VIES et TVA intracommunautaire : guide pratique

Qu'est-ce que le VIES et à quoi sert-il ?

Pour être plus clair, rien de mieux qu'un exemple. Imaginez que votre entreprise au Luxembourg va vendre des produits à une entreprise située en France. Selon la législation fiscale européenne, les ventes de biens ou de services à des clients professionnels dans d'autres pays européens doivent être facturées sans TVA, à condition que le client soit enregistré à la TVA dans son pays et figure dans la liste des opérateurs autorisés à effectuer des transactions intracommunautaires dans le système VIES.

Par conséquent, afin de facturer la vente sans TVA, vous devez savoir si l'entreprise française répond à ces caractéristiques et dispose d'un numéro de TVA autorisé pour les transactions intracommunautaires.

Que faire dans ce cas ? C'est simple, allez-y sur le site web du VIES, saisissez le numéro de TVA de votre client français et le système vous indiquera instantanément si ce numéro est valide et actif. Si le numéro apparaît comme valide dans le VIES, le Luxembourg vous autorise à facturer la vente sans TVA et vous devez conserver la confirmation comme preuve pour vos registres comptables.

Le VIES est donc un élément clé du système fiscal européen, car il empêche les entreprises qui ne sont pas autorisées à effectuer des transactions intracommunautaires exonérées d'être facturées sans TVA. Cependant, il n'a pas seulement cette fonction, il facilite également les contrôles fiscaux transfrontaliers et l'échange d'informations entre les administrations fiscales des États membres. En outre, cette plateforme permet également de détecter les transactions suspectes et les fraudes sophistiquées telles que la fraude carrousel, dans laquelle des entreprises profitent de l'exonération de TVA sur des transactions intracommunautaires authentiques, puis vendent ces biens dans leur propre pays avec TVA et disparaissent sans payer cette TVA aux autorités fiscales nationales.

Différence entre les transactions nationales et intracommunautaires

Comme le montre l'exemple précédent, le VIES permet de valider les numéros de TVA en Europe et donc de vérifier si une entreprise peut effectuer des transactions intracommunautaires exonérées de TVA. Cependant, certaines questions restent en suspens, telles que la différence avec les transactions nationales ou les cas dans lesquels l'utilisation du VIES est obligatoire. Clarifions ces points en examinant la procédure de TVA applicable aux transactions nationales et intracommunautaires.

• Transactions nationales : Elles ont lieu lorsque les entreprises vendeuses et acheteuses sont toutes deux établies dans le même pays. Dans ce cas, l'entreprise vendeuse facture toujours la TVA luxembourgeoise et l'acheteur peut déduire cette TVA sur sa propre déclaration fiscale, le cas échéant. Ici, l'utilisation du VIES n'est pas nécessaire, car la validation des numéros de TVA n'est pertinente que pour les échanges entre pays.
• Transactions intracommunautaires B2B (business-to-business / entreprise à entreprise) : Dans ce cas, les transactions sont effectuées entre des entreprises situées dans différents États membres de l'Union européenne. C'est le même cas que celui examiné dans la section précédente lorsqu'une entreprise luxembourgeoise vend, par exemple, des machines à une entreprise française. Dans ce cas, l'entreprise luxembourgeoise doit vérifier la validité du numéro de TVA du client français avant d'émettre la facture sans TVA. Pour ce faire, elle doit se rendre sur le portail VIES et vérifier le numéro de TVA intracommunautaire. Si le numéro est valide, l'entreprise luxembourgeoise peut facturer sans TVA.
• Transactions intracommunautaires B2C (business-to-consumer / entreprise à consommateur) : Ce dernier cas se produit lorsque, par exemple, une entreprise luxembourgeoise vend des produits ou des services directement à des particuliers dans un autre pays européen. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'utiliser le VIES. L'entreprise luxembourgeoise doit plutôt appliquer la TVA du pays du consommateur et utiliser le système OSS (One Stop Shop) pour déclarer et payer la TVA sur les ventes effectuées à des clients privés dans d'autres pays européens.

Que doit faire une entreprise avant d'exercer ses activités dans l'UE ?

Avant de pouvoir commencer à exercer ses activités avec d'autres entreprises dans l'Union européenne, une entreprise doit s'assurer que son numéro de TVA est correctement activé pour les transactions intracommunautaires.

Dans certains cas, il est déjà actif dès le départ, car le formulaire de demande de numéro de TVA comprend généralement une case demandant si des transactions intracommunautaires seront effectuées, et si cette case est cochée dès le départ, le numéro de TVA attribué sera activé dans le VIES. Si cette case n'a pas été cochée dès le départ, l'entreprise doit demander l'activation du numéro de TVA pour les transactions dans l'UE auprès de son administration fiscale. Pour vérifier si le numéro de TVA est actif, il suffit de vérifier le numéro de TVA dans le VIES en saisissant le numéro dans le moteur de recherche du portail.

Cette vérification est extrêmement importante, que vous soyez acheteur ou vendeur. Si vous êtes acheteur et que votre numéro n'apparaît pas dans le VIES, vos fournisseurs ne pourront pas le reconnaître comme valide et ne pourront pas vous facturer sans TVA. À l'inverse, si vous êtes vendeur, vous devez vérifier que les numéros de TVA de vos clients européens sont activés pour les transactions intracommunautaires afin de pouvoir les facturer sans TVA, sinon vous devrez facturer la TVA.

Le non-respect de cette étape peut avoir des conséquences importantes. L'entreprise pourrait être contrainte de facturer ou de payer la TVA nationale sur des transactions qui devraient être exonérées, perdre des opportunités commerciales, subir des retards dans les paiements internationaux, voire se voir infliger des pénalités ou des surtaxes en cas de contrôle fiscal.

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Conclusion

VIES est un outil indispensable pour toute entreprise européenne qui souhaite opérer en toute sécurité et en toute transparence sur le marché intracommunautaire. La validation du numéro de TVA de vos partenaires commerciaux n'est pas seulement une obligation légale, mais aussi un moyen efficace de vous protéger contre les erreurs administratives et de détecter les fraudes potentielles. Comme nous l'avons vu, le système est assez simple, mais il comporte des concepts importants qu'il faut comprendre pour pouvoir l'utiliser. Cet article a donc tenté de les expliquer clairement. Nous avons discuté de l'utilité du portail, des cas dans lesquels il doit être utilisé et de la manière de s'assurer que le numéro de TVA est valide pour les transactions intra-européennes.

Cependant, vous pouvez encore avoir des questions ou des doutes sur des situations spécifiques. Si tel est le cas et que vous souhaitez obtenir plus de détails, n'oubliez pas qu'EasyBiz est là pour vous aider. Contactez-nous et nous répondrons à vos questions.