents officiels pour vérifier la légitimité de l'entreprise et se conformer aux règles KYC et AML, ainsi qu'à d'autres réglementations. Les documents nécessaires peuvent varier en fonction du fournisseur et du type d'entreprise, mais il s'agit généralement des documents suivants :

• Certificat d'enregistrement de la société au Luxembourg.
• Statuts de la société.
• Numéro d'immatriculation à la TVA.
• Pièces d'identité des actionnaires et des administrateurs de la société.
• Factures ou contrats antérieurs avec des clients.
• Historique bancaire ou états financiers.
• Passport, valid for at least 3 months after the expiration date of the requested visa. WфDéclarations fiscales.ith at least two blank pages.
• Évaluation et analyse des risques.

Une fois que le fournisseur a reçu la demande et les documents demandés, il commence un processus d'évaluation des risques associés à l'entreprise. L'objectif est de s'assurer de la légitimité et de la fiabilité de l'entreprise. Au cours de ce processus, le fournisseur peut demander des informations complémentaires ou des éclaircissements.

Le fournisseur tiendra compte des risques liés au secteur d'activité de l'entreprise, aux taux de rétrofacturation, à la conformité réglementaire ou à l'activité internationale, entre autres facteurs.

Attendre l'approbation de la demande

L'évaluation des risques peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, en fonction du fournisseur, de la complexité du dossier et du risque encouru par l'entreprise. Certains fournisseurs accélèrent les approbations pour les entreprises qui ont un bon volume de crédit et un profil à faible risque, tandis qu'ils ont tendance à prendre plus de temps pour analyser les cas à plus haut risque ou ceux qui impliquent des réglementations plus strictes, comme c'est le cas pour les entreprises dans le domaine des jeux d'argent sur Internet, des divertissements pour adultes ou des crypto-monnaies. Parmi les facteurs susceptibles de retarder le processus d'approbation, les suivants se distinguent :

• Les informations incomplètes ou inexactes fournies dans la demande.
• Divergence dans les pièces justificatives.
• Profil d'entreprise à haut risque.
• Demande d'informations ou de documents supplémentaires de la part du fournisseur.

Configuration, technique et intégration

Une fois que le fournisseur de compte marchand a autorisé l'ouverture du compte marchand et que les contrats correspondants ont été signés, le compte est créé et il est nécessaire de mettre en place le traitement des paiements avec le fournisseur. Les outils et services exacts qui doivent être configurés dépendent des canaux de paiement utilisés et peuvent inclure des terminaux de point de vente, des solutions de passerelle de paiement et les configurations requises pour la prise en charge de plusieurs devises.

Test du système

Une fois que tout a été soigneusement configuré, il est nécessaire de tester le système, de vérifier que tout fonctionne correctement et de résoudre les erreurs qui peuvent survenir pendant les tests avant de commencer à accepter les paiements des clients.

Commencer à accepter des paiements

Lorsque le compte marchand est créé, correctement configuré et testé, il est temps de mettre le système en service et de commencer à accepter les paiements des clients.