Qu'est-ce qu'une licence d'exploitation ?
Une licence d'exploitation au Luxembourg est une autorisation officielle accordée par l'État qui permet au demandeur d'exercer de manière légale des activités commerciales, artisanales ou de services dans le pays. Cette autorisation est destinée à protéger les consommateurs en garantissant que les entreprises répondent à certaines normes et que leurs exploitants disposent des qualifications, de l'expérience et des ressources financières nécessaires à l'exercice de l'activité en question.
Il est important de garder à l'esprit qu'une licence d'exploitation n'est qu'un des permis dont une entreprise peut avoir besoin. En fonction du secteur et de la nature de l'activité économique de l'entreprise, celle-ci peut avoir besoin d'autres permis.
Cadre juridique
Le cadre juridique des licences d'exploitation au Luxembourg est clairement défini, principalement par la loi du 2 septembre 2011 sur le commerce et la loi du 26 juillet 2023 :
- Loi du 2 septembre 2011 : Cette loi est le principal cadre juridique réglementant l'accès aux activités commerciales, artisanales, industrielles et à certaines professions libérales au Luxembourg. Elle définit les exigences et les conditions à remplir pour obtenir une licence et pouvoir exercer dans le pays.
- Loi du 26 juillet 2023 : cette loi modifie la loi commerciale du 2 septembre 2011 et modernise le droit d'établissement en introduisant plusieurs changements importants pour le secteur commercial luxembourgeois.
Cette réforme vise à moderniser et à simplifier le cadre réglementaire local pour les entrepreneurs avec de multiples changements. Parmi les développements introduits par ces réformes figurent le passage à la délivrance électronique des autorisations d'établissement, l'introduction d'un nouveau régime d'opportunité post-faillite, la modification de la définition du lien réel entre le titulaire de l'autorisation d'établissement et l'entreprise, l'introduction de nouvelles catégories de licences d'établissement et la spécification d'exigences de qualification pour certaines professions commerciales.
Personnes concernées
Bien que ce permis concerne un grand nombre d'entreprises et d'activités, toutes les activités ne nécessitent pas son obtention. L'autorisation d'établissement doit être demandée par les personnes qui souhaitent exercer une activité commerciale, une activité artisanale ou certaines professions libérales à prédominance intellectuelle, soit en tant qu'indépendant, soit par l'intermédiaire d'une société.
Il existe cependant quelques exceptions :
- Les représentants salariés des agents commerciaux indépendants.
- Les avocats, les médecins, les dentistes, les vétérinaires ou les réviseurs d'entreprises.
- Les personnes qui vendent leurs propres produits, comme les fabricants de produits artisanaux.
- Les entreprises de l'UE qui fournissent des services occasionnels et temporaires au Luxembourg.
- Les personnes qui exercent des activités journalistiques ou qui publient des livres qui ne sont pas autoédités.
Si vous ne savez pas si une activité nécessite ou non une autorisation d'établissement au Luxembourg, le mieux est de consulter la liste complète des activités nécessitant une autorisation d'établissement disponible sur Guichet.lu.
Quelles sont les conditions d'obtention d'une licence d'exploitation ?
Pour obtenir une licence d'exploitation au Luxembourg, il est nécessaire de respecter plusieurs exigences afin de s'assurer que la personne exerçant l'activité est intègre sur le plan professionnel et possède les qualifications, l'expérience et les ressources nécessaires à l'exercice de l'activité. Ces exigences sont les suivantes
- Faire preuve d'intégrité professionnelle : l'exigence d'honorabilité vise à garantir l'intégrité de la profession et la protection des futurs partenaires contractuels et clients. Cette question pouvant être quelque peu ambiguë et sujette à interprétation, la loi du 26 juillet 2023 précitée a apporté des précisions sur ce point.
Selon cette loi, l'honorabilité professionnelle est appréciée sur la base des antécédents du demandeur et de l'ensemble des informations fournies par l'instruction administrative pour autant qu'elles se réfèrent à des faits qui ne remontent pas à plus de dix ans. Il est également établi que constitue un délit d'honorabilité professionnelle tout comportement ou action contraire à une disposition légale, réglementaire ou administrative de nature à rendre inacceptable pour le demandeur l'exercice de l'activité en cause.
En outre, la loi établit une liste de délits qui affectent automatiquement l'honorabilité professionnelle. Il s'agit notamment du non-respect, à deux reprises au moins au cours des trois derniers exercices, des obligations de dépôt et de publication des comptes et des états financiers annuels de la société, de l'omission persistante, pendant au moins six mois, d'enregistrer les bénéficiaires effectifs ou de l'accumulation de dettes importantes envers des créanciers publics dans le cadre d'une faillite ou d'une liquidation judiciaire.
- Qualifications professionnelles : une qualification professionnelle correspondant à l'activité envisagée est requise pour l'obtention de la licence pour les activités libérales nécessitant une licence d'exploitation et pour les activités artisanales à l'exception de celles figurant sur la liste C.
- Établissement au Luxembourg : le permis d'exploitation n'est accordé que si la personne ou la société dispose au Luxembourg d'une installation physique adaptée à la nature et à l'importance de l'activité exercée. Sociétés commerciales : ces sociétés doivent disposer d'un local consistant, qui peut être un entrepôt ou un magasin, à moins que l'objet social ne démontre que l'activité envisagée ne nécessite que l'utilisation d'un simple bureau. Entreprises artisanales : l'entreprise doit disposer d'un atelier ou d'un entrepôt. Sociétés de services : les sociétés doivent disposer d'un bureau.
Cette exigence est imposée pour s'assurer que les sociétés opèrent réellement dans le pays, contribuant ainsi au développement économique local et évitant les pratiques abusives telles que le phénomène des sociétés « boîtes aux lettres ». Ces sociétés se contentent d'enregistrer une adresse au Luxembourg sans exercer d'activité économique significative, ce qui leur permet de bénéficier d'un environnement fiscal favorable sans contribuer réellement au développement du pays.
- Gestion effective et permanente de la société : Il est nécessaire de démontrer que le demandeur de permis a un lien réel avec la société, en tant que propriétaire ou représentant autorisé, et qu'il sera en permanence responsable de la gestion quotidienne de la société en assurant une présence physique dans les locaux.
- Respect des obligations fiscales et sociales : le chef d'entreprise ne doit pas s'être soustrait aux charges sociales et fiscales en son nom propre ou par l'intermédiaire d'une société qu'il dirige ou a dirigée.
Quelle est la procédure à suivre pour obtenir une licence d'exploitation ?
Parlons maintenant de la demande de permis d'exploitation au Luxembourg, le processus est simple et comporte trois étapes simples : la préparation des documents, l'introduction de la demande et l'attente de la décision. Voyons-les en détail.
Étape 1 - Préparation des documents nécessaires
Avant de demander un permis d'exploitation, il est important de préparer les documents suivants :
- Formulaire de demande : si la demande est faite en ligne, via MyGuichet.lu, le formulaire est rempli directement au moment de la demande, sinon il est nécessaire de télécharger et de remplir le formulaire de demande au format PDF.
- Preuve de paiement : le permis d'établissement a un coût de 50 euros et il est donc nécessaire de joindre la preuve du paiement de ce droit. Cela peut se faire de trois manières : En présentant un timbre « Droit de Chancellerie » de 50 euros. En présentant une copie d'un virement bancaire sur le compte BCEE LU76 0019 5955 4404 7000 du bureau de Diekirch - recette-droits de timbre. La preuve de paiement doit comporter le nom, le prénom et l'adresse du demandeur et porter la mention « autorisation d'établissement ». Effectuer le paiement en ligne lors de la procédure de demande d'autorisation d'établissement via MyGuichet.lu.
- Statuts : Si une société doit être créée au Luxembourg, un projet de statuts suffit pour le traitement de la demande, mais les statuts dûment enregistrés au RCS doivent être demandés avant la délivrance de l'autorisation d'établissement.
- Casier judiciaire : Si le gérant a un numéro d'immatriculation luxembourgeois, il est nécessaire de joindre l'extrait du casier judiciaire luxembourgeois datant de moins de 6 mois (bulletin n° 3).
- Pièce d'identité : il est nécessaire de joindre une copie recto-verso de la carte d'identité ou du permis de séjour.
- Diplômes et certificats :
Selon le type d'activité à exercer, des diplômes ou certificats peuvent être exigés ou non :
- Activités commerciales ou artisanales de la liste C : aucun document n'est exigé sauf pour les activités dans les secteurs de l'Horeca, des transports et de l'immobilier.
- Activités artisanales de la liste A ou B et professions libérales : il faut ajouter les copies des diplômes, une attestation d'affiliation au Centre Commun de la Sécurité Sociale et un certificat CE de conformité à la directive 2005/36/CE du 7 septembre 2005 relative aux activités exercées dans le pays d'origine.
En outre, les personnes qui ne sont pas résidentes luxembourgeoises ou qui le sont depuis moins de 10 ans doivent ajouter les deux documents suivants :
- Casier judiciaire : Un extrait du casier judiciaire datant de moins de 6 mois délivré par le ou les Etats dans lesquels la personne a résidé au cours des 10 dernières années ou à défaut une déclaration sur l'honneur.
- Déclaration de faillite : Une déclaration de moins de 6 mois faite sous serment devant un notaire fournissant des informations sur toute faillite dans laquelle vous avez été impliqué personnellement, en tant que syndic ou en tant que personne en position d'influencer de manière significative la gestion ou l'administration de l'entreprise doit être jointe.
Étape 2 - Soumettre la demande
L'étape suivante consiste à soumettre la demande, ce qui peut être fait de deux manières, la première, qui est la plus recommandée, est en ligne via le portail MyGuichet.lu et la seconde est l'envoi de la demande par courrier.
- Soumission via le portailMyGuichet.lu : cette méthode est la plus recommandée et présente plusieurs avantages, le système vous guide et vous assiste tout au long du processus et, sur la base des informations saisies, le système détermine quels documents doivent être joints à la demande.
- Envoi postal : Si vous optez pour un envoi postal, il est nécessaire d'envoyer le formulaire de demande complété et signé ainsi que les documents requis à l'adresse suivante : Ministère de l'Économie Service des autorisations d'établissement BP 535 L-2937 Luxembourg
Étape 3 - Attendre la réponse
Une fois tous les documents envoyés, il ne reste plus qu'à attendre, le délai général de traitement étant de trois mois. S'il n'y a pas de réponse avant la fin de ces 3 mois, une autorisation tacite est accordée. Dans le cas des demandes introduites via le portail MyGuichet.lu, le permis d'exploitation ou la réponse de l'administration est reçu directement sur votre espace professionnel MyGuichet.lu.
Le permis d'exploitation luxembourgeois est assorti d'un code-barres bidimensionnel, ce code doit figurer sur les lettres, les courriels, les sites web, les devis, les factures et les vitrines, ainsi que sur les enseignes qui doivent être installées dans tous les établissements.
Qu'en est-il du maintien et du renouvellement de la licence ?
L'autorisation d'établissement n'a pas de date d'expiration spécifique, elle est valable tant que l'entreprise respecte les exigences légales et maintient son activité dans le pays. Il convient toutefois de noter que la Direction générale des PME, de l'artisanat et du commerce de détail doit être informée par voie électronique ou par courrier, dans un délai d'un mois, de la survenance de l'un des événements suivants :
- Obtention de la garantie pour les voyages à forfait et les arrangements de voyage liés.
- Création d'une succursale
- Changement de siège social
- Création ou fermeture d'un point de vente
- Changement de résidence habituelle du gestionnaire.
Il est également important de comprendre que l'autorisation d'établissement peut être révoquée dans certains cas :
- Si le changement de résidence habituelle du gérant n'est pas déclaré dans un délai d'un mois.
- Si la licence n'est pas utilisée pendant plus de deux ans à compter de la date de sa délivrance.
- Il y a eu une cessation volontaire de l'activité pendant plus de 2 ans.
- Il y a eu une liquidation judiciaire.
- L'entreprise a fait faillite.
- Il y a perte d'honorabilité professionnelle.
- Il n'y a pas de présentation du voyage à forfait et des arrangements de voyage liés.
Enfin, il est nécessaire de demander une nouvelle licence en cas de modification ou d'extension de l'objet social ou en cas de changement d'administrateur de la société.
