Avantages de l'externalisation de la comptabilité et de la tenue de livres

Que signifie externaliser la comptabilité et la tenue de livres ?

Avant d’entrer pleinement dans les avantages de l’externalisation, il est important de bien comprendre ce que cela signifie.

Autrement dit, externaliser la comptabilité et la tenue de livres consiste à déléguer ces tâches à un prestataire externe spécialisé, ce qui signifie qu’au lieu d’avoir un comptable ou un département comptable interne, on fait appel à un cabinet comptable, un cabinet professionnel ou un travailleur indépendant pour gérer ces fonctions.

L’externalisation implique donc qu’un tiers prend la responsabilité des processus comptables et administratifs en utilisant son propre personnel, ses propres outils technologiques et ses propres procédures.

Cependant, lorsqu’on parle d’externalisation de la comptabilité ou de la tenue de livres, cela n’implique pas nécessairement une externalisation totale de tous les processus ; il est possible d’en externaliser seulement une partie. Dans une entreprise, ces processus sont nombreux, de l’enregistrement et de l’organisation quotidiens des transactions financières, à la préparation et à la présentation de rapports financiers, à la gestion de la paie et bien plus encore. Ils peuvent être classés en deux grands groupes : la tenue de livres et la comptabilité.

📚 Tenue de livres : enregistrement et organisation quotidiens des transactions financières (achats, ventes, recettes, dépenses, rapprochements bancaires, gestion des factures, gestion des comptes clients et fournisseurs, etc.).
📊 Comptabilité : préparation et présentation de rapports financiers (bilans, comptes de résultat), analyse des données comptables, conformité fiscale et réglementaire, conseil financier et fiscal, gestion de la paie, entre autres.

Avantages principaux de l’externalisation de la comptabilité et de la tenue de livres

L’externalisation de la comptabilité et de la tenue de livres gagne en popularité auprès des entreprises, en particulier les startups et les PME qui n’ont pas les moyens d’avoir un service comptable interne et qui ne peuvent pas consacrer tout leur temps aux opérations administratives et comptables. Autrement dit, les entreprises cherchent de plus en plus à externaliser afin d’optimiser leurs ressources et de réduire la charge administrative, mais ce ne sont pas les seules raisons. Lorsqu’on se pose la question « pourquoi externaliser la tenue de livres ? », il existe de nombreuses réponses. Voici quelques-unes des principales:

✔️Économie de temps et de ressources internes

La comptabilité est une tâche complexe et longue, et ce temps pourrait être investi dans l’optimisation et l’amélioration de l’activité propre de l’entreprise.

✔️Réduction des coûts d’exploitation

Les économies réalisées sont l’un des avantages majeurs de l’externalisation. Recruter en interne pour gérer la comptabilité implique de nombreuses dépenses : coûts salariaux, avantages sociaux, formation, infrastructure, logiciels spécialisés, etc. L’externalisation transforme ces coûts fixes en coûts variables, car vous ne payez que pour les services requis et éliminez les dépenses liées au maintien de votre propre service.

✔️Concentration accrue sur le cœur de métier

L’un des arguments avancés par les grandes comme les petites entreprises en faveur de l’externalisation est de ne pas consacrer de ressources à des tâches qui ne font pas partie du cœur de métier. Accomplir des tâches considérées comme secondaires implique généralement d’allouer des fonds, du temps et de la formation, ce qui peut absorber une partie importante de ces ressources. En confiant les tâches comptables à des spécialistes, les dirigeants et les équipes de l’entreprise peuvent se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.

✔️Accès à des professionnels spécialisés

Au quotidien, de nombreuses tâches liées à la comptabilité requièrent un haut niveau d’expertise et de connaissances, difficile à atteindre avec du personnel interne. Les cabinets comptables et autres prestataires disposent, eux, d’experts à jour qui peuvent garantir une gestion professionnelle et correcte des finances, ainsi que fournir des conseils spécialisés dans des situations complexes.

De plus, il arrive que les entreprises aient besoin des services d’un expert de haut niveau dans un domaine particulier.

Par exemple, une entreprise cherchant des investisseurs ou un financement peut nécessiter la préparation d’états financiers audités ou de rapports financiers spéciaux conformes à des normes internationales. Ces tâches requièrent un haut degré de spécialisation comptable et une maîtrise de normes telles que les IFRS ou les US GAAP, souvent hors de portée du personnel interne de nombreuses PME. Externaliser ce processus garantit la qualité et la précision des informations présentées aux investisseurs et réduit le risque d’erreurs susceptibles de freiner les transactions.

✔️Réduction des erreurs et amélioration de la conformité

Dans de nombreux cas, faire appel à un spécialiste externe permet d’obtenir de meilleurs résultats qu’en traitant la comptabilité en interne, et les erreurs peuvent être minimisées. De plus, les prestataires spécialisés restent à jour sur les évolutions légales et fiscales, ce qui réduit le risque de sanctions et garantit le respect de toutes les obligations réglementaires.

✔️Scalabilité et flexibilité face à la croissance de l’entreprise

L’externalisation facilite l’adaptation du volume de services contractés en fonction des besoins de l’entreprise. Si l’activité augmente ou diminue, il est facile d’ajuster les ressources nécessaires sans se soucier des processus d’embauche ou de licenciement.

✔️Conseil stratégique et vision externe

Externaliser la comptabilité permet non seulement de s’assurer que les livres sont à jour et que l’entreprise respecte toutes les réglementations, mais ouvre également la porte à des conseils financiers de haut niveau. Les comptables expérimentés, qui accompagnent plusieurs entreprises et secteurs, possèdent souvent une vision large et actualisée de l’environnement économique et sont en mesure d’identifier des tendances, risques et opportunités susceptibles d’échapper à une équipe interne. Ces professionnels ne se contentent pas d’enregistrer et de présenter les informations financières, ils peuvent également analyser les données en profondeur et formuler des recommandations stratégiques.

Aide Comptable Experte | EasyBiz

Services de comptabilité à partir de 90 €. Une équipe d'experts à votre service

Désavantages potentiels de l’externalisation de la comptabilité

Bien que les avantages de l’externalisation de la comptabilité et de la tenue de livres soient nombreux, cette pratique peut aussi présenter certains défis qu’il est important d’anticiper et de gérer de manière appropriée. Parmi les principaux désavantages, on peut citer les suivants :

❗Perte de contrôle et de visibilité sur les processus financiers

Le principal risque réside dans la perte de contrôle sur les domaines ou les activités externalisées. L’entreprise délègue tout le savoir-faire et le développement de ces tâches à une autre société, devenant ainsi dépendante de son prestataire, et devra mettre en place un suivi ainsi qu’un contrôle de la qualité.

❗Perte de savoir-faire interne et dépendance accrue

Lorsqu’un processus est délégué, ce n’est pas seulement l’exécution des tâches externalisées qui l’est, mais aussi la connaissance qui s’y rattache. Lorsqu’une entreprise confie une tâche à un tiers, elle renonce à développer le savoir nécessaire à sa réalisation. Si le contrat d’externalisation se prolonge dans le temps, la perte de connaissance s’accentue, ce qui augmente le degré de dépendance vis-à-vis du prestataire.

De plus, si toutes les informations et processus financiers dépendent d’un seul fournisseur, tout changement imprévu, tel que la faillite du prestataire ou la résiliation du contrat, peut sérieusement affecter l’entreprise.

❗Barrières de communication et risques de malentendus

La communication entre toutes les parties prenantes de la chaîne de valeur est primordiale. La communication avec une équipe externalisée peut être moins fluide et entraîner des malentendus, des retards dans la transmission des informations ou l’exécution des tâches.

❗Risque de fuite d’informations sensibles

Les informations comptables sont critiques et confidentielles, et le partage de données sensibles avec un tiers peut susciter des inquiétudes en matière de confidentialité et de sécurité, voire déboucher sur des situations où des fuites réelles de données sensibles se produisent.

❗Augmentation des coûts de démarrage

Un autre risque important lié à l’externalisation est l’augmentation des coûts de démarrage, c’est-à-dire l’ensemble des ressources consacrées à la recherche, à la sélection, à la contractualisation et à la mise en œuvre de l’externalisation.

Les coûts de sélection incluent les ressources allouées à l’évaluation des différentes alternatives pour le choix du prestataire ; il est essentiel d’examiner l’expérience, l’infrastructure, la culture qualité et la ponctualité de livraison. Les coûts de négociation et de contractualisation impliquent des réunions avec le prestataire sélectionné pour établir les accords de service, la définition du contrat et la gestion des politiques. Les coûts de mise en œuvre incluent le temps alloué par les employés internes au transfert du style, des normes et de la culture de l’organisation au prestataire, ainsi que l’adaptation au nouveau processus.

❗Qualité insuffisante

Il existe un risque que le prestataire choisi ne dispose pas du niveau d’expérience, de compétence ou d’engagement nécessaire pour répondre adéquatement aux besoins de l’entreprise. Cela peut entraîner des erreurs, un non-respect des réglementations ou des retards, ce qui affecte négativement l’entreprise.

❗Impact sur l’atmosphère de travail

Un autre risque important de l’externalisation de la comptabilité et de la tenue de livres concerne l’impact sur le climat de travail, notamment lorsque l’on remplace un service comptable existant au sein de l’entreprise. Lorsqu’une entreprise décide de mettre en œuvre cette stratégie, les personnes directement concernées par l’activité peuvent être licenciées en raison de la suppression des postes transférés au prestataire, ce qui engendre incertitude, démotivation parmi les employés et baisse de la productivité, des conditions qui affectent finalement le climat organisationnel.

Conseils pour une externalisation réussie

Dans de nombreux cas, il est beaucoup plus avantageux de faire appel à une entreprise externe que de disposer d’un service ou de salariés internes affectés à une tâche aussi complexe que la comptabilité et qui n’est pas directement liée à l’activité principale de l’entreprise. Cependant, bien qu’il existe de nombreux risques associés, comme nous l’avons vu précédemment, il est possible de les éliminer ou de les réduire en adoptant de bonnes pratiques et en suivant certaines recommandations. Voici quelques conseils pour une externalisation réussie :

🔍 Sélectionner le bon prestataire : effectuez des recherches et comparez plusieurs options, vérifiez de multiples références, examinez les qualifications et évaluez l’expérience du tiers dans votre secteur d’activité. Réalisez également des entretiens et, si possible, commencez par une période d’essai.
📝 Définir des attentes et un périmètre clairs : établissez dans le contrat les services à fournir, les délais, les indicateurs de performance et les canaux de communication. Cela permettra d’éviter les malentendus et d’assurer une collaboration harmonieuse.
🛡️ Garantir la sécurité et la confidentialité : signez des accords de confidentialité et assurez-vous que le prestataire applique des mesures robustes de protection des données.
📞 Maintenir une communication régulière et transparente : planifiez des réunions régulières et exigez des rapports clairs. Une communication fluide permet d’anticiper les problèmes et d’ajuster les processus selon les besoins de l’entreprise.
🔁 Assurer le transfert de connaissances : demandez au prestataire de documenter en détail les procédures comptables et de communiquer tout changement pertinent de réglementation ou de processus à suivre. Encouragez également certains employés à se former sur les aspects essentiels de la gestion financière afin que l’entreprise conserve un niveau de connaissance interne de base, puisse superviser correctement le travail externe et soit mieux préparée à d’éventuels changements de prestataire ou à une réinternalisation du service.
✅ Évaluer et revoir périodiquement le service : effectuez des évaluations régulières des performances du prestataire et apportez des retours. N’hésitez pas à renégocier les conditions ou à rechercher d’autres alternatives si le service ne répond pas à vos attentes.

Conclusion

L’externalisation de la comptabilité et de la tenue de livres est devenue une stratégie très attractive pour les PME, les startups et, en général, pour toutes les entreprises recherchant des gains d’efficacité, des économies de coûts et une plus grande flexibilité. Comme nous l’avons vu, les avantages sont nombreux et, bien qu’il existe aussi des risques, il est possible de les atténuer en suivant de bonnes pratiques et recommandations.

L’un des points les plus importants est de choisir un bon prestataire externe et la bonne nouvelle, c’est inutile de chercher longtemps : EasyBiz est là pour vous accompagner !

FAQ

Quelle est la différence entre la tenue de livres et la comptabilité ?

La tenue de livres consiste en l’enregistrement systématique et l’organisation des transactions financières quotidiennes, telles que les ventes, les achats, les encaissements et les paiements. Elle constitue la base de tous les rapports financiers. La comptabilité, quant à elle, implique l’analyse, l’interprétation et la synthèse des données enregistrées par la tenue de livres. Les comptables préparent les états financiers, veillent à la conformité et apportent des conseils stratégiques pour la prise de décisions.

L’externalisation de la comptabilité convient-elle aux startups et aux petites entreprises ?

Oui, l’externalisation de la comptabilité est particulièrement avantageuse pour les startups et les petites entreprises. Ces organisations disposent souvent de ressources limitées et n’ont pas nécessairement besoin – ni les moyens – d’une équipe comptable à temps plein. En externalisant, elles accèdent à des professionnels expérimentés, économisent du temps et des coûts, et peuvent davantage se concentrer sur le développement de leur activité principale sans se soucier de tâches financières complexes.

Comment choisir le bon prestataire externe ?

Pour sélectionner le meilleur prestataire, étudiez plusieurs candidats et vérifiez leurs qualifications, leur expérience ainsi que les références de leurs clients. Assurez-vous qu’ils possèdent une expertise dans votre secteur d’activité spécifique et qu’ils peuvent proposer les services dont vous avez besoin. Recherchez une communication claire, des protocoles de sécurité des données solides et une tarification transparente. Il est aussi utile de commencer par une période d’essai afin d’évaluer le partenariat avant de s’engager à long terme.

Externaliser la comptabilité et la tenue des comptes