Guide sur la masse salariale au Luxembourg

Qu'est-ce que la masse salariale ?

La masse salariale désigne simplement « le processus de paiement de vos employés », qui comprend le salaire brut, les déductions, les cotisations patronales et enfin le salaire net. Plus en détail :

• Le salaire brut est le salaire de base avant impôts, y compris les indemnités telles que les heures supplémentaires, les primes éventuelles et les frais de déplacement.
• Les déductions désignent principalement l'impôt sur le revenu et les cotisations salariales, généralement les cotisations de santé et de retraite.
• Les cotisations patronales désignent les cotisations sociales, l'assurance maladie, le cas échéant, la pension et éventuellement les compléments pour accidents du travail, qui sont tous versés en plus du salaire brut.
• Enfin, le salaire net est le montant final que l'employé reçoit sur son compte bancaire après toutes les déductions.

Masse salariale au Luxembourg

Le Luxembourg est considéré comme le centre européen en matière d'emploi, de salaires élevés et de marché du travail dynamique, ce qui se traduit par une législation du travail innovante. Le système salarial luxembourgeois peut toutefois intimider les nouveaux arrivants en raison de ses règles complexes en matière de sécurité sociale et des documents multilingues requis.

Pour qu'une entreprise puisse naviguer avec succès dans le système salarial luxembourgeois en 2025, elle doit avoir une connaissance approfondie de tous les processus administratifs et, bien sûr, se conformer à toutes les règles, lois et réglementations relatives à l'embauche et à la rémunération des employés. Dans cet article, nous verrons quelles sont les options pour mettre en place et gérer la paie au Luxembourg.

Principales informations sur la masse salariale au Luxembourg en 2025

Les particularités du système salarial luxembourgeois

Le Luxembourg dispose d'un système salarial assez complexe, notamment pour les raisons suivantes :

• Une législation du travail et des règles de conformité strictes.
• Le multilinguisme (français, allemand, luxembourgeois et parfois même anglais).
• Des amendes élevées en cas de non-respect des mises à jour salariales. Ces réglementations ont été mises en place pour éviter l'inflation.

Guide rapide étape par étape pour mettre en place la masse salariale au Luxembourg

Une fois que votre entreprise est opérationnelle et enregistrée auprès du RCS (Registre du commerce et des sociétés), de la CCSS (Caisse commune des assurances sociales), de la TVA et des autorités fiscales, vous pouvez commencer à mettre en place le processus de paie en suivant ces étapes simples :

1️⃣ Nouveau compte bancaire d'entreprise spécialement destiné au paiement des employés

2️⃣ Enregistrement des données des employés

Cela signifie non seulement les données personnelles (telles que le nom, l'adresse, la date de naissance, le numéro d'identité nationale ou le numéro de passeport, la situation fiscale et le numéro de sécurité sociale), mais aussi le type de contrat (à temps plein ou à temps partiel, CDI ou CDD, etc.), les présences, les heures supplémentaires, les congés et autres indemnités.

3️⃣ Calcul du salaire brut et du salaire net

À partir du salaire brut + les indemnités/primes, vous déduisez l'impôt sur le revenu (jusqu'à 42 %) et les cotisations sociales de l'employé. Ces dernières varient en fonction de ce qui a été convenu et du pourcentage, mais elles correspondent généralement à environ 8 % pour la pension et entre 2,8 et 3,5 % pour la santé. Les cotisations patronales comprennent, outre la pension et l'assurance maladie, l'accident du travail à hauteur de 0,68 à 1,13 % et d'autres cotisations liées à la santé.

4️⃣ Paiement

Au Luxembourg, les employés sont généralement payés mensuellement, le dernier jour ouvrable du mois. Les fiches de paie indiquent le salaire brut, toutes les déductions et cotisations et le salaire net. À la fin de l'année, il y a généralement un 13e mois ou une prime d'un demi-mois. Les paiements hebdomadaires ne sont pas la norme, mais ils peuvent également avoir lieu.

5️⃣ Rapports

En tant qu'employeur, vous devez conserver les archives relatives aux salaires. Cela signifie :

• Verser chaque mois les cotisations sociales et fiscales à la CCSS et aux autorités fiscales locales.
• Déclarer chaque année, avant la fin du mois de mars, les revenus de l'année fiscale précédente.
• Conserver les registres des salaires pendant au moins 5 ans afin de se conformer au RGPD et en cas d'audit.

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Options de masse salariale au Luxembourg

Les entreprises ont plusieurs options à leur disposition pour gérer la masse salariale au Luxembourg, en fonction de leur taille et de leur capital. Voyons brièvement quelles sont ces options :

• 1. Masse salariale en interne

  Cela signifie que le service RH, ou plus précisément le service paie, de l'entreprise se charge de payer les employés de l'entreprise. Ce sont généralement les grandes entreprises qui choisissent cette option, car elle leur permet de mieux contrôler les processus, notamment en matière de conformité.

• 2. Externalisation de la masse salariale

  Les entreprises peuvent faire appel à des collaborateurs externes, tels que des experts en ressources humaines, des comptables ou des fiduciaires, pour prendre en charge leurs besoins en matière de paie. De cette manière, une entreprise peut rester en conformité avec la législation sans avoir à se charger de toutes les tâches administratives fastidieuses.

• 3. Employeur officiel, également appelé « EoR » (Employer of Record)

  Un employeur officiel peut embaucher et rémunérer des employés au nom de l'entreprise. L'employeur officiel s'occupe généralement des contrats, de la paie, des avantages sociaux et des questions juridiques et de conformité.

Services EasyBiz : la masse salariale en toute simplicité

EasyBiz, qui signifie littéralement « Easy Business » (‘Société Facile’), a été fondée en 2024 dans le but principal d'aider les entreprises à s'implanter au Luxembourg. Elle collabore avec des experts multilingues pour les aider dans les domaines suivants :

• Choisir le type d'entreprise adapté à l'activité.
• Lancer une nouvelle entreprise, pour en savoir plus, cliquez ici.
• Gérer la masse salariale, c'est-à-dire traiter les salaires, calculer les retenues et émettre les fiches de paie, moyennant une modique cotisation mensuelle, pour en savoir plus, cliquez ici.
• Tenir la comptabilité, c'est-à-dire tout ce qui concerne l'enregistrement à la TVA et la gestion des factures, pour en savoir plus, cliquez ici.
• Assurer la conformité juridique et fiscale grâce à des systèmes conformes au RGPD.

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Conclusion

La gestion de la masse salariale au Luxembourg est presque parfaite, mais elle peut également s'avérer complexe. C'est pourquoi elle nécessite une attention particulière, de la précision, une spécialisation et une expertise. Si vous êtes nouveau au Luxembourg et que vous envisagez de créer ou venez de créer votre entreprise, EasyBiz est là pour vous aider à chaque étape, en matière de comptabilité et de masse salariale, afin que vous n'ayez pas à vous occuper de tâches administratives trop longues. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question et ensemble, faisons progresser votre entreprise !